Axfood transforma la eficiencia y la coherencia de las compras tras la adopción en todo el grupo de la Gestión de Contratos de JAGGAER
Acerca de Axfood
Axfood es uno de los principales minoristas de alimentación de Suecia.
Sus 1.100 tiendas albergan algunas de las marcas minoristas más reconocidas del país, como Willys, Hemköp y Urban Deli.
Ubicación: Estocolmo, Suecia
Tamaño: 13.000 empleados, 81.100 millones de coronas suecas de ventas netas anuales 2023
Reto
empresarial Acelerar la transformación digital de las operaciones minoristas y mejorar los tiempos de acuerdo de los contratos, con una visión única de las adquisiciones de todo el grupo.
Por qué JAGGAER
Permite a los equipos de aprovisionamiento acceder a un menú preaprobado de opciones de contrato, con la posibilidad de editar, modificar o añadir cláusulas.
A través de las capacidades de Gestión de Contratos de JAGGAER One, Axfood experimenta:
- Reducción de los plazos de confirmación del contrato en un 70%.
- Establecimiento de la coherencia en todo el grupo
- Refuerzo del cumplimiento y mitigación de riesgos
Resumen ejecutivo
Axfood quería acelerar su transformación digital y crear una visibilidad total en sus 1.100 centros.
Después de que el equipo de compras pudiera aprovechar las soluciones de Gestión de Contratos de JAGGAER, redujeron los tiempos de confirmación de contratos en un impresionante 70%, disminuyeron el riesgo y mejoraron su eficiencia general de compras.
La única plataforma unificada proporcionaba una visión de 360 grados de las actividades de aprovisionamiento de todo el grupo que podía seguirles el ritmo a medida que evolucionaban.
Descargar la historia de éxito
Unificar un enfoque fragmentado de la gestión de contratos
El Propietario de Producto de Axfood, Christian Dorch, sonríe y sacude la cabeza al recordar cómo gestionaba a veces el minorista la gestión de contratos.
«Hace unos años, hicimos un estudio», dice.
«¡Descubrimos que la gente firmaba contratos en servilletas!».
Evidentemente, para uno de los mayores actores del sector minorista sueco, esta situación distaba mucho de ser ideal.
El argumento de venta exclusivo de Axfood es que es una «casa de marcas»: cada tienda comprende varias marcas minoristas.
Aunque esto ha sido un éxito entre los consumidores, se estaba convirtiendo en un creciente quebradero de cabeza en el back-office.
Cada marca y cada unidad de negocio gestionaba su propio proceso de aprovisionamiento, manteniendo relaciones separadas con los proveedores.
La dependencia de procesos basados en papel, servilletas o no, dejaba al grupo sin una visión clara de las relaciones con los proveedores.
A la organización le preocupaba que esto condujera a precios incoherentes, niveles de servicio difíciles de controlar e ineficacia de los procesos.
Con los minoristas trabajando con márgenes muy estrechos y cadenas de suministro cada vez más astutas, el enfoque fragmentado de Axfood estaba disminuyendo su ventaja competitiva.
«Necesitábamos un sistema moderno de gestión de contratos y procedimientos de almacenamiento», dice Christian, «que nos diera visibilidad y transparencia en todos los contratos del grupo».
Identificar oportunidades para digitalizar los flujos de trabajo
La adopción de JAGGAER Contract Management creó, por primera vez, un enfoque coherente de la gestión de contratos en Axfood.
Estableció una plataforma compartida por las distintas unidades de negocio del grupo Axfood.
JAGGAER Gestión de Contratos transforma la forma en que se generan y gestionan los contratos.
Para incorporar el control a sus procesos, la plataforma JAGGAER permite a Axfood crear un menú de opciones de contratos preaprobados para que los usuarios seleccionen.
Los usuarios pueden editar, modificar o añadir cláusulas a los contratos, y la IA elimina otros procesos manuales al sugerir automáticamente nuevas opciones de contrato.
Las cláusulas o riesgos específicos pueden marcarse y compartirse entre los equipos, lo que ayuda a Axfood a evitar problemas antes de que surjan.
Y lo que es más importante, la plataforma permite a Axfood visualizar los detalles de los contratos de todo el grupo, actuales e históricos.
Ahora la empresa puede puntuar los contratos, identificar anomalías y extraer metadatos clave de los contratos heredados.
Los orígenes de Axfood, y algunas de sus relaciones con los proveedores, se remontan a la década de 1980.
La elección de JAGGAER forma parte de un viaje de transformación digital más amplio.
Axfood está identificando oportunidades para digitalizar los flujos de trabajo en todo el grupo, a medida que intenta racionalizar las operaciones administrativas.
«JAGGAER cuenta con personas muy cualificadas en su negocio de proyectos», dice Andreas Ferngren, Director de Proyectos de Axfood para Precios y Aprovisionamiento.
«La metodología utilizada para establecer la declaración de trabajo y la preparación previa al inicio del proyecto fue excepcional: nos proporcionó una gran sensación de seguridad y comodidad.»
Reducir los plazos de confirmación de los contratos de semanas a días
Christian Dorch dice que ha habido una cola de unidades de negocio que quieren adoptar la Gestión de Contratos de JAGGAER: «Una de las mejores cosas de este proyecto y de la implantación en general es que podemos añadir constantemente nuevos departamentos a la plataforma. La plataforma es ahora estándar para todos los nuevos usuarios. Las unidades de negocio y los usuarios individuales pueden personalizar las funciones según sus necesidades empresariales individuales».
Los empleados que tienen funciones muy diferentes, pero las mismas necesidades de gestión de contratos -los departamentos de TI y Frutas y Verduras.
por ejemplo- pueden ahora almacenar y gestionar electrónicamente sus contratos a través de una plataforma conjunta.
Hasta la fecha, cinco unidades de negocio, incluidos 110 usuarios individuales, utilizan JAGGAER Gestión de Contratos.
«Podíamos combinar equipos con una única solución lo suficientemente flexible como para permitir configuraciones a medida basadas en sus necesidades únicas», explica Andreas.
La generación de contratos con un solo clic, y la posibilidad de crear rápidamente contratos a medida, ha agilizado drásticamente la eficiencia de la contratación.
«El tiempo que transcurre entre la discusión del contrato y su firma se ha reducido considerablemente», afirma Christian.
«Si antes tardábamos semanas, ahora nuestra media de rotación para un nuevo contrato con un nuevo proveedor es de cinco días».
Esto transforma la forma en que el minorista se relaciona con los proveedores.
Posiciona el negocio como moderno, receptivo y eficiente.
Los usuarios, antes atados al papeleo, ahora pueden centrarse mejor en tareas estratégicas.
Con un repositorio central de contratos y una única fuente de verdad, hay datos más fiables y un cumplimiento más sólido.
Axfood tiene ahora la visibilidad y transparencia que necesita, y una solución escalable para el futuro.
Lo que no ha cambiado es la posición de Axfood como uno de los principales minoristas de alimentación de Suecia.
Y como minorista donde puedes encontrar todo lo que necesitas para un picnic, Axfood también tiene servilletas.
No escritas, por supuesto.
Conclusión
La implantación de la Gestión de Contratos de JAGGAER en Axfood redujo los tiempos de confirmación de contratos en un impresionante 70%, mejorando drásticamente la eficacia de las compras.
Al establecer una coherencia a nivel de todo el grupo en la gestión de contratos, Axfood ha logrado uniformidad y agilizado los procesos en todas sus diversas marcas y unidades de negocio.
Además, la plataforma impulsada por IA ha reforzado el cumplimiento y reducido el riesgo al proporcionar una mayor visibilidad y transparencia de las relaciones con los proveedores y los detalles de los contratos.
