Agilität im Einkauf – schnelle Reaktion auf dem Markt

Procurement-Profis müssen schnell am Markt reagieren, um entweder attraktive Preise zu sichern oder einen Adhoc-Bedarf im Unternehmen zu bedienen. Agile Entscheidungs- und Denkprozesse erleichtern zügige und zielgenaue Reaktionen auf den Märkten.

Langfristige Planung auf einem flexiblen, sich rege ändernden Markt ist speziell im Einkauf in der Regel nicht möglich. Das ist kein Nachteil, wenn ein Unternehmen in der Beschaffung auf Agilität setzt und das Konzept in das Führungs- und Managementverhalten implementiert. Dadurch organisiert es das eigene Procurement so anpassungsfähig, wie der Markt sich darstellt, da Mitarbeiter und das steuernde System antizipativ und proaktiv handeln können. Agilität im Einkauf nutzen Unternehmen unter anderem dafür, um realistische und damit erfolgreiche Zielsetzungen zu formulieren.

Was bedeutet Agilität im Einkauf?

• Realistische und erfolgreiche Zielsetzungen
• Durchdachtes und strukturiertes Risikomanagement
• Auf Langfristigkeit ausgelegte Motivation und Teambuilding

Diese drei Punkte gelten unter Experten als die drei Hauptnutzen für die Verwendung der Denk- und Managementmethoden der Agilität im Einkauf.

Als Schablone über diesen drei Punkten liegt bei allen Agilitäts-Ansätzen im höheren Management der Kundennutzen. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter und die Systematik im Einkauf einen allgemeinen Zugang und ein Gesamtverständnis der Unternehmensprozesse benötigen.

Wie funktioniert Agilität in der Beschaffung?

Die Idee dahinter ist so durchdacht wie erprobt. Im Jahr 2001 eroberte das „Manifest für die Software-Entwicklung“ die Entscheidungs- und Denkprozesse im Management. Man sollte sich nicht vom Namen in die Irre führen lassen. Auch wenn das Manifest für den Bereich der Software-Entwicklung verfasst wurde, lassen sich die Grundsätze beinahe 1:1 auf den Einkauf übersetzen.

• Die Kundenzufriedenheit ist das Maß der Dinge
• Abläufe in einem Projekt sollten so angelegt sein, dass sie dem Kundennutzen angepasst werden können
• Die Projektabwicklung erfolgt nach Meilensteinen und fokussiert sich nicht ausschließlich auf ein finales Ziel
• interne Kunden und agiler Einkauf sollten täglich miteinander kommunizieren
• Neben schriftlicher digitaler Kommunikation via E-Mail oder Messenger empfehlen sich auch regelmäßige Face-to-Face-Gespräche. Sie sorgen für Klarheit und schnelle Entscheidungen.
• Motivation durch professionelle Arbeitsmittel. Die Mitarbeiter erhalten Zugang zu allen notwendigen Tools. So stockt kein Prozess, Frustration bleibt aus, Motivation stellt sich ein und Ergebnisse werden geliefert.
• Agiles Eingreifen in laufende Prozesse soll die Kostenoptimierung verfeinern und langfristig sichern.
• Komplizierte Arbeitsprozesse verstellen den Blick aufs Wesentliche. Es gilt: KISS – Keep it short and simple. Sprich: Arbeitsprozesse und die Kommunikation im Einkauf sollten so einfach wie möglich gehalten werden.
• Vertrauen in die eigenen Mitarbeiter ist ein Schlüsselfaktor. Wichtig bei der Agilität im Einkauf sind Mitarbeiter, die sich eigenverantwortlich selbst organisieren dürfen.
• Die Überprüfung von Kundenzufriedenheit ist der Maßstab für die Teamarbeit. So gelingen Verbesserungen am Kundennutzen.

Agile Methoden im Procurement

Die Methoden, die agiles Handeln im Einkauf ermöglichen, sind durchaus unterschiedlich. Es gibt nicht die eine erfolgsversprechende Richtschnur.

Agilität ist eher wie eine Blumenwiese voller Potentiale. Ein ungewöhnlich prosaisches Bild, aber passend:

• Eine Blume heißt Scrum. Dabei werden Teams mit klarer Rollenverteilung und wenig einengende Regeln gebildet. Das Ziel ist der kontinuierliche Fortschritt in der Kundenzufriedenheit. Das Feedback erfolgt dabei früh und laufend (intern und extern).
• Die nächste Blume nennt sich Kanban. Dabei tragen die Beteiligten alle Workflows eines Projekts (teil-)zielgerichtet in To-Do-Spalten ein. Das visualisiert Aufgaben und lässt sie besser verknüpfen.
• Pflückt man die nächsten beiden Blumen, nennen sich diese SAFe (Scaled Agile Frameworks) und LeSS (Large Scale Scrum). Sie stellen sicher, dass innerhalb des Einkaufs (oder auch in ganzen Unternehmen) zur gleichen Zeit verschiedene Projekte proaktiv, flexibel und zusammen bearbeitet und abgeschlossen werden.

Neben diesen Methoden gibt es einige weitere auf der Agilitätswiese, darunter beispielsweise Extreme Programming oder das Feature Driven Development. Doch alle haben aus Managementsicht eines gemeinsam – das Loslassen. Das Übertragen und damit das Delegieren von wichtigen Aufgaben ist entscheidend. Das motiviert, spendet Erfahrung entlang der Praxis und lässt Expertentum innerhalb der Belegschaft erwachsen.

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