أكسفود، أكبر بائع تجزئة للأغذية في السويد، يقلّص أوقات إبرام العقود بنسبة 70٪

أكسفود تعزّز كفاءة واتساق المشتريات بعد اعتماد إدارة العقود من جاجير على مستوى المجموعة.

الملخص التنفيذي

سعت أكسفود إلى تسريع تحولها الرقمي وتحقيق رؤية شاملة عبر مواقعها البالغ عددها 1,100. بعد اعتماد فريق المشتريات لحلول إدارة العقود من جاجير، تمكنوا من تقليل أوقات تأكيد العقود بنسبة 70٪، والحد من المخاطر، وتحسين كفاءة المشتريات بشكل عام. وفّرت المنصة الموحدة رؤية شاملة بزاوية 360 درجة لأنشطة المشتريات على مستوى المجموعة، مما يضمن مواكبة تطور الشركة.

حمِّل قصة النجاح

توحيد نهج إدارة العقود المجزأ

يبتسم كريستيان دورش، مالك المنتج في أكسفود، ويهز رأسه متذكّرًا كيف كانت الشركة تدير العقود في بعض الأحيان. يقول: “منذ بضع سنوات، أجرينا دراسة، ووجدنا أن بعض الأشخاص كانوا يوقّعون العقود على المناديل!”

من الواضح أن هذا الوضع لم يكن مثاليًا لأحد أكبر اللاعبين في قطاع التجزئة السويدي. تتميز أكسفود بكونها “مجموعة من العلامات التجارية”، حيث يضم كل متجر عدة علامات تجارية للبيع بالتجزئة. رغم أن هذا النموذج كان ناجحًا مع المستهلكين، إلا أنه أصبح مصدر صداع متزايد في العمليات الخلفية. فقد كانت كل علامة تجارية وكل وحدة أعمال تدير عمليات المشتريات الخاصة بها بشكل مستقل، مع الاحتفاظ بعلاقات منفصلة مع الموردين.

أدى الاعتماد على العمليات الورقية، سواء على المناديل أو غيرها، إلى غياب الرؤية الواضحة لعلاقات الموردين، مما أثار القلق بشأن تفاوت الأسعار، وصعوبة تتبع مستويات الخدمة، وانخفاض كفاءة العمليات. ومع المنافسة الشديدة في قطاع التجزئة والاعتماد المتزايد على سلاسل التوريد السريعة، كان النهج المجزأ لأكسفود يضعف ميزتها التنافسية.

يقول كريستيان: “كنا بحاجة إلى نظام حديث لإدارة العقود وإجراءات التخزين، يوفر لنا رؤية وشفافية شاملة لجميع العقود داخل المجموعة.”

تحديد الفرص لأتمتة سير العمل

أدى اعتماد إدارة العقود من جاجير إلى إنشاء نهج موحد لإدارة العقود في أكسفود لأول مرة. كما أسس منصة مشتركة بين وحدات الأعمال المختلفة داخل المجموعة الأكبر.

إدارة العقود من جاجير تغيّر الطريقة التي يتم بها إنشاء العقود وإدارتها.

ولإضافة المزيد من التحكم في العمليات، تتيح منصة جاجير لأكسفود إنشاء قائمة بخيارات العقود المعتمدة مسبقًا، والتي يمكن للمستخدمين الاختيار منها. كما يمكنهم تعديل العقود وإضافة البنود، في حين يعمل الذكاء الاصطناعي على إزالة العمليات اليدوية من خلال اقتراح خيارات عقود جديدة تلقائيًا. يمكن أيضًا تمييز البنود أو المخاطر المهمة ومشاركتها بين الفرق، مما يساعد أكسفود في معالجة المشكلات قبل أن تتفاقم.

والأهم من ذلك، تتيح المنصة رؤية تفاصيل العقود عبر المجموعة، سواء الحالية أو السابقة. كما يمكن الآن للشركة تحليل العقود، تحديد التناقضات، واستخراج البيانات الأساسية من العقود القديمة، حيث تعود بعض علاقات أكسفود مع الموردين إلى الثمانينيات.

يعد اختيار جاجير جزءًا من رحلة تحول رقمي أوسع. تسعى أكسفود إلى أتمتة العمليات في جميع وحداتها لتحسين كفاءة العمليات الإدارية الخلفية.

يقول أندرياس فيرنجين، مدير مشروع التسعير والمصادر في أكسفود:
“تمتلك جاجير فريقًا يتمتع بمهارات عالية في إدارة المشاريع. كانت المنهجية المتبعة في تحديد نطاق العمل والاستعداد قبل بدء المشروع رائعة – مما منحنا إحساسًا كبيرًا بالأمان والثقة.”

تقليل أوقات تأكيد العقود من أسابيع إلى أيام

يقول كريستيان دورش إنه كان هناك طابور من وحدات الأعمال التي ترغب في تبني إدارة العقود من جاجير: “أحد أفضل الأشياء في هذا المشروع والتنفيذ العام هو أننا قادرون دائمًا على إضافة أقسام جديدة إلى المنصة. أصبحت المنصة الآن معيارًا لجميع المستخدمين الجدد. يمكن لوحدات الأعمال والمستخدمين الفرديين تخصيص الميزات وفقًا لاحتياجات أعمالهم الفردية.”

الموظفون الذين يمتلكون وظائف مختلفة، ولكن لديهم احتياجات مماثلة في إدارة العقود – مثل أقسام تكنولوجيا المعلومات والفواكه والخضروات – أصبحوا الآن قادرين على تخزين وإدارة عقودهم إلكترونيًا عبر منصة مشتركة. حتى الآن، يستخدم خمس وحدات أعمال، بما في ذلك 110 مستخدمين فرديين، إدارة العقود من جاجير.

يشرح أندرياس قائلاً: “تمكنا من دمج الفرق مع حل واحد مرن بما يكفي للسماح بتخصيص الإعدادات وفقًا لاحتياجاتهم الفريدة.”

لقد أدى إنشاء العقود بنقرة واحدة والقدرة على إنشاء عقود مخصصة بسرعة إلى تبسيط كفاءة المشتريات بشكل كبير.

يقول كريستيان: “لقد تم تقليص الوقت بين مناقشة العقد وتوقيعه بشكل كبير. في السابق كان يستغرق الأمر أسابيع، ولكن الآن متوسط الوقت لإتمام عقد جديد مع مورد جديد هو خمسة أيام.”

يُحوّل هذا الطريقة التي يتعامل بها بائع التجزئة مع الموردين. فهو يضع الشركة في موقع حديث، سريع الاستجابة، وفعال. حيث أن المستخدمين، الذين كانوا مرتبطين بالأعمال الورقية، أصبحوا الآن قادرين على التركيز بشكل أفضل على المهام الاستراتيجية. مع مستودع مركزي للعقود ومصدر واحد للحقيقة، أصبح هناك بيانات أكثر موثوقية وامتثال أقوى. أكسفود الآن تمتلك الرؤية والشفافية التي تحتاجها، وحلاً قابلاً للتطوير للمستقبل.

ما لم يتغير هو موقع أكسفود كأحد أبرز بائعي التجزئة للأغذية في السويد. وكبائع تجزئة حيث يمكنك العثور على كل ما تحتاجه لنزهة، لا يزال أكسفود يحمل المناديل… ولكن بالطبع، دون الكتابة عليها.

الخاتمة

أدى تنفيذ إدارة العقود من جاجير في أكسفود إلى تقليل أوقات تأكيد العقود بنسبة 70٪، مما حسّن بشكل كبير من كفاءة المشتريات. من خلال إرساء الاتساق عبر المجموعة في إدارة العقود، حققت أكسفود التوحيد وتحسين العمليات عبر علاماتها التجارية ووحدات الأعمال المتنوعة. بالإضافة إلى ذلك، فإن المنصة المدعومة بالذكاء الاصطناعي قد عزّزت الامتثال وقللت المخاطر من خلال توفير رؤية وشفافية أكبر في علاقات الموردين وتفاصيل العقود.

“تم تقليص الوقت بين مناقشة العقد وتوقيعه بشكل كبير. بعد أن كان يستغرق أسابيع، أصبح الآن خمسة أيام.”
–  كريستيان دورش، مالك المنتج ومدير العمليات، أكسفود

حمِّل قصة النجاح