Merck: Optimierung Fremdleistungsmanagement

Bottles of liquid medicine being filled in a factory

Das Unternehmen

Merck ist ein führendes Wissenschafts- und Technologie-unternehmen in den Bereichen Healthcare, Life Science und Performance Materials. Rund 50.000 Mitarbeiter arbeiten daran, Technologien weiter-zuentwickeln, die das Leben bereichern – von biopharmazeutischen Therapien zur Behandlung von Krebs oder Multipler Sklerose über wegweisende Systeme für die wissenschaftliche Forschung und Produktion bis hin zu Flüssigkristallen für Smartphones oder LCD-Fernseher. 2015 erwirtschaftete Merck in 66 Ländern einen Umsatz von 12,85 Milliarden Euro. Gegründet 1668 ist Merck das älteste pharmazeutisch-chemische Unternehmen der Welt.

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Scientist

“JAGGAER unterstützt uns, die Anzahl der Lieferanten wesentlich besser zu steuern und die Qualität der Leistungserbringung nachhaltig zu steigern.”

Udo Vogler,

Head of Performance Management,

Merck

Die Anforderung

Es gilt, allein 8.000 technische Lieferanten zu managen – und das an nur einem einzigen Standort. Die Prozesse bei Merck wurden seit vielen Jahren weiterentwickelt und sind sehr ausgereift. Allerdings haben die gewachsenen Strukturen zu verschiedenen parallelen IT-Systemen geführt. Der Bedarf wurde immer größer, die Effizienz zu steigern. Die Herausforderungen im Fremdleistungsmanagement bei Merck waren die Reduzierung des manuellen Verwaltungs- und Pflegeaufwandes, die Erhöhung der Transparenz und Single Point of Truth der Daten, die Modernisierung der Software für das komplexe Umfeld sowie die Optimierung der Lieferantenbeziehungen und die Verbesserung des Sicherheitsstatus der Lieferanten

Die Lösung

Allein für den technischen Bereich in Darmstadt zählt Merck mehrere tausend Lieferanten, für die eine Vielzahl von Informationen verwaltet und weiter verarbeitet werden müssen. Heute übernimmt die JAGGAER PLattform sehr viele dieser Aufgaben. Zum Beispiel schlägt das System Lieferanten für unterschiedliche Warengruppen vor. Alle anderen sind blockiert.

Die hohe Usability von JAGGAER erleichtert die Eingabe für alle Datenerzeuger und das Finden von aktuellen und richtigen Informationen durch die Datenempfänger. Davon profitieren unternehmensinterne Kunden, also Beauftrager, genauso wie das Vertragsmanagement, der Einkauf, der Werksschutz und auch die Lieferanten.

Neue Lieferanten können sich bequem online über eine Registrierungsmaske bei Merck bewerben. Anschließend führt die JAGGAER-Applikation automatisch einen Dublettencheck durch. Für Merck entfällt der Pflegeaufwand, weil jeder Lieferant seine Daten selbst in das System eingibt und verwaltet. Fehlen wichtige Zertifikate, kann der Lieferant für neue Beauftragungen gesperrt werden, bis die notwendigen Zertifikate vorliegen.

Außerdem erhofft sich Merck durch die einfache Handhabung des Systems eine verstärkte Beteiligung der Lieferanten am kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Diese Möglichkeit wurde bisher zu wenig genutzt. Über JAGGAER können Vertragsfirmen und Merck-Mitarbeiter ihre Vorschläge für effizientere Abläufe, zur Erhöhung des Sicherheitsniveaus oder zur Optimierung der Leistungsverzeichnisse direkt auf der Plattform einreichen. Merck verbessert so laufend seine Prozesse.

Erreichter Nutzen mit JAGGAER

  • Ein zentrales System für eine Vielzahl komplexer Prozesse
  • Bessere Qualität und zentrale Verfügbarkeit der Daten
  • Keine Medienbrüche und sichere Prozesse
  • Beschleunigte Lieferantenbewertung
  • Hohe Usability für alle Nutzer
  • Reduzierung des manuellen Verwaltungs- und Pflegeaufwandes
business people on a spiral staircase in a large building

 

Zentrale Datenverfügbarkeit

Lieferanteninformationen stehen dank der zentralen Plattform unternehmensweit zur Verfügung. Das automatische Mahnwesen sorgt für eine bessere Datenpflege, da die Nutzer je nach Eskalationsstufe benachrichtigt und an eine notwendige Aktion erinnert werden. Auch Daten des Vertragsfirmenmanage-ments sind zentral abrufbar.

Die anwenderfreundliche Dateneingabe in JAGGAER erleichtert Merck auch die Evaluation und Qualitätsprüfung der Lieferanten. Mit einem individuellen Merck-Template und der Abwicklung über Tickets gelingt heute eine Bewertung im Schnitt in einer Minute. Das bewährte Bewertungsystem von Merck konnte 1:1 im neuen System abgebildet werden, sodass sich für rund 150 Firmenbewerter kaum etwas änderte. Aus der Vielzahl der Bewertungen werden automatisch Kennzahlen erzeugt, die den Merck-Mitarbeitern und den Lieferanten über das System wieder zur Verfügung gestellt werden.

Für eine objektive Lieferantenauswahl für die aus Revisionsgründen vorgeschriebene Überprüfung verwendet Merck einen sich selbst regulierenden Stichprobengenerator. Das bedeutet, dass die Bewertungsergebnisse die Wahrscheinlichkeit und den Zeitpunkt einer erneuten Überprüfung beeinflussen. Mit der Integration des Merck-eigenen Stichprobengenerators in das neue System wurden die Funktionalität und Effektivität des Standardfeatures sogar verbessert. Denn für JAGGAER war der Stichprobengenerator mit nachvollziehbarem Logbuch und Datenbank eine Neuentwicklung.

Bis auf das Abrechnungssystem wickelt Merck heute alle Fremdleistungsprozesse über JAGGAER ab. Rund 400 Nutzer und mehrere Tausend Lieferanten werden über die Plattform betreut und gesteuert. Die Integrated Supplier Application (ISA), wie JAGGAER innerhalb von Merck geführt wird, umfasst heute alle Hauptfunktionen des Fremdleistungsmanage-ments: Vertragsfirmen-registrierung, -verwaltung, -steuerung, -betreuung, Bewertungs-, Stichprobensystem und die Sicherheitsdatenbank.

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