Top Ten Key Performance Indicators for Successful Spend Analysis
Andrew Sorgi - Senior Product Manager

Die 10 wichtigsten Key Performance Indicators (KPIs) für Ihre erfolgreiche Ausgabenanalyse

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Jede Strategie im Einkauf muss messbar sein, um beurteilen zu können, ob sie wirklich erfolgreich ist. Deshalb spielen Key Performance Indicators (KPIs) eine entscheidende Rolle bei der Entwicklung einer Beschaffungsstrategie. KPIs sind messbare und umsetzbare Werte, mit deren Hilfe der Erfolg oder Misserfolg einer Maßnahme klar benannt und erkannt werden kann. Sie belegen eine Leistung mit einer bestimmten Kennzahl und machen damit die Stärke einer Strategie sichtbar.

KPIs variieren naturgemäß je nach Beschaffungsaktivität, Rolle im Unternehmen oder Prozess. Sie können aber innerhalb einer Aktivität variieren, je nachdem, was die KPIs im Detail erfassen sollen. Denn verändern sich die Vorzeichen und Prioritäten eines Beschaffungsziels, verändern sich auch entsprechend die KPIs. Doch selbst wenn sie sich im Laufe der Zeit verschieben, ist die Festlegung und ständige Überprüfung von KPIs für Beschaffungsteams unerlässlich, um die Ausgaben kontrollieren zu können.

KPIs für Ihre Ausgabenanalyse

Die Identifizierung von KPIs für die Ausgabenanalyse kann sich durchaus als komplex erweisen. Je nach Branche, Einkaufsvolumina, den jährlichen Ausgaben, den geographischen Gegebenheiten und vielen weiteren Aspekten helfen Ihnen KPIs, in unterschiedlichen Beschaffungsbereichen Ihres Einkaufsmanagements klare Analyse- und Leistungszahlen zu generieren.

 

Auch wenn jedes Unternehmen mit unterschiedlichen Kennzahlen arbeitet, gibt es einige allgemeine Best Practices, die auch dem Einkaufsteam Ihres Unternehmens als Orientierung dienen können. Wir haben zehn von ihnen zusammengestellt.

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1) Einsparungen

Wenn Sie messen möchten, wie effektiv Ihre Strategien sind, müssen Sie Ihre tatsächlichen Einsparungen von Jahr zu Jahr prozentual festlegen und ermitteln. Liegen Ihnen keine Jahresdaten zum Vergleich vor, betrachten Sie stattdessen die Einsparungen von Monat zu Monat. Hier spielen natürlich saisonale Schwankungen Ihrer Branche mit hinein, die Sie berücksichtigen sollten.

2) Kostenreduzierung

Kostenreduzierung unterscheidet sich ein wenig von Einsparungen. Während die Kosteneinsparung nach Möglichkeiten sucht, den Preis von Waren und Dienstleistungen zu senken, konzentriert sich die Kostenreduzierung auf die Verringerung unnötiger Ausgaben, indem der Einkauf von Waren und Dienstleistungen tatsächlich reduziert wird. Identifizieren Sie mit Hilfe von KPIs aktuelle Ausgaben und vergleichen sie mit früheren Spendings, können Sie sinnvoll und gezielt den Einkauf von Waren und Dienstleistungen reduzieren.

3) Kostenvermeidung

Die Vermeidung von Kosten ist essentiell – besonders für Unternehmen, die in der Fertigung, im Einzelhandel, in der Biowissenschaft oder im Gesundheitswesen tätig sind. Dieser KPI misst die Kosten, die Sie für unnötige Reparaturen, Ersatzbeschaffungen oder durch Schäden vermieden haben. Durch eine ordnungsgemäße Materialverfolgung können Sie beispielsweise umgehen, dass abgelaufene Materialien entsorgt werden müssen. Die Wartung von Werkzeugen beugt kostspieligen Ausfällen vor. Und eine ordnungsgemäße Bestandsverwaltung kann überhöhten Lagerbeständen oder voreiligen Bestellungen einen Riegel vorschieben.

4) Gesamtausgaben im Einkaufsmanagement

Die Gesamtausgaben sind der Prozentsatz der Ausgaben Ihres Unternehmens, der aktiv von der Beschaffungsabteilung überwacht wird. Legen Sie Ihr Ziel für die verwalteten Gesamtausgaben fest. Die verwalteten Ausgaben (SUM) stehen in direktem Zusammenhang mit dem „Maverick Spend“, unserem nächsten Schlüsselindikator. Stellen Sie sich bei der Festlegung Ihres SUM-KPIs ein paar wichtige Fragen: Beinhaltet er direkte Materialien, indirekte Materialien und MRO? Umfasst er alle Geschäftsbereiche?

5) Unvorhergesehene Ausgaben

Bestimmen Sie einen prozentualen Rückgang und ein akzeptables Niveau für unvorhergesehene Aufgaben. Denn auch diese möchten Sie natürlich so gering wie möglich halten. In der Beschaffung sind gerade diese abweichenden Ausgaben eine große Bedrohung für eine effektive Strategie, da sie potentiell genau jene Verträge umgehen, die Ihr Team so hart ausgehandelt hat.

6) Gesamtausgaben

Beim KPI zu den Gesamtausgaben schlüsseln Sie auf, wofür Ihr Budget tatsächlich ausgegeben wird – und zwar aufgeteilt in Artikel, Kategorien oder Lieferanten. Sie können KPIs für diese Positionen und Unterpunkte definieren, die Ausgaben überwachen und sehr schnell Einsparpotentiale identifizieren. Beispielsweise könnten Sie dadurch einen neuen Vertrag mit einem Lieferanten mit hohem Volumen aushandeln oder die Ausgaben für beliebte Artikel bei nur einem Lieferanten konsolidieren, um damit das freigewordene Budget anderweitig einzusetzen.

7) Preisgestaltung und Einhaltung von Verträgen

Die Einhaltung von Verträgen ist entscheidend für den Erfolg Ihres Beschaffungsmanagements. Legen Sie daher einen KPI fest, der sicherstellt, dass die vertraglich verhandelten Preise zu jeder Zeit eingehalten werden – sowohl auf Lieferanten – als auch Käuferseite. Die Lieferanten sind verpflichtet, Ihnen die vereinbarten Preise zu garantieren, und zugleich können die Einkäufer in Ihrem Unternehmen sicher sein, dass sie eine Bestellung auch zum vereinbarten Preisniveau tätigen können.  

8) Preisabweichung im Einkauf

Legen Sie einen KPI fest, mit dem Sie Abweichungen von Preisen beim Einkauf überwachen und steuern können. So sehen Sie die Differenz zwischen den Preisen, die Sie zu zahlen erwarten, und den tatsächlichen Kosten der Artikel. Solche Abweichungen können durch veraltete Preisblätter, wechselnde Lieferanten, Eilaufträge, ungenaue Volumenannahmen oder andere ungenaue Vorhersagen entstehen. Wenn Sie diese Differenz minimieren, können Sie Ausgaben genauer vorhersagen und intelligenter budgetieren.

9) Lieferantenmanagement

Das Lieferantenmanagement ist ein großer Bereich mit einer Vielzahl an KPIs, die Sie hier identifizieren und definieren können. Für den Anfang empfehlen wir, eine Kennzahl festzulegen, mit der Sie sicherstellen, dass ein bestimmter Prozentsatz Ihrer Ausgaben über einen bestimmten Prozentsatz Ihrer Lieferanten läuft. Als Ausgangspunkt können Sie sich an den Zahlen des Pareto-Prinzips orientieren: 80/20. Etwa 80 % Ihrer Ausgaben sollten über etwa 20 % Ihrer Lieferanten abgewickelt werden.

10) Lieferantenleistung

Ein weiterer KPI des  Lieferantenmanagements kann die Zuverlässigkeit und Konsistenz eines Lieferanten steuern: die Lieferantenleistung. Diese Kennzahl bewertet die Leistung Ihrer Lieferanten in Bezug auf Preis, Lieferung, Qualität und Service. Denn manchmal sind Probleme mit der Lieferantenleistung offensichtlich und schnell zu lösen, manchmal aber auch nur gelegentlich und schwer zu erkennen. Ein KPI kann Ihnen helfen, Schwachstellen in Ihrer Lieferantenkette zu finden, damit Sie alternative Liefermöglichkeiten finden.

Feinabstimmung der KPIs

Diese Liste lässt sich zweifellos fortführen, um Ihren Fortschritt messen zu können. Doch diese ersten 10 Punkte helfen Ihnen bereits, einen sinnvollen Ausgangspunkt zu definieren, von dem aus Sie sich dann detailliertere KPIs ableiten können. Vielleicht stellen Sie beispielsweise fest, dass Preisabweichungen für Ihr Unternehmen kein großes Problem darstellen oder dass die 80/20-Regel für Lieferanten nicht gut zu Ihren Beschaffungsprozessen passt. Kein Problem – wichtig ist nur, dass Sie Maßstäbe setzen und Ihre Prozesse damit messen, um sie dann Schritt für Schritt individuell anzupassen.

Umfassende Source-to-Pay-Plattformen wie JAGGAER ONE machen die Messung dieser KPIs viel einfacher. Sie helfen Ihnen, die Arbeitsabläufe im Einkauf Ihres Unternehmens zu optimieren und ermöglichen Ihnen spürbare Einsparungen.

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