El perfil
Desde sus inicios en 1909, Balfour Beatty ha crecido hasta convertirse en un grupo internacional líder en infraestructuras. Sus 26.000 usuarios —entre ingenieros, constructores, gestores de proyectos e instalaciones, analistas y consultores, entre otros— crean y cuidan los activos vitales que permiten el crecimiento de las sociedades y las economías: carreteras y ferrocarriles; aeropuertos, puertos marítimos, túneles y puentes; instalaciones sanitarias y educativas; calefacción, luz, electricidad y agua; lugares para vivir y para trabajar, todas ellas son las infraestructuras que sustentan nuestras vidas e impulsan la innovación.
El principal ámbito geográfico de Balfour Beatty abarca Reino Unido, Estados Unidos y Hong Kong. Esta empresa ha creado un gran número de edificios e infraestructuras emblemáticos en todo el mundo, como el Centro Acuático Olímpico de Londres, el primer edificio de Hong Kong de cero emisiones de carbono, el Museo Nacional del Cuerpo de Marines de Estados Unidos y el túnel ferroviario que une el Reino Unido y la Europa continental.
Evan Sutherland, Director de Compras de Balfour Beatty, afirma: «Como organización, estamos adoptando totalmente la tecnología digital. En las compras, ya la aplicamos a áreas como la facturación, los contratos y la firma digital. Con la digitalización, estamos haciendo que sea más fácil trabajar para y con Balfour Beatty: para ti, como usuario, resulta más sencillo adquirir y utilizar bienes y servicios, para nosotros es más fácil pagarte como subcontratista o proveedor y también facturarte como cliente».
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El reto
Uso de un sistema de compras en una obra de construcción con una actividad intensa
Una de las muchas personas que se benefician de la digitalización es Stephen Mole, Jefe de Proyecto en grandes obras de Balfour Beatty. «Antes teníamos que utilizar un sistema de tarjetas de compra individual para cada proveedor. Eso significaba que, si necesitabas pedir diez artículos diferentes, tendrías que llamar a diez proveedores distintos. Al final de la conversación, tenías que indicar el número de la tarjeta PCard por teléfono. A menudo había problemas porque el número no se anotaba correctamente y, en ocasiones, el pago no se efectuaba, por lo que los materiales no aparecían. Ahora, con JAGGAER, todo está en un solo sistema, puedes hacer varios pedidos a la vez y siempre se procesan», explica Mole.
Sutherland describe el panorama general: «JAGGAER ha entregado una serie de productos. Tenemos catálogos y productos fijos con nuestros socios, y eso da a nuestra junta directiva y a los gerentes la tranquilidad de que los empleados están comprando los productos adecuados, por ejemplo, los productos adecuados para el trabajo desde el punto de vista de la salud y la seguridad. En segundo lugar, JAGGAER nos ha permitido reducir significativamente el gasto incontrolado, un gasto que antes iba a parar a las tarjetas de empresa. En tercer lugar, y quizá lo más importante, nos ha permitido empezar a puntuar a nuestros subcontratistas de forma positiva, lo que significa que podemos trabajar con los que necesitan planes de mejora y recompensar a los que están rindiendo muy bien».
También hay beneficios que no están directamente relacionados con las compras. Por ejemplo, los compañeros del departamento financiero ahora tardan mucho menos en pagar a los proveedores y subcontratistas que están en el sistema de catálogo. Al abandonar el sistema de tarjetas PCard, Balfour Beatty ha visto cómo se reducían las deudas antiguas y se automatizaban los pagos de forma más eficaz.
«Ahora JAGGAER nos permite tener bajo control nuestra cadena de suministro y gestionar nuestros proveedores. Los proveedores son esencialmente una extensión de la propia Balfour Beatty, porque nuestros clientes confían en que adquiramos bienes y servicios en su nombre a través de nuestra cadena de suministro, de forma justa y transparente. JAGGAER nos permite hacerlo», comenta Sutherland. Desde la perspectiva del gestor de proyectos, se trata de hacer bien nuestro trabajo. «Con JAGGAER, podemos pedir lo que queramos, cuando queramos y, si es necesario, de un día para otro», añade Mole.
Superar los retos de personal, sistemas y procesos
Rachel McSheaffrey, Jefa de Sistemas y Procesos de Balfour Beatty, arroja luz sobre algunos de los retos técnicos que Balfour Beatty y JAGGAER ya han tenido que superar y los que se plantearán en el futuro. «En cualquier implantación hay probablemente tres áreas clave: personas, sistemas y procesos. En el sector de la construcción, el personal son los trabajadores de la obra que están acostumbrados a tener una PCard. Cuanto más sencilla lográramos hacer la interfaz de usuario del sistema y cuanta mejor formación ofreciéramos, más fluida sería la transición. Desde el punto de vista de los sistemas, la atención se centró en las integraciones. Somos una empresa centrada en proyectos, por lo que tenemos mucha información sobre costes y pedidos en el sistema ERP. Por lo tanto, resulta extraordinariamente complejo gestionar todo esto, pero nuestro trabajo, en colaboración con JAGGAER, consistía en garantizar que toda esa complejidad se volviera invisible y que el sistema tuviera un uso lo más intuitivo posible. En cuanto a los procesos, centralizamos la forma de recibir las mercancías, para que pudiera ejecutarse en un plazo de 24 horas desde la emisión del pedido. Esto también significaba que teníamos cálculos de costes en tiempo real y procesamiento directo de los pedidos, por lo que podíamos pagar a nuestros proveedores inmediatamente».
JAGGAER colaboró estrechamente con los proveedores de Balfour Beatty para cargar sus catálogos en el sistema, realizar las pruebas necesarias y garantizar una comunicación eficaz entre los proveedores y los negocios de Balfour Beatty. Antes de la puesta en marcha y el despliegue completos, un proyecto piloto garantizó que todo el material de formación era correcto y dio a una comunidad específica de usuarios la oportunidad de dar su opinión, sobre la que JAGGAER actuó posteriormente. Una vez hecho esto, el sistema se implantó en todas las unidades de negocio en un periodo de dos meses. «A finales de agosto de 2019, teníamos a más de mil personas formadas y utilizando el sistema JAGGAER. Los catálogos son muy intuitivos de usar, muy parecidos a comprar en Amazon», añade McSheaffrey.
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El futuro
Continuamos el viaje
Balfour Beatty y JAGGAER emprenden un viaje hacia una transformación digital y una automatización de las compras cada vez mayores. Una tarea clave en esta cruzada consiste en introducir más datos, por ejemplo, para puntuar a los proveedores en función de atributos como la estabilidad financiera. Otra es hacer que la aplicación móvil JAGGAER esté disponible en cualquier dispositivo móvil. Y, por último, ampliar el sistema procure-to-pay (P2P) para gestionar servicios complejos.
«Como el sistema ha dado tan buenos resultados, quiero que siga evolucionando», concluye Sutherland.
