Riassunto esecutivo
Axfood è uno dei principali rivenditori di generi alimentari in Svezia. I suoi 1.100 negozi ospitano alcuni dei marchi più noti del paese, tra cui Willys, Hemköp e Urban Deli.
Axfood ha cercato di accelerare la propria trasformazione digitale e di creare una visibilità totale sulle sue 1.100 sedi. Dopo che il team di procurement è stato in grado di sfruttare le soluzioni di gestione dei contratti di JAGGAER, ha ridotto i tempi di conferma dei contratti di un impressionante 70%, ha diminuito i rischi e ha migliorato l’efficienza complessiva degli acquisti. L’unica piattaforma unificata ha fornito una visione a 360 gradi delle attività di approvvigionamento dell’intero gruppo, in grado di seguirne l’evoluzione.
Perché JAGGAER
JAGGAER One è una piattaforma intelligente di collaborazione con i fornitori per i processi source-to-pay che consente di migliorare il processo decisionale e accelerare i risultati aziendali.
Grazie alla soluzione Contracts di JAGGAER, che fornisce una gestione end-to-end dei contratti, dall’avvio alla scadenza, Axfood ha standardizzato la creazione dei contratti e ridotto i tempi di approvazione.
Unificare un approccio frammentato alla gestione dei contratti
Christian Dorch, Product Owner di Axfood, sorride e scuote la testa quando ricorda come il rivenditore a volte si occupava della gestione dei contratti. “Qualche anno fa abbiamo fatto uno studio”, racconta. “Abbiamo scoperto che le persone firmavano i contratti sui tovaglioli!”
Per uno dei maggiori operatori della vendita al dettaglio svedese, una situazione del genere era chiaramente tutt’altro che ideale.
Il punto di forza di Axfood è quello di essere una “casa di marchi”: ogni negozio comprende più marchi di vendita al dettaglio. Se da un lato questa caratteristica si è rivelata vincente per i consumatori, dall’altro stava diventando un problema crescente per il back-office, poiché ogni marchio e ogni unità aziendale gestiva il proprio processo di approvvigionamento, mantenendo relazioni separate con i fornitori.
L’affidarsi a processi cartacei, tovaglioli compresi, faceva sì che il gruppo non avesse una visione chiara delle relazioni con i fornitori. L’organizzazione temeva che questo portasse a prezzi incoerenti, livelli di servizio difficili da monitorare e processi inefficienti. Con i rivenditori che lavorano su margini sempre più ridotti e catene di approvvigionamento sempre più snelle, l’approccio frammentato di Axfood stava erodendo il suo vantaggio competitivo.
“Avevamo bisogno di un sistema moderno per la gestione dei contratti e delle procedure di archiviazione”, spiega Christian, “che ci garantisse visibilità e trasparenza su tutti i contratti del gruppo”.
Individuare le opportunità di digitalizzazione dei flussi di lavoro
L’adozione di JAGGAER One Contract Management ha creato, per la prima volta, un approccio coerente alla gestione dei contratti in Axfood, offrendo una piattaforma condivisa tra le varie unità aziendali del più ampio gruppo. JAGGAER One trasforma così il modo in cui i contratti vengono generati e gestiti.
Per garantire il controllo dei processi, la piattaforma consente ad Axfood di creare un menu di opzioni contrattuali pre-approvate che gli utenti possono selezionare. Questi ultimi possono inoltre modificare, emendare o aggiungere clausole ai contratti, mentre l’intelligenza artificiale elimina ulteriori processi manuali suggerendo automaticamente nuove opzioni contrattuali. Clausole o rischi specifici possono essere segnalati e condivisi tra i team, aiutando Axfood a prevenire i problemi prima che si sviluppino.
In particolare, la piattaforma consente ad Axfood di visualizzare i dettagli dei contratti del gruppo, sia attuali che storici: l’azienda può ora assegnare un punteggio ai contratti, identificare le anomalie ed estrarre i metadati chiave dai contratti precedenti — un aspetto particolarmente rilevante considerando che le origini di Axfood e alcuni dei suoi rapporti con i fornitori risalgono agli anni Ottanta.
La scelta di JAGGAER fa parte di un più ampio percorso di trasformazione digitale: Axfood sta infatti identificando le opportunità per digitalizzare i flussi di lavoro in tutto il gruppo, cercando di snellire le operazioni di back-office.
“JAGGAER One ha persone estremamente qualificate all’interno della sua attività di progetto”, afferma Andreas Ferngren, Project Manager di Axfood per i prezzi e l’approvvigionamento. “La metodologia utilizzata per definire il capitolato d’oneri e la preparazione prima dell’inizio del progetto è stata eccezionale e ci ha dato un grande senso di sicurezza e comfort.”
Il tempo che intercorre tra la discussione del contratto e la sua firma si è ridotto in modo significativo. Prima ci volevano settimane, ora sono cinque giorni.
Christian Dorch, Product Owner e Process Manager, Axfood
Riduzione dei tempi di conferma del contratto da settimane a giorni
Christian Dorch afferma che c’è una coda di unità aziendali che vogliono adottare JAGGAER Contract Management: “Uno degli aspetti migliori di questo progetto e dell’implementazione complessiva è che siamo costantemente in grado di aggiungere nuovi reparti alla piattaforma. Quest’ultima è ora lo standard per tutti i nuovi utenti, mentre le unità aziendali e i singoli utenti possono personalizzare le funzioni in base alle proprie esigenze aziendali”.
Dipendenti con funzioni molto diverse ma con le stesse esigenze di gestione dei contratti possono ora beneficiarne: i reparti IT e Fruit & Veg., ad esempio, sono in grado di archiviare e gestire elettronicamente i loro contratti su una piattaforma comune. Ad oggi, cinque unità aziendali, tra cui 110 utenti individuali, utilizzano JAGGAER One Management. “Siamo riusciti a combinare i team con un’unica soluzione abbastanza flessibile da consentire configurazioni personalizzate in base alle loro esigenze specifiche”, spiega Andreas.
La generazione di contratti con un solo clic e la possibilità di creare rapidamente contratti su misura hanno semplificato notevolmente l’efficienza degli acquisti. “Il tempo che intercorre tra la discussione e la firma del contratto si è ridotto in modo significativo”, afferma Christian. “Se prima ci volevano settimane, ora la nostra media per un nuovo contratto con un nuovo fornitore è di cinque giorni”.
Questo sta trasformando il modo in cui il rivenditore si impegna con i fornitori: l’azienda si presenta ora come moderna, reattiva ed efficiente, mentre gli utenti, che in precedenza erano impegnati in pratiche burocratiche, possono concentrarsi meglio sulle attività strategiche. Grazie a un archivio centrale di contratti e a un’unica fonte di verità, i dati sono più affidabili e la conformità più solida: Axfood ha ora la visibilità e la trasparenza di cui ha bisogno, oltre a una soluzione scalabile per il futuro.
Ciò che non è cambiato è la posizione di Axfood come uno dei principali rivenditori di prodotti alimentari in Svezia. E come rivenditore in cui puoi trovare tutto ciò che ti serve per un picnic, Axfood vende anche tovaglioli. Non scritti, ovviamente.
Conclusione
L’implementazione del JAGGAER Contract Management in Axfood ha ridotto i tempi di conferma dei contratti di un impressionante 70%, migliorando drasticamente l’efficienza degli acquisti. Stabilendo una coerenza a livello di gruppo nella gestione dei contratti, l’azienda ha inoltre ottenuto uniformità e snellimento dei processi in tutti i suoi diversi marchi e unità aziendali. La piattaforma, alimentata dall’intelligenza artificiale, ha infine rafforzato la conformità e ridotto i rischi, fornendo maggiore visibilità e trasparenza sulle relazioni con i fornitori e sui dettagli dei contratti.
