Schwedens größter Lebensmittelhändler steigert die Effizienz und Konsistenz der Beschaffung durch die konzernweite Einführung von JAGGAER Contract Management+.
Über Axfood
Axfood ist einer der führenden Lebensmittelhändler Schwedens. Die 1.100 Filialen beherbergen einige der bekanntesten Einzelhandelsmarken des Landes, darunter Willys, Hemköp und Urban Deli.
Standort: Stockholm, Schweden
Größe: 13.000 Mitarbeiter, SEK 81,1 Milliarden Jahresnettoumsatz im Jahr 2023
Herausforderung
Die digitale Transformation der Einzelhandelsprozesse beschleunigen und die Vertragsabschlusszeiten verbessern – mit einer einheitlichen Übersicht über die konzernweite Beschaffung.
Warum JAGGAER
JAGGAER One ist eine intelligente Source-to-Pay- und Suppliercollaboration-Plattform, die als Katalysator für bessere Geschäftsentscheidungen und schnellere Ergebnisse dient. Axfood nutzt JAGGAER Contracts für ein durchgängiges Vertragsmanagement – von der Erstellung bis zum Ablauf. Die Lösung standardisiert die Vertragserstellung und verkürzt die Genehmigungszeiten.
Durch die Vertragsmanagement-Funktionen von JAGGAER One erzielt Axfood:
- Eine 70%ige Reduzierung der Vertragsbestätigungszeiten
- Eine konzernweite Konsistenz
- Eine Stärkung der Compliance und Risikominimierung
Zusammenfassung
Axfood wollte die digitale Transformation beschleunigen und volle Transparenz über alle 1.100 Standorte hinweg schaffen. Durch den Einsatz der Contract-Management-Lösungen von JAGGAER konnte das Beschaffungsteam die Vertragsbestätigungszeiten um beeindruckende 70 % verkürzen, Risiken reduzieren und die gesamte Beschaffungseffizienz verbessern. Die einheitliche Plattform bietet eine 360-Grad-Sicht auf die konzernweiten Beschaffungsaktivitäten und unterstützt Axfood dabei, sich kontinuierlich weiterzuentwickeln.
Download der Erfolgsgeschichte
Einheitliches Vertragsmanagement statt fragmentierter Prozesse
Axfoods Product Owner Christian Dorch lächelt und schüttelt den Kopf, wenn er sich daran erinnert, wie das Unternehmen früher Verträge verwaltet hat. „Vor ein paar Jahren haben wir eine Untersuchung durchgeführt“, erzählt er. „Wir haben herausgefunden, dass einige Verträge auf Servietten unterzeichnet wurden!“
Für einen der größten Akteure im schwedischen Einzelhandel war das natürlich alles andere als ideal. Axfoods Alleinstellungsmerkmal ist sein „House of Brands“-Ansatz: Jede Filiale umfasst mehrere Einzelhandelsmarken. Während dieses Modell bei den Kunden sehr gut ankam, führte es im Backoffice zunehmend zu Problemen. Jede Marke und jede Geschäftseinheit verwaltete ihre eigenen Beschaffungsprozesse und pflegte separate Lieferantenbeziehungen.
Die Abhängigkeit von papierbasierten Prozessen – ob Servietten oder andere Dokumente – machte es dem Unternehmen schwer, einen klaren Überblick über Lieferantenbeziehungen zu behalten. Dies führte zu uneinheitlichen Preisen, schwer nachverfolgbaren Servicelevels und ineffizienten Abläufen. In einer Branche mit extrem knappen Margen und hochoptimierten Lieferketten schmälerte Axfoods fragmentierte Vorgehensweise zunehmend den Wettbewerbsvorteil.
„Wir brauchten ein modernes System für das Vertragsmanagement und die Archivierung“, sagt Christian. „Eines, das uns Sichtbarkeit und Transparenz über alle Verträge im gesamten Konzern bietet.“
Chancen zur Digitalisierung von Workflows erkennen
Mit der Einführung von JAGGAER Contract Management etablierte Axfood erstmals einen einheitlichen Ansatz für das Vertragsmanagement. Die Plattform wird nun von den verschiedenen Geschäftseinheiten innerhalb der gesamten Axfood-Gruppe gemeinsam genutzt.
JAGGAER Contract Management revolutioniert die Art und Weise, wie Verträge erstellt und verwaltet werden.
Um mehr Kontrolle in die Prozesse zu bringen, ermöglicht die JAGGAER-Plattform Axfood, eine Auswahl vorab genehmigter Vertragsvorlagen bereitzustellen, aus denen Nutzer wählen können. Diese können Verträge bearbeiten, ergänzen oder Klauseln anpassen. Durch den Einsatz von KI werden manuelle Prozesse weiter reduziert, indem automatisch neue Vertragsoptionen vorgeschlagen werden. Zudem können spezifische Klauseln oder Risiken markiert und teamübergreifend geteilt werden, sodass potenzielle Probleme frühzeitig erkannt und vermieden werden.
Ein entscheidender Vorteil der Plattform ist die Möglichkeit, Vertragsdetails über den gesamten Konzern hinweg – sowohl aktuelle als auch historische – zu visualisieren. Axfood kann Verträge bewerten, Anomalien identifizieren und wichtige Metadaten aus älteren Verträgen extrahieren. Einige der Lieferantenbeziehungen des Unternehmens reichen bis in die 1980er-Jahre zurück.
Die Wahl von JAGGAER ist Teil einer umfassenden digitalen Transformation. Axfood sucht gezielt nach Möglichkeiten, Workflows im gesamten Unternehmen zu digitalisieren und die Backoffice-Prozesse effizienter zu gestalten.
„JAGGAER verfügt über äußerst kompetente Fachkräfte im Projektgeschäft“, sagt Andreas Ferngren, Axfood Project Manager für Pricing und Sourcing. „Die Methodik zur Erstellung des Statement of Work und die sorgfältige Vorbereitung vor Projektbeginn waren außergewöhnlich – das gab uns ein großes Maß an Sicherheit und Vertrauen.“
Verkürzung der Vertragsbestätigungszeiten von Wochen auf Tage
Christian Dorch berichtet, dass es eine Reihe von Geschäftseinheiten gibt, die JAGGAER Contract Management übernehmen wollen: „Eines der besten Dinge an diesem Projekt und der gesamten Implementierung ist, dass wir ständig neue Abteilungen zur Plattform hinzufügen können. Die Plattform ist jetzt der Standard für alle neuen Nutzer. Geschäftsbereiche und Einzelanwender können die Funktionen entsprechend ihren individuellen Bedürfnissen anpassen.“
Mitarbeiter mit sehr unterschiedlichen Funktionen, aber denselben Bedürfnissen im Vertragsmanagement – wie etwa die IT- und Obst- & Gemüse-Abteilungen – können ihre Verträge jetzt elektronisch speichern und über eine gemeinsame Plattform verwalten. Bis heute nutzen fünf Geschäftseinheiten, darunter 110 Einzelanwender, JAGGAER Contract Management.
„Wir konnten Teams mit einer einzigen Lösung vereinen, die flexibel genug war, um maßgeschneiderte Konfigurationen basierend auf ihren einzigartigen Bedürfnissen zu ermöglichen“, erklärt Andreas.
Die Ein-Klick-Vertragserstellung und die Möglichkeit, schnell maßgeschneiderte Verträge zu erstellen, haben die Beschaffungseffizienz erheblich verbessert.
„Die Übergangszeit zwischen Vertragsverhandlungen und -unterzeichnung wurde deutlich verkürzt“, sagt Christian. „Was früher Wochen dauerte, beträgt unser durchschnittlicher Turnaround für einen neuen Vertrag mit einem neuen Lieferanten jetzt fünf Tage.“
Dies verändert die Art und Weise, wie der Einzelhändler mit seinen Lieferanten zusammenarbeitet. Es positioniert das Unternehmen als modern, reaktionsschnell und effizient. Nutzer, die früher mit Papierkram beschäftigt waren, können sich nun besser auf strategische Aufgaben konzentrieren. Mit einem zentralen Vertragsarchiv und einer einzigen Quelle der Wahrheit gibt es zuverlässigere Daten und eine stärkere Compliance. Axfood hat nun die Sichtbarkeit und Transparenz, die es braucht, sowie eine skalierbare Lösung für die Zukunft.
Was sich nicht geändert hat, ist Axfoods Position als einer der führenden Lebensmittelhändler Schwedens. Und als Einzelhändler, bei dem man alles für ein Picknick finden kann, führt Axfood auch Servietten. Natürlich ohne etwas darauf geschrieben.
Fazit
Die Einführung von JAGGAER Contract Management bei Axfood hat die Vertragsbestätigungszeiten um beeindruckende 70 % verkürzt und die Beschaffungseffizienz erheblich verbessert. Durch die Schaffung einer konzernweiten Konsistenz im Vertragsmanagement hat Axfood Einheitlichkeit erreicht und Prozesse über die verschiedenen Marken und Geschäftseinheiten hinweg optimiert. Darüber hinaus hat die KI-gestützte Plattform die Compliance gestärkt und das Risiko reduziert, indem sie eine größere Sichtbarkeit und Transparenz in die Lieferantenbeziehungen und Vertragsdetails ermöglicht.
