Maverick Spend

5 tips om ongecontroleerde uitgaven te voorkomen en te controleren

  • eProcurement
  • Geen onderdeel van een categorie
  • Procure to Pay

Een buitenbeentje zijn kan soms goed zijn. Kijk maar naar Steve Jobs en Sir Richard Branson. Hun buitengewone ideeën hebben innovatie gestimuleerd en tot enorme successen geleid. Maar voor bedrijven die hun uitgaven willen beheren (en wie wilt dat nu niet?) kunnen gedragingen die niet aan regels gebonden zijn, zoals ongecontroleerde uitgaven, een ravage aanrichten in de processen en uiteindelijk in de winst van uw bedrijf. De positieve kant van het verhaal is dat het inkoopmanagers de kans biedt om processen opnieuw te evalueren, tekortkomingen te identificeren en uitgavenkloven te dichten. Maar als er niets aan wordt gedaan kan het uw bedrijf op de lange termijn geld kosten.

Wat zijn ongecontroleerde uitgaven?

Ongecontroleerde uitgaven worden gedefinieerd als aankopen bij leveranciers zonder het vooraf vastgestelde inkoopbeleid van het bedrijf te volgen. Het inkopen van goederen of diensten zonder contract of bij leveranciers die geen voorkeursleveranciers zijn betekent dat uw bedrijf niet kan profiteren van de kortingen waar u zo hard voor hebt onderhandeld. Erger nog is het feit dat het de relatie met leveranciers kan schaden, van invloed kan zijn op toekomstige contractvoorwaarden en de deur openzetten voor slinkse handelspraktijken.

 

Dus waarom gaan werknemers “de fout in” en, nog belangrijker, hoe kunt u dat voorkomen?

Hier zijn vijf tips om uw inkoopprocessen binnen de gebaande paden te houden.

1. Identificeer ongecontroleerde uitgaven.

Zichtbaarheid van de uitgaven is essentieel. U kunt immers niet voorkomen of herstellen wat u niet kunt zien. Weet u hoeveel ongecontroleerde uitgaven uw bedrijf kosten? Of wat de werkgebieden en uitgavencategorieën zijn waar ongecontroleerde uitgaven voorkomen? Een grondige analyse van uw uitgave kan u helpen bij het identificeren van ontbrekende gegevens over alle uitgavenbronnen. Van daaruit kunt u het wie, wat en waar bepalen en een actieplan opstellen.

2. Stel vast waarom ongecontroleerde uitgaven voorkomen.

De meeste werknemers gaan niet opzettelijk of met kwade bedoelingen “de fout in”. Zij begrijpen het inkoopproces misschien gewoon niet of ze vinden het omslachtig en tijdrovend. eProcurement software kan intimiderend zijn, vooral voor werknemers die er niet regelmatig mee werken. Het kan ook zijn dat zij elders betere prijzen zien en niet begrijpen welke kosten zijn verbonden aan de verwerking van facturen en betalingen of aan onkostenvergoedingen.

Wat de reden ook is kunnen regelmatige inspanningen om de reden voor het gebruik van de software uit te leggen en de waarde ervan te laten zien een grote bijdrage leveren aan de acceptatie ervan. Overweeg (bring your own) lunch- en leersessies, het erkennen van opmerkelijke afdelings- of individuele prestaties, en het bieden van een forum voor werknemers om leveranciers aan te bevelen en feedback te geven.

3. Herziening van het gehele inkoopproces.

Als u uw inkoopproces moeilijk vindt dan kunt u het vereenvoudigen door het gebruik van een gebruiksvriendelijker systeem. Er zijn veel betaalbare en gebruiksvriendelijke geautomatiseerde eProcurementoplossingen op de markt.

Het belangrijkste is dat u een gebruiksvriendelijke en allesomvattende oplossing vindt (een oplossing die alle directe en indirecte uitgaven ziet) die integreert met uw Enterprise Resource Planning (ERP)-systeem. Dit zorgt ervoor dat alle medewerkers op het juiste moment toegang hebben tot de juiste informatie.

4. Hou mensen verantwoordelijk voor hun uitgaven.

Terwijl het opzetten van processen uw taak is, is uitgavenbeheer de verantwoordelijkheid van iedereen. Elke manager in uw organisatie moet precies weten wat er in zijn of haar sector wordt uitgegeven, wie het uitgeeft en hoeveel er buiten het contract of leveranciersnetwerk wordt uitgegeven.

Als u thuis een coupon heeft voor een pizza van Papa John’s gaat u waarschijnlijk niet bij Domino’s bestellen en de volle prijs betalen. Hoewel het een simplistisch voorbeeld is geldt hetzelfde op het werk. Het kan zijn dat werknemers niet weten welke kortingen er bestaan of dat ze niet verantwoordelijk worden gehouden voor afwijkingen in de inkoopprijs.

5. Dicht de gaten in uw inkoopproces.

Bijkomende maatregelen die kunnen worden overwogen om de ongecontroleerde uitgaven in de hand te houden zijn onder meer:

  1. Beperking (of afschaffing) van het gebruik van inkoopkaarten tot bepaalde inkopers, categorieën, leveranciers en/of bedragen in dollars. Het gebruik van de inkoopkaart kan moeilijk te controleren en te meten zijn en daarom schaffen sommige bedrijven het gebruik helemaal af.
  2. Beperken wie nieuwe leveranciers kan aanstellen. Hebt u een welomschreven proces voor het aanwerven van nieuwe leveranciers? Zo niet, dan zou u dat moeten creëren.
  3. Controle van alle uitgaven buiten het contract of het netwerk van externe leveranciers op bestuursniveau.

 

Uiteindelijk kosten ongecontroleerde uitgaven en het niet naleven van de inkoopregels organisaties enorm veel geld. Door u te verdiepen in de inkoopervaring en de uitdagingen en frustraties waarmee uw werknemers worden geconfronteerd zult u beter begrijpen waarom ongecontroleerde uitgaven voorkomen, waar ze het vaakst voorkomen en (het belangrijkst) welke oplossingen u moet implementeren om ze te voorkomen.

 

Savings Organisation

White Paper

Maverick spending is just one of the six challenges listed in our white paper on transparency in indirect spend. Read about the rest now!

Download it here now 

Andere Blogbeiträge