Axfood transforma la eficiencia y la coherencia de las compras tras la adopción en todo el grupo de la Gestión de Contratos de JAGGAER
Acerca de Axfood
Axfood es una de las empresas de alimentación más importantes de Suecia.
Sus 1.100 tiendas albergan algunas de las marcas más reconocidas del país, como Willys, Hemköp y Urban Deli.
Ubicación: Estocolmo, Suecia
Tamaño: 13.000 empleados, 81.100 millones de coronas suecas de ventas netas anuales 2023
Reto
Acelerar la transformación digital de las operaciones y mejorar los tiempos de acuerdo de los contratos, a través de una única visión de compras en todo el grupo.
Por qué JAGGAER
JAGGAER One es una plataforma inteligente source-to-pay y de colaboración entre proveedores, y un medio catalizador para mejorar la toma de decisiones humanas con el fin de acelerar los resultados empresariales.
Gracias a la Gestión de Contratos de JAGGAER, que proporciona una gestión integral de los contratos desde su inicio hasta su vencimiento, Axfood ha estandarizando la creación de contratos y reducido el tiempos de aprobación.
A través de las capacidades de Gestión de Contratos de JAGGAER One, Axfood ha conseguido:
- Reducir los plazos de confirmación del contrato en un 70%
- Establecer una mayor coherencia en todo el grupo
- Reforzar el cumplimiento y mitigar los riesgos
Resumen ejecutivo
Axfood quería acelerar su transformación digital y crear una visibilidad total en sus 1.100 centros. Después de que el equipo de compras pudiera aprovechar las soluciones de Gestión de Contratos de JAGGAER, Axfood ha reducido los tiempos de confirmación de contratos en un 70%, ha disminuido el riesgo y mejorado su eficiencia en compras. Una única plataforma proporciona una visión de 360 grados de las actividades de aprovisionamiento de todo el grupo lo que permite una mayor monitorización.
Descargar la historia de éxito
Unificar un enfoque fragmentado de la gestión de contratos
Christian Dorch, Product Owner en Axfood, sonríe y sacude la cabeza al recordar cómo gestionaban la gestión de contratos. «Hace unos años, hicimos un estudio», explica. «¡Descubrimos que la gente firmaba contratos en servilletas!».
Evidentemente, para una de las principales empresas de alimentación suecas, esta situación distaba mucho de ser ideal. Axfood es una grupación de las principales marcas: cada tienda vende las marcas de la compañía. Aunque esto ha sido un éxito entre los consumidores, se estaba convirtiendo en un creciente quebradero de cabeza en el back-office. Cada marca y cada unidad de negocio gestionaba su propio proceso de aprovisionamiento, manteniendo relaciones separadas con los proveedores.
La dependencia de procesos basados en papel, servilletas o no, dejaba al grupo sin una visión clara de las relaciones con los proveedores. A la organización le preocupaba que esto condujera a precios incoherentes, niveles de servicio difíciles de controlar e ineficacia de los procesos. Trabajar con márgenes muy estrechos y cadenas de suministro cada vez más complicadas, el enfoque fragmentado de Axfood estaba disminuyendo su ventaja competitiva.
«Necesitábamos un sistema moderno de gestión de contratos y procedimientos de almacenamiento», explica Dorch, «que nos diera visibilidad y transparencia en todos los contratos del grupo».
Identificar oportunidades para digitalizar los flujos de trabajo
La adopción de Gestión de Contratos de JAGGAER creó, por primera vez, un enfoque coherente de esta tarea en Axfood. Estableció una plataforma compartida por las distintas unidades de negocio del grupo Axfood.
La Gestión de Contratos de JAGGAER ha transformado la forma en que se generan y gestionan los contratos.
Para incorporar el control a sus procesos, la plataforma JAGGAER permite a Axfood crear un menú de opciones de contratos preaprobados para que los usuarios los seleccionen. Los usuarios pueden editar, modificar o añadir cláusulas a los contratos y, la IA, elimina otros procesos manuales al sugerir automáticamente nuevas opciones de contrato. Las cláusulas o riesgos específicos pueden marcarse y compartirse entre los equipos, lo que ayuda a Axfood a evitar problemas antes de que surjan.
Y lo que es más importante, la plataforma permite a Axfood visualizar los detalles de los contratos de todo el grupo, actuales e históricos. Ahora la empresa puede puntuar los contratos, identificar anomalías y extraer metadatos clave de los contratos más antiguos. Los orígenes de Axfood, y algunas de sus relaciones con los proveedores, se remontan a la década de 1980.
La elección de JAGGAER forma parte de un viaje de transformación digital más amplio. Axfood está identificando oportunidades para digitalizar los flujos de trabajo en todo el grupo, a medida que intenta racionalizar las operaciones administrativas.
«JAGGAER cuenta con personas muy cualificadas», comenta Andreas Ferngren, Project Manager for Pricing and Sourcing en JAGGAER. «La metodología utilizada para establecer la declaración de trabajo y la preparación previa al inicio del proyecto fue excepcional: nos proporcionó una gran sensación de seguridad y comodidad».
Reducir los plazos de confirmación de los contratos de semanas a días
Dorch reconoce que ha habido una muchas unidades de negocio que quieren adoptar la Gestión de Contratos de JAGGAER: «Una de las mejores cosas de este proyecto y de la implantación en general es que podemos añadir constantemente nuevos departamentos a la plataforma. La plataforma es ahora estándar para todos los nuevos usuarios. Las unidades de negocio y los usuarios individuales pueden personalizar las funciones según sus necesidades empresariales individuales».
Los empleados que tienen funciones muy diferentes, pero las mismas necesidades de gestión de contratos -los departamentos de TI y Frutas y Verduras, por ejemplo- pueden ahora almacenar y gestionar electrónicamente sus contratos a través de una plataforma conjunta. Hasta la fecha, cinco unidades de negocio, incluidos 110 usuarios individuales, utilizan la Gestión de Contratos de JAGGAER. «Podíamos combinar equipos con una única solución lo suficientemente flexible como para permitir configuraciones a medida basadas en sus necesidades únicas», explica Ferngren.
La generación de contratos con un solo clic, y la posibilidad de crear rápidamente contratos a medida, ha agilizado drásticamente la eficiencia de la contratación. «El tiempo que transcurre entre la discusión del contrato y su firma se ha reducido considerablemente», afirma Dorch. «Si antes tardábamos semanas, ahora nuestra media de rotación para un nuevo contrato con un nuevo proveedor es de cinco días». Esto transforma la forma en que la empresa se relaciona con los proveedores. Posiciona el negocio como moderno, receptivo y eficiente. Los usuarios, antes atados al papeleo, ahora pueden centrarse en tareas estratégicas. Con un repositorio central de contratos y una única fuente de acceso, hay datos más fiables y un cumplimiento más sólido. Axfood tiene ahora la visibilidad y transparencia que necesita, y una solución escalable para el futuro.
Lo que no ha cambiado es la posición de Axfood como uno de las principales empresas de alimentación de Suecia, en la que puedes encontrar todo lo que necesitas para un picnic, también tiene servilletas. No escritas, por supuesto.
Conclusión
La implantación de la Gestión de Contratos de JAGGAER en Axfood ha reducido los tiempos de confirmación de contratos en un 70%, mejorando drásticamente la eficacia de las compras. Al establecer una coherencia a nivel de todo el grupo en la gestión de contratos, Axfood ha logrado uniformidad y agilizado los procesos en todas sus marcas y unidades de negocio. Además, la plataforma impulsada por IA ha reforzado el cumplimiento y reducido el riesgo al proporcionar una mayor visibilidad y transparencia de las relaciones con los proveedores y los detalles de los contratos.
