Als Unternehmen stehen Sie vor einer ständig neuen Herausforderung: Sie müssen die Kosten im Einkauf immer weiter optimieren, um auch in Zukunft wirtschaftlich agieren zu können. JAGGAER hilft Ihnen bei dieser Optimierung, damit Sie Ihrem Wettbewerb immer mindestens zwei Schritte voraus sind.
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Einkauf: Wie können Sie Kosten optimieren?
Damit Ihnen eine nachhaltige Kostenoptimierung gelingt, brauchen Sie eine fundierte Beschaffungsanalyse. Damit erkennen Sie Potentiale für Einsparungen und erhalten somit das Fundament für einen Einkauf, in dem Sie nachweisbar Kosten optimieren.
Diese umfassende Analyse der Strukturen im Einkauf zeigt auf, wo Potenziale für Einsparungen und weitere Optimierungen in Ihrem Unternehmen liegen. Doch was braucht solch eine Analyse mit dem Ziel einer nachhaltigen Kostenoptimierung?
- Umfassende Analyse der Daten und deren Aufbereitung
Mit ERP-Systemen für den Einkauf können Sie die Prozesse in verschiedensten Abteilungen Ihres Unternehmens abbilden. Das Problem: Ältere Systeme betrachten die Elemente meist unabhängig voneinander. Moderne Lösungen wie jene von JAGGAER verknüpfen die Daten dagegen miteinander und bilden die Grundlage für eine deutlich bessere Analyse. So bekommen Sie einen guten Überblick über Ihr Working Capital, Risikomanagement und Co.
- Vollständige Transparenz der Daten während der Bestellprozesse
Transparenz ist das A und O jeder fundierten Beschaffungsanalyse – ebenso wie IT-gestützte, standardisierte Einkaufswege. Nur wenn Sie alle Bestellprozesse in der Beschaffung Ihres Unternehmens transparent nachvollziehen können, können Sie auch ermitteln, wo, wie und in welcher Höhe Geld in Ihrem Unternehmen ausgegeben wird. Auch zu welchem Zweck und durch wen Bestellungen getätigt werden, können Sie mit der passenden Software zur Kostenoptimierung nachvollziehen. Mit diesem Wissen können Sie wichtige Einsparungen erzielen. Zudem vermeiden Sie dadurch ein Maverick Buying, da Ihre Abteilungen nicht mehr eigenmächtig Materialien beschaffen und Dienstleistungen buchen.
- Intelligentes Lieferantenmanagement durch Einsatz einer Stammdatenbank
In Lieferantenverträgen liegen ebenfalls hohe Einsparpotenziale. Eine Analyse des Lieferantenmanagements ist damit Teil einer umfassenden Beschaffungsanalyse für Ihre Kostenoptimierung, da Sie auf diese Weise Ausgaben kontrollieren können. Mit einem intelligenten Lieferantenmanagement stellen Sie nicht nur die finanzielle Sicherheit der Lieferanten sicher, sondern prüfen auch die Stabilität der Lieferkette. JAGGAER hilft Ihnen dabei, diese Daten zu erfassen, auszuwerten, und anschließend genau die richtigen Schlüsse für Ihre Kostenoptimierung im Einkauf zu ziehen.
Software für den operativen Einkauf im Tagesgeschäft
Ihr Einkauf muss Waren und Dienstleistungen in der Supply Chain zu einem festgelegten Zeitpunkt beschaffen, damit Sie bestimmte Produkte produzieren oder anbieten können und Ihr Unternehmen handlungsfähig bleibt. Der operative Einkauf erfüllt dabei das operative Tagesgeschäft. Er nimmt die ausführenden Einkaufstätigkeiten in den Fokus, in dem er sich um die kontinuierliche Bedarfsdeckung bei Waren und Dienstleistungen kümmert.
Alle benötigten Güter kaufen Sie über verschiedenste Bezugsquellen ein. Die Beschaffung erfolgt sowohl über den nationalen als auch den internationalen Markt. Üblich ist die Kombination mehrerer Bezugsquellen – etwa beim Einkauf von Teilen aus dem In- und dem Ausland.
Der operative Einkauf ist direkt in Ihr Tagesgeschäft eingegliedert. Das muss eine Software für den Einkauf abbilden können. Denn schnelle Absprachen mit Lieferanten stehen ebenso bei der perfekten Beschaffung auf dem Programm wie die Bewertung von Musterware, die Retourenabwicklung oder das Management der Liefertermine. Die Optimierung der Logistik in der Supply Chain sowie Absprachen mit dem Zoll können ebenfalls zu den Aufgaben der operativen Beschaffung gehören.
Operativer Einkauf und Corona
Wie vielfältig und wichtig die Funktion des operativen Einkaufs ist, hat zuletzt besonders die Corona-Krise gezeigt. Die Beschaffung muss flexibel reagieren und so umdisponieren können, dass etwa bei Lieferschwierigkeiten aus Asien Ihr Unternehmen dennoch handlungsfähig bleibt. Das geht nur digital.
Welche Aufgaben des operativen Einkaufs müssen Sie digital abbilden?
Ziel des operativen Einkaufs ist die Sicherstellung der Versorgung mit Waren und Dienstleistungen, damit Ihr Unternehmen wirtschaftlich agieren kann. Ob Ihr Einkauf dabei zentral oder dezentral organisiert ist: Er muss digital agieren und eine moderne Software wie die Lösungen von JAGGAER nutzen, um wettbewerbsfähig zu sein und die Herausforderungen der Zukunft schon heute abzubilden.
- Bedarfsermittlung: Was genau benötigt Ihr Unternehmen? Und wie viel? Der operative Einkauf muss stets über die aktuellen Lagerbestände im Bilde sein – und zuverlässig in der Beschaffung für Nachschub sorgen. Nur so können Sie einen reibungslosen Geschäftsbetrieb sicherstellen.
- Auswahl der Lieferanten: Bei der Auswahl der Lieferanten spielen nicht nur die Preise eine Rolle. Auch die Reputation, die Liquidität sowie ethische Richtlinien müssen Sie in der Beschaffung berücksichtigen. Aufgrund der zahlreichen Aspekte kann die Lieferantenauswahl ein umfangreicher und langwieriger Prozess sein. Eine passende Software kann Ihnen hierbei nachhaltig helfen.
- Verhandlungsführung: Sie überprüfen digital und schnell die Wirtschaftlichkeit von Preisen und handeln Lieferkonditionen aus. Dazu setzen Sie die Kosten in´s Verhältnis zu den entsprechenden Waren und Dienstleistungen, bis Sie sich mit dem Lieferanten einig werden.
- Festlegung der Bestellmenge: Mit Blick auf die Ziele und die benötigten Stückzahlen – etwa für eine interne Produktion – muss eine konkrete Bestellmenge festgelegt werden. Dabei werden auch die Anforderungen des Lagers berücksichtigt.
- Auftragserteilung: Sie lösen den Auftrag aus und können in einer modernen Software dank eines Auftragsmonitoring jederzeit den Stand der Auslieferung nachvollziehen.
- Prüfung der Ware / Dienstleistungen: Nach Erhalt der Ware oder Durchführung der gebuchten Dienstleistung überprüft Ihre Beschaffung die Lieferung und veranlasst die Zahlung – vorausgesetzt, die Prüfung verlief positiv.
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Kosten im Einkauf senken – mit JAGGAER ONE
Ihre Beschaffung muss transparent, effizient, bedarfsorientiert und kostenopimiert arbeiten. Dafür gibt es JAGGAER ONE. Unsere Source-to-Pay-Lösung ist eine intelligente Plattform, die Ihnen in Ihrer Beschaffung Flexibilität, Tiefe und Breite bietet. Für eine überzeugende Kostenoptimierung. Für echte Einsparungen. Für ein herausragendes Ausgabenmanagement in der Beschaffung.
Mit der Spend-Management-Software verwalten Sie Ihre Ausgaben in einer intelligenten IT-Lösung und behalten den Überblick über alle Einkäufe, Risiken, Bedarfe, Lieferanten und viele weitere Aspekte. So erzielen sie in Ihrer Beschaffung überzeugende Ergebnisse bei Ausgaben, Einsparungen und neuen Potenzialen für Ihren Einkauf.
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FAQ zu Kostenoptimierung im Einkauf
Wie finde ich die passende Einkaufs-Software für mein Unternehmen?
Bei der Wahl der passenden Einkaufs-Software hilft unter anderem ein Blick auf die Referenzen auf den Websites der Hersteller und Anbieter. Im Idealfall stammen diese Referenzen von Unternehmen aus Ihrer Branche – so dass Sie einen guten Vergleich ziehen können.
Ist es möglich, durch Digitalisierung von Einkaufsprozessen hohe Sparpotenziale zu erzielen?
Ja. Durch den Einsatz moderner Software rund um den Einkauf, ist es möglich, Bestellungen und Lieferanten zu managen, Bedarf und Bestellungen zu überprüfen und jederzeit sinnvoll zu handeln. Zudem bereiten digitale Tools für den Einkauf auf mögliche Ausfälle und Krisen vor – so dass auch bei unvorhergesehen Ereignissen ein Unternehmen handlungsfähig bleibt.
Wie binde ich meine Mitarbeitenden in den Prozess der Kostensenkung mit ein?
Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ziehen mit Ihnen an einem Strang, wenn Sie zu jeder Zeit transparent und offen kommunizieren. Beziehen Sie Ihre Belegschaft frühzeitig in die Auswahl bzw. in die Implementierung neuer Einkaufs-Software mit ein. Das stärkt die Akzeptanz, die wiederum in die Nutzung der neuen Tools mündet. Und diese wiederum sorgt für eine Kostensenkung.
