Das Profil
Seit seiner Gründung im Jahr 1909 hat sich Balfour Beatty zu einem führenden internationalen Infrastrukturkonzern entwickelt. Seine 26.000 Mitarbeiter – darunter Ingenieure, Bauarbeiter, Projekt- und Facility-Manager, Analysten, Berater und andere – schaffen und pflegen die lebenswichtigen Ressourcen, die das Wachstum von Gesellschaften und Volkswirtschaften ermöglichen: Straßen und Schienen, Flughäfen, Seehäfen, Tunnel und Brücken, Gesundheits- und Bildungseinrichtungen, Wärme, Licht, Strom und Wasser, Wohn- und Arbeitsplätze – die Infrastruktur, die unser aller Leben stützt und Innovationen vorantreibt.
Der geografische Schwerpunkt von Balfour Beatty liegt auf dem Vereinigten Königreich, den Vereinigten Staaten und Hongkong. Das Unternehmen hat weltweit viele Gebäude und Infrastrukturen mit Symbolcharakter geschaffen, darunter das Aquatic Centre der Olympischen Spiele in London, das erste Gebäude ohne CO₂-Emissionen in Hongkong, das National Museum of the Marine Corps in den USA und die Channel Tunnel Rail Link zwischen dem Vereinigten Königreich und Kontinentaleuropa.
Evan Sutherland, Einkaufsleiter bei Balfour Beatty, sagt: „Als Unternehmen setzen wir wirklich auf die Digitalisierung. Im Einkauf betrifft dies mittlerweile Bereiche wie elektronische Rechnungsstellung, elektronische Verträge und elektronische Signaturen. Durch die Digitalisierung erleichtern wir die Arbeit für und mit Balfour Beatty: Es wird für Sie als Mitarbeiter einfacher, Waren und Dienstleistungen zu beschaffen und zu nutzen, für uns als Unternehmen einfacher, Sie als Subunternehmer oder Lieferant zu bezahlen, und für uns als Dienstleister einfacher, Ihnen als Kunde Rechnungen zu stellen.“
Die Herausforderung
Implementierung eines Beschaffungssystems auf einer stark frequentierten Baustelle
Einer der vielen Menschen, die von der Digitalisierung profitieren, ist Stephen Mole, Projektmanager auf den großen Baustellen von Balfour Beatty. Er sagt: „Früher mussten wir für jeden Lieferanten ein eigenes, individuelles Einkaufskartensystem verwenden. Das bedeutete, dass Sie, wenn Sie zehn verschiedene Artikel bestellen mussten, möglicherweise zehn verschiedene Lieferanten anrufen mussten. Am Ende des Gesprächs musste die PCard-Nummer telefonisch mitgeteilt werden. Immer wieder kam es zu Problemen, weil die Nummer nicht richtig notiert wurde und es gelegentlich auch zu Zahlungsausfällen kam, sodass die Materialien nicht ankamen. Jetzt, mit JAGGAER, läuft alles über ein System. Es können mehrere Bestellungen gleichzeitig aufgegeben werden. Sie werden immer ausgeführt.“
Sutherland beschreibt das Gesamtbild: „JAGGAER bietet uns viele Vorteile. Wir verfügen mit unseren Partnern über feste Kataloge und Produkte. Das gibt unserem Vorstand und unseren Managern die Gewissheit, dass die Mitarbeiter die richtigen Produkte kaufen, zum Beispiel die richtigen Produkte für die jeweilige Arbeit im Hinblick auf Gesundheits- und Sicherheitsaspekte. Zweitens konnten wir dank JAGGAER unkontrollierte Ausgaben, die früher über Firmenkarten getätigt wurden, deutlich reduzieren. Drittens, und das ist vielleicht das Wichtigste, konnten wir damit beginnen, unsere Subunternehmer positiv zu bewerten. Das heißt, wir können mit denjenigen zusammenarbeiten, die Verbesserungspläne benötigen, und diejenigen belohnen, die sehr gute Leistungen erbringen.“
Darüber hinaus gibt es auch Vorteile, die nicht direkt mit der Beschaffung zusammenhängen. So können beispielsweise die Kollegen in der Kreditorenbuchhaltung Lieferanten und Subunternehmer, die im Katalogsystem erfasst sind, nun deutlich schneller bezahlen. Durch die Abkehr vom PCard-System konnte Balfour Beatty seine überfälligen Forderungen verringern und die Zahlungen effizienter und automatisiert abwickeln.
„JAGGAER ermöglicht es uns jetzt, unsere Lieferkette unter Kontrolle zu bekommen und unsere Lieferanten zu verwalten. Lieferanten sind im Wesentlichen eine Erweiterung von Balfour Beatty selbst, denn unsere Kunden vertrauen darauf, dass wir in ihrem Namen Waren und Dienstleistungen auf faire und transparente Weise über unsere Lieferkette beschaffen. JAGGAER ermöglicht uns das.“
Bewältigung der Herausforderungen in den Bereichen Menschen, Systeme und Prozesse
Rachel McSheaffrey, Leiterin für Systeme und Prozesse bei Balfour Beatty, beleuchtet einige der technischen Herausforderungen, die Balfour Beatty und JAGGAER bereits bewältigen mussten und die in Zukunft auf sie zukommen werden. „Bei jeder Implementierung gibt es wahrscheinlich drei Schlüsselbereiche: Menschen, Systeme und Prozesse. Im Baugewerbe sind die Menschen die Leute vor Ort, die es gewohnt sind, eine PCard zu haben. Je einfacher wir das Frontend des Systems gestalten und je besser die Schulungen sind, die wir anbieten, desto reibungsloser wird der Übergang verlaufen.
Aus systemischer Sicht lag der Schwerpunkt auf den Integrationen. Als projektorientiertes Unternehmen haben wir viele Informationen über Kosten und Aufträge im ERP-System. Dadurch wird alles hinter den Kulissen außerordentlich komplex. Unsere Aufgabe in der Zusammenarbeit mit JAGGAER bestand jedoch darin, dafür zu sorgen, dass diese Komplexität unsichtbar ist und das System so intuitiv wie möglich zu bedienen ist. Was die Prozesse betrifft, so haben wir den Wareneingang zentralisiert, sodass er innerhalb von 24 Stunden nach Auftragserteilung abgewickelt werden kann. Dies bedeutete auch, dass wir über Kostenkalkulationen in Echtzeit und eine durchgängige Auftragsabwicklung verfügten, sodass wir unsere Lieferanten sofort bezahlen konnten.“
JAGGAER arbeitete eng mit den Lieferanten von Balfour Beatty zusammen, um ihre Kataloge in das System zu laden, die notwendigen Tests durchzuführen und eine effektive Kommunikation zwischen den Lieferanten und den Unternehmen von Balfour Beatty sicherzustellen. Vor der vollständigen Inbetriebnahme und Einführung wurde in einem Pilotprojekt sichergestellt, dass das gesamte Schulungsmaterial korrekt war. Außerdem hatte eine ausgewählte Benutzergruppe die Möglichkeit, Feedback zu geben, auf das JAGGAER dann reagierte. Anschließend wurde das System innerhalb eines Zeitraums von zwei Monaten in allen Geschäftsbereichen eingeführt. „Bis Ende August 2019 hatten wir über eintausend Personen geschult, die das JAGGAER-System nutzen. Die Kataloge sind sehr intuitiv zu verwenden, ganz ähnlich wie beim Einkaufen bei Amazon“, fügt McSheaffrey hinzu.
Die Zukunft: Die Reise geht weiter
Balfour Beatty und JAGGAER sind auf dem Weg zu einer immer stärkeren digitalen Transformation und Automatisierung der Beschaffung. Eine zentrale Aufgabe dabei besteht darin, weitere Daten einzuspeisen, um beispielsweise Anbieter anhand von Merkmalen wie der finanziellen Stabilität zu bewerten. Eine weitere Aufgabe besteht darin, die mobile JAGGAER-App auf jedem Mobilgerät verfügbar zu machen. Und schließlich die Ausweitung des Procure-to-Pay-Systems (P2P) auf komplexe Dienstleistungen.
„Weil das System so gut ist, möchte ich, dass es weiterentwickelt wird“, so Sutherland abschließend.
