L’entreprise
Merck est une entreprise de sciences et de technologies, leader dans les domaines de la santé, des sciences de la vie et des matériaux performants. Plus de 50 000 employés œuvrent à l’élaboration de technologies, qui enrichissent et améliorent la vie de leurs utilisateurs, allant des traitements biopharmaceutiques aux options de traitement du cancer et de la sclérose en plaques, en passant par les systèmes novateurs pour la recherche et la production scientifiques, jusqu’aux cristaux liquides pour téléphones ou télévisions LCD. En 2015, Merck a généré 12,85 milliards € dans 66 pays. Fondée en 1668, Merck est la plus ancienne entreprise pharmaceutique et chimique au monde.
Le besoin
Le défi consiste à gérer 8 000 fournisseurs techniques, et cela ne concerne qu’un seul site. Merck perfectionne soigneusement ses processus depuis des années, ceux-ci ayant atteint un remarquable niveau de maturité. Toutefois, les structures grandissantes ont débouché sur la création de divers systèmes informatiques parallèles, augmentant ainsi le besoin d’une efficacité accrue et d’un système uniforme.
Les défis en matière de gestion des contrats chez Merck étaient multiples : réduire les tâches de gestion manuelles et de maintenance, accroître la transparence et la centralisation des données, moderniser les logiciels d’environnement complexe, optimiser les relations fournisseurs et améliorer le statut de sécurité des fournisseurs.
La solution
Merck a mis en place des normes obligatoires pour les sous-traitants techniques. Le service Technical Contracting, en coordination avec le département achats du groupe, est chargé de veiller au respect de ces normes. Outre le fait de devoir satisfaire à des critères spécifiques pour être approuvés, les fournisseurs sont également évalués et notés en fonction de leurs performances. Rien que pour les projets techniques de Darmstadt, Merck compte plusieurs milliers de fournisseurs pour lesquels il y a lieu de gérer, traiter et mettre à jour d’énormes quantités d’informations. Aujourd’hui, JAGGAER a repris bon nombre de ces tâches. Par exemple, le système suggèredes fournisseurs pour divers produits, tandis que tous les autres sont bloqués.
L’interface conviviale de JAGGAER facilite la saisie, l’envoi, la réception et la recherche d’informations. Cela profite aux clients au sein de l’entreprise, c’est-à-dire à ceux en quête de services, ceux travaillant dans la gestion des contrats, les achats et la sécurité des installations, ainsi que les fournisseurs. Les nouveaux fournisseurs peuvent facilement postuler auprès de Merck en ligne à l’aide d’une interface d’inscription. L’application JAGGAER vérifie alors automatiquement les doublons. Autrement dit, Merck n’a plus besoin de mettre à jour ces renseignements manuellement, car chaque fournisseur s’occupe de la saisie et de la gestion de ses propres données dans le système. En cas de certificats majeurs manquants, le fournisseur peut ne pas avoir accès à de nouvelles missions jusqu’à la remise de ces certificats obligatoires. Merck espère également que la simplicité de ce système intuitif encouragera les fournisseurs à participer activement au processus d’amélioration continue. Cette option n’a pas été souvent utilisée auparavant.
Les sous-traitants et les employés de Merck peuvent désormais soumettre leurs suggestions pour de meilleurs processus afin d’améliorer la sécurité ou d’optimiser les devis quantitatifs directement dans la plateforme JAGGAER. Cela permet à Merck d’améliorer continuellement ses processus.
Disponibilité centrale des données
L’ensemble de l’entreprise peut accéder aux données des fournisseurs via la plateforme centrale. Les notifications de rappel automatiques garantissent une meilleure maintenance des données, car il est rappelé aux utilisateurs de procéder à un certain nombre d’actions. La gestion des données et des sous-traitants est également accessible de manière centralisée.
Le processus convivial de saisie des données dans JAGGAER permet à Merck d’évaluer plus facilement les qualifications des fournisseurs. Un modèle Merck sur mesure et le fait que les résultats soient traités à l’aide de tickets facilitent la réalisation des évaluations en moins d’une minute. Le système existant chez Merck a été reproduit dans la nouvelle application, de sorte qu’il n’y a pratiquement aucun changement dans la procédure pour plus de 150 évaluateurs d’entreprises. Les chiffres clés sont automatiquement générés à partir des nombreuses évaluations, qui sont ensuite mises à disposition dans le système pour les collaborateurs de Merck et les fournisseurs.
Afin de sélectionner objectivement les prochains fournisseurs à examiner, Merck utilise un générateur d’échantillons autorégulé. Autrement dit, les résultats de l’évaluation influencent la probabilité et la date d’une nouvelle inspection. L’intégration du générateur d’échantillons de Merck au nouveau système a encore accru l’efficacité et l’opérabilité des fonctionnalités standard.
Pour JAGGAER, le générateur d’échantillons avec journal de bord et base de données mis à jour constituait une nouvelle avancée. Outre le système comptable, tous les processus de passation de contrats externes de Merck sont à présent réalisés à l’aide de la plateforme JAGGAER. Environ 400 utilisateurs et plusieurs milliers de fournisseurs sont orientés et suivis via la plateforme. L’application fournisseur intégrée (ISA), qui correspond à l’usage fait de JAGGAER chez Merck, couvre tous les principaux éléments de gestion des performances des sous-traitants, comme l’enregistrement, la gestion, la direction et la maintenance des sous-traitants, ainsi que l’évaluation, le système de générateur d’échantillons et la base de données de sécurité.
Objectifs atteints avec JAGGAER
- Un système central pour de nombreux processus complexes
- Amélioration de la qualité et de l’accessibilité des données
- Transparence sur divers médias
- Processus plus rapides et plus sécurisés
- Haute convivialité pour les utilisateurs
- Réduction des tâches administratives manuelles et des coûts de maintenance.
