Profil
Depuis ses débuts en 1909, Balfour Beatty a grandi pour devenir un groupe international majeur d’infrastructures. Ses 26 000 employés – ingénieurs, constructeurs, chefs de projets et d‘installations, analystes, consultants entre autres – créent et maintiennent des atouts essentiels qui permettent aux sociétés et aux économies de se développer : les routes et voies ferrées ; les aéroports, les ports maritimes, les tunnels et les ponts ; les établissements de santé et d‘éducation ; la chaleur, la lumière, l‘électricité et l‘eau ; les lieux de vie et les lieux de travail – les infrastructures qui sont à la base de nos vies et favorisent l‘innovation.
Les principales implantations de Balfour Beatty se trouvent au Royaume-Uni, aux États-Unis et à Hong Kong. L‘entreprise a créé de nombreux bâtiments et infrastructures emblématiques dans le monde entier, y compris le Complexe Aquatique Olympique de Londres, le premier bâtiment zéro émission de carbone de Hong Kong, le Musée national des Marines aux États-Unis et le tunnel sous la Manche entre le Royaume-Uni et l‘Europe continentale.
Evan Sutherland, directeur des achats chez Balfour Beatty, explique : « En tant qu‘organisation, nous avons réellement adopté le digital. » Dans les achats, cela s‘applique à des domaines tels que la facturation électronique, les contrats dématérialisés et maintenant, les signatures électroniques. Avec la digitalisation, nous rendons le travail pour et avec Balfour Beatty plus facile : en tant qu‘employé pour acheter et utiliser des biens et des services, pour vous payer en tant que sous-traitant ou en tant que fournisseur, et pour vous facturer en tant que client. »
Les défis et les solutions
Utilisation d‘un système d‘achat sur un site de construction complexe
Stephen Mole, chef de projet sur les principaux sites Balfour Beatty, est l‘un des nombreux bénéficiaires de la digitalisation. Il explique : « Par le passé, nous devions utiliser un système de carte de paiement individuelle pour chaque fournisseur.
Autrement dit, si vous aviez besoin de commander dix articles différents, il vous fallait peut-être faire appel à dix fournisseurs différents. À la fin de la conversation, il fallait soumettre les informations de la carte de paiement par téléphone. Des problèmes apparaissaient souvent car le numéro n‘était pas correctement noté et parfois, le paiement n’avait pas eu lieu, et les matériaux n‘avaient alors pas été préparés.
Maintenant, avec JAGGAER, tout se trouve sur un seul système, vous pouvez passer plusieurs commandes à la fois et cela fonctionne toujours. »
Evan Sutherland décrit sa vision globale : « JAGGAER a fourni un certain nombre de choses. Nous avons mis en place des catalogues et des produits avec nos partenaires, et cela permet à notre conseil d‘administration et à nos responsables d’être sereins quant au fait que les employés achètent les bons produits, par exemple les bons produits relatifs à la santé et à la sécurité au travail.
Deuxièmement, JAGGAER nous a permis de manière significative de réduire les dépenses non contrôlées, les dépenses qui ont été utilisées sur les cartes d‘entreprise. Troisièmement, et peut-être plus important encore, cela nous a permis de commencer à noter nos sous-traitants de manière positive, ce qui signifie que nous pouvons travailler avec ceux qui ont besoin de plans d‘amélioration et récompenser ceux qui sont très performants. »
Certains avantages ne sont pas directement liés aux achats. Par exemple, les collègues des comptes fournisseurs peuvent désormais payer les fournisseurs et les sous-traitants qui sont dans le système de catalogue de manière beaucoup plus rapide. En s‘éloignant du système de carte d’achat, Balfour Beatty a vu une réduction des dettes et un regroupement des paiements automatisés plus efficace.
« JAGGAER nous permet maintenant de maîtriser notre supply chain et de gérer nos fournisseurs. Ces derniers sont une extension essentielle de Balfour Beatty, puisqu‘en effet nos clients nous font confiance pour leur procurer des biens et des services de manière juste et transparente. », explique Sutherland.
Relever les défis liés aux personnes, aux systèmes et aux processus
Rachel McSheaffrey, responsable des systèmes et des processus chez Balfour Beatty, met en lumière certains des défis techniques que Balfour Beatty et JAGGAER ont déjà eu à surmonter et ceux qui vont se présenter à l‘avenir. « Quelle que soit la mise en œuvre, il y a toujours trois domaines clés : les personnes, les systèmes et les processus.
En construction, les gens sont sur place et ont pour habitude d’utiliser une carte de paiement. Plus nous facilitons l’utilisation de la solution et offrons des formations efficaces, plus la transition est fluide.
Du point de vue du système, l‘accent était mis sur les intégrations. Nous sommes une entreprise axée sur les projets et nous disposons donc de nombreuses informations sur les coûts et les commandes dans le système ERP. Cela rend tout extraordinairement complexe « sous le capot », mais notre travail, en collaboration avec JAGGAER, était de s‘assurer que toute cette complexité soit invisible et que le système soit aussi intuitif que possible. En ce qui concerne les processus, nous avons centralisé la façon dont nous réceptionnons les marchandises, afin qu‘elles puissent être expédiées dans les 24 heures suivant l‘émission de la commande. Cela signifie également que nous avons des coûts en temps réel et un traitement direct des commandes, afin que nous puissions payer nos fournisseurs immédiatement. »
JAGGAER a travaillé en étroite collaboration avec les fournisseurs de Balfour Beatty pour charger leurs catalogues dans le système, réaliser les tests nécessaires et assurer une communication efficace entre les fournisseurs et les différentes structures de Balfour Beatty. Avant la mise en service et le déploiement complets, un projet pilote a assuré que tout le matériel de formation était efficace et a donné à une communauté d‘utilisateurs ciblée l‘occasion de fournir des commentaires, que JAGGAER a pris en compte et sur lesquels ils ont agi.
Grâce à cela, le système a été déployé dans toutes les entités commerciales sur une période de deux mois.
« À la fin du mois d’août 2019, nous avions plus de mille personnes formées qui utilisaient la solution JAGGAER. Les catalogues sont très intuitifs à utiliser, tout comme les achats sur Amazon », ajoute McSheaffrey.
L‘Avenir – Poursuivre l’aventure
Balfour Beatty et JAGGAER sont sur le chemin de la transformation digitale et d’automatisation des achats. Une mission centrale dans cette quête consiste à fournir davantage de données, notamment pour évaluer les fournisseurs à partir de leurs atouts tels que la stabilité financière. Un autre objectif consiste à rendre l‘application mobile JAGGAER disponible sur n‘importe quel téléphone portable. Enfin, une dernière action permettra d’étendre la solution Procure-to-Pay (P2P) pour couvrir les services complexes.
« Parce que la solution a été si efficace, je veux la voir évoluer davantage », conclut M. Sutherland.
