Axfood verbessert die Effizienz und Kontinuität der Beschaffung nach der konzernweiten Einführung von JAGGAER Contract Management
Über Axfood
Axfood ist einer der führenden Lebensmitteleinzelhändler in Schweden. In seinen 1.100 Filialen finden Sie einige der bekanntesten Einzelhandelsmarken des Landes, darunter Willys, Hemköp und Urban Deli.
Standort: Stockholm, Schweden
Größe: 13.000 Mitarbeiter, Jahresnettoumsatz von 81,1 Milliarden SEK 2023
Herausforderung
Die Beschleunigung der digitalen Transformation und die Verkürzung der Vertragsabschlüsse mit einer einzigen Ansicht der konzernweiten Beschaffung.
Warum JAGGAER
JAGGAER ermöglicht Beschaffungsteams den Zugriff auf ein vorab genehmigtes Menü von Vertragsoptionen mit der Möglichkeit, Klauseln zu bearbeiten, zu ändern oder hinzuzufügen.
Durch die Vertragsmanagement-Funktionen von JAGGAER One profitiert Axfood von:
- Reduzierung der Vertragsbestätigungszeiten um 70%
- Etablierung einer konzernweiten Konsistenz
- Stärkung der Compliance und Risikominderung
Zusammenfassung
Axfood wollte seine digitale Transformation beschleunigen und vollständige Transparenz über seine 1.100 Standorte hinweg schaffen. Nachdem das Beschaffungsteam die Vertragsmanagementlösungen von JAGGAER nutzen konnte, verringerte sich die Zeit für die Vertragsbestätigung um beeindruckende 70 %, das Risiko wurde reduziert und die Effizienz der Beschaffung insgesamt verbessert. Die einheitliche Plattform bot eine 360-Grad-Ansicht der konzernweiten Beschaffungsaktivitäten, die mit deren Entwicklung Schritt halten konnte.
Download der Erfolgsgeschichte
Vereinheitlichung eines fragmentierten Ansatzes zur Vertragsverwaltung
Christian Dorch, Product Owner bei Axfood, lächelt und schüttelt den Kopf, wenn er sich daran erinnert, wie der Einzelhändler manchmal das Vertragsmanagement handhabte. „Vor ein paar Jahren haben wir eine Studie durchgeführt“, sagt er. „Wir fanden heraus, dass die Leute Verträge auf Servietten unterschrieben!“
Für einen der größten Akteure im schwedischen Einzelhandel war diese Situation natürlich alles andere als ideal. Das Alleinstellungsmerkmal von Axfood ist, dass es ein ‚Haus der Marken‘ ist: Jedes Geschäft umfasst mehrere Einzelhandelsmarken. Während dies bei den Verbrauchern gut ankam, bereitete es im Back-Office zunehmend Kopfzerbrechen. Jede Marke und jede Geschäftseinheit verwaltete ihren eigenen Beschaffungsprozess und unterhielt jeweils eigene Beziehungen zu den Lieferanten.
Durch die Abhängigkeit von papierbasierten Prozessen, Servietten oder anderem, fehlte dem Konzern ein klarer Überblick über die Beziehungen zu den Lieferanten. Das Unternehmen befürchtete, dass dies zu uneinheitlichen Preisen, schwer nachvollziehbaren Service-Levels und ineffizienten Prozessen führen würde. Angesichts der geringen Gewinnspannen der Einzelhändler und der immer ausgefeilteren Lieferketten schmälerte der fragmentierte Ansatz von Axfood seinen Wettbewerbsvorteil.
„Wir brauchten ein modernes System für das Vertragsmanagement und die Lagerhaltung“, sagt Christian, „eines, das uns Sichtbarkeit und Transparenz für alle Verträge innerhalb der Gruppe bietet.“
Identifizierung von Möglichkeiten zur Digitalisierung von Arbeitsabläufen
Mit der Einführung von JAGGAER Contract Management wurde zum ersten Mal ein einheitlicher Ansatz für das Vertragsmanagement bei Axfood geschaffen.
Es wurde eine Plattform geschaffen, die von den verschiedenen Geschäftseinheiten innerhalb der Axfood-Gruppe gemeinsam genutzt werden kann.
JAGGAER Contract Management verändert die Art und Weise, wie Verträge erstellt und verwaltet werden.
Die JAGGAER-Plattform ermöglicht es Axfood, ein Menü mit vorab genehmigten Vertragsoptionen zu erstellen, aus denen die Benutzer auswählen können.
Die Benutzer können die Verträge bearbeiten, ändern oder neue Klauseln hinzufügen, wobei die KI weitere manuelle Prozesse überflüssig macht, indem sie automatisch neue Vertragsoptionen vorschlägt. Bestimmte Klauseln oder Risiken können markiert und mit anderen Teams geteilt werden, damit Axfood Probleme vermeiden kann, bevor sie entstehen. Entscheidend ist, dass die Plattform es Axfood ermöglicht, Vertragsdetails über die gesamte Gruppe hinweg zu visualisieren, aktuell und in der Vergangenheit. Das Unternehmen kann nun Verträge bewerten, Anomalien erkennen und wichtige Metadaten aus Altverträgen extrahieren.
Die Ursprünge von Axfood und einige seiner Lieferantenbeziehungen reichen bis in die 1980er Jahre zurück. Die Entscheidung für JAGGAER ist Teil einer größeren Reise zur digitalen Transformation. Axfood sucht nach Möglichkeiten, die Arbeitsabläufe im gesamten Konzern zu digitalisieren, um die Back-Office-Abläufe zu optimieren.
„JAGGAER verfügt über äußerst kompetente Mitarbeiter im Projektgeschäft“, sagt Andreas Ferngren, Axfood-Projektmanager für Preisgestaltung und Beschaffung.
„Die Methodik, die bei der Erstellung der Leistungsbeschreibung und der Vorbereitung vor Projektbeginn angewandt wurde, war außergewöhnlich – sie gab uns ein großes Gefühl von Sicherheit und Komfort.“
Verkürzung der Vertragsbestätigungszeiten von Wochen auf Tage
Christian Dorch sagt, dass es eine Reihe von Geschäftsbereichen gibt, die JAGGAER Contract Management übernehmen wollen: „Eines der besten Dinge an diesem Projekt und der gesamten Implementierung ist, dass wir ständig neue Abteilungen in die Plattform aufnehmen können. Die Plattform ist jetzt Standard für alle neuen Benutzer. Geschäftsbereiche und einzelne Benutzer können die Funktionen an ihre individuellen Geschäftsanforderungen anpassen.“
Mitarbeiter, die sehr unterschiedliche Funktionen, aber die gleichen Anforderungen an die Vertragsverwaltung haben – die IT- und die Fruit & Veg.
Abteilungen, zum Beispiel – können nun ihre Verträge auf einer gemeinsamen Plattform elektronisch speichern und verwalten.
Bis heute nutzen fünf Geschäftsbereiche, darunter 110 Einzelanwender, JAGGAER Contract Management.
„Wir konnten Teams mit einer einzigen Lösung zusammenführen, die flexibel genug war, um maßgeschneiderte Konfigurationen auf der Grundlage ihrer individuellen Bedürfnisse zu ermöglichen“, erklärt Andreas.
Die Generierung von Verträgen mit einem Klick und die Möglichkeit, schnell maßgeschneiderte Verträge zu erstellen, hat die Effizienz der Beschaffung dramatisch gesteigert.
„Die Durchlaufzeit zwischen Vertragsbesprechung und Vertragsunterzeichnung hat sich erheblich verkürzt“, sagt Christian. „Was früher Wochen dauerte, dauert heute im Durchschnitt fünf Tage, um einen neuen Vertrag mit einem neuen Lieferanten abzuschließen.“
Dies verändert die Art und Weise, wie der Einzelhändler mit seinen Lieferanten zusammenarbeitet. Es positioniert das Unternehmen als modern, reaktionsschnell und effizient. Benutzer, die zuvor mit Papierkram beschäftigt waren, können sich nun besser auf strategische Aufgaben konzentrieren.
Mit einem zentralen Vertragsspeicher und einer einzigen Quelle der Wahrheit gibt es zuverlässigere Daten und eine bessere Einhaltung der Vorschriften.
Axfood verfügt nun über die nötige Transparenz und eine skalierbare Lösung für die Zukunft.
Was sich nicht geändert hat, ist die Position von Axfood als einer der führenden Lebensmittelhändler Schwedens. Und als Einzelhändler, bei dem Sie alles finden, was Sie für ein Picknick brauchen, führt Axfood auch Servietten. Unbeschriftet, versteht sich.
Fazit
Die Implementierung von JAGGAER Contract Management bei Axfood hat die Vertragsbestätigungszeiten um beeindruckende 70% reduziert und die Effizienz der Beschaffung drastisch verbessert. Durch die Einführung einer konzernweiten Konsistenz im Vertragsmanagement hat Axfood eine Vereinheitlichung und Straffung der Prozesse in seinen verschiedenen Marken und Geschäftsbereichen erreicht. Darüber hinaus hat die KI-gestützte Plattform die Compliance gestärkt und Risiken reduziert, indem sie für mehr Transparenz in den Lieferantenbeziehungen und Vertragsdetails gesorgt hat.
