Virtual Cards and P2P Benefits
Emily Chandler - Account Director

The Benefits of Combining Virtual CardDe voordelen van het combineren van virtuele inkoopkaartsystemen met JAGGAER Systems with JAGGAER

  • Construction
  • eProcurement
  • Geen onderdeel van een categorie
  • Procure to Pay

In veel sectoren zijn inkoopkaarten de norm geworden voor aankopen tot bepaalde bedragen en voor bepaalde uitgavencategorieën. Simpel gezegd is een inkoopkaart een bedrijfspasje dat aan een bankrekening is gekoppeld met de bedoeling inkopen gemakkelijker en efficiënter te maken dan de gebruikelijke inkooporder. Zij werden meer dan tien jaar geleden gebruikelijk en bieden een aantal belangrijke voordelen. Ze zijn ideaal voor leveranciers omdat ze sneller betaald worden en ook ideaal voor inkopers omdat het aantal inkomende facturen afneemt, waardoor de crediteurenadministratie veel minder handmatig werk hoeft te verrichten. Ook zijn ze goed voor de relatie met werknemers omdat de gebruikers zich meer verantwoordelijk voelen.

 

Lees in onze whitepaper hoe u meer transparantie kunt krijgen op het gebied van indirecte uitgaven.

Download het hier. 

De keerzijde van inkoopkaarten

Echter zijn de nadelen van inkoopkaarten vaak groter dan de voordelen. Ten eerste kunnen ze meer tijd verspillen dan ze besparen als medewerkers bij veel verschillende leveranciers bestellingen plaatsen. Ook is er de mogelijkheid dat er fouten gemaakt worden bij het verstrekken van de kaartgegevens, zoals Balfour Beatty in het verleden heeft ondervonden. Het werk dat komt kijken bij het in overeenstemming brengen van een inkoopkaartafschrift met een inkooplogboek en het verdelen van de kosten over de juiste rekeningen kan middelen onttrekken aan ander belangrijk werk.

Inkoopkaarten verhogen ook het aantal ongewenste uitgaven zoals de aankoop van goederen buiten het contract om waaronder mogelijk niet-goedgekeurde goederen en diensten. Ook kunnen ze de organisatie blootstellen aan het risico van creditcard fraude en identiteitsdiefstal, wat niet alleen kan leiden tot geldverlies maar ook tot reputatieschade. Het is niet ongebruikelijk dat ze per ongeluk en onbedoeld worden misbruikt door werknemers die niet goed begrijpen hoe het systeem werkt.

Bovendien bieden inkoopkaarten niet de zichtbaarheid en transparantie die eProcurement software wel biedt. Als er meerdere manieren zijn om te betalen (eProcurement, inkoopkaart, via een ERP-systeem, papieren aanvragen enz.) kan het voor finance-teams heel moeilijk zijn om het overzicht te behouden.

Aanpassen en overwinnen

Veel van deze problemen kunnen worden opgelost met een virtuele kaart, zoals de JP Morgan single user account (SU) of een Discover digital wallet, die geïntegreerd is met uw JAGGAER ONE procure to pay-platform. In plaats van iedereen in de organisatie te voorzien van een fysieke inkoopkaart met een eigen creditcardnummer is er slechts één account dat voor elke transactie een uniek nummer genereert. Het is dus niet alleen gebruiksvriendelijk maar ook veel veiliger waardoor het veel gemakkelijker is om afwijkende uitgaven te voorkomen en frauderisico te verminderen. Onlangs werd aan de Universiteit van North Dakota een JP Morgan SUA opgezet als onderdeel van een JAGGAER-implementatie. Dit leverde voordelen op zoals kortingen voor snelle betaling.

Alles zit in één systeem dat met JAGGAER geïntegreerd is, wat betekent dat gebruikers meerdere bestellingen tegelijk kunnen plaatsen en u uitgaven kunt beheren door inkopers naar goedgekeurde leveranciers te sturen. En omdat alles via het P2P-systeem verloopt is het gemakkelijker om leveranciers en onderaannemers een positieve score te geven zodat inkooporganisaties kunnen werken met degenen die verbeteringsplannen nodig hebben en degenen die zeer goede prestaties kunnen belonen. Ook beschikt u over volledige informatie voor het uitvoeren van uitgavenanalyses.

Door over te stappen van een conventioneel inkoopkaartsysteem naar een P2P-oplossing met een geïntegreerde virtuele kaart kunnen organisaties de voordelen, zoals gebruiksgemak en gebruiksvriendelijkheid, behouden. Ze zullen ook tal van andere voordelen genieten, zoals meer transparantie, minder achterstallige schulden, minder risico en een efficiëntere geautomatiseerde batchverwerking van betalingen.

Indirect spend management

Ontdek de whitepaper “Indirecte Spend Management: Zes uitdagingen die veroorzaakt worden door gebrek aan transparantie en hoe u ze kunt overwinnen”

Download it here. 

Andere Blogbeiträge