Recht & Verträge: Warum Vertragsmanagement jetzt über Erfolg oder Misserfolg entscheidet – und wie Sie es richtig machen

Teil 2 unserer Serie „Globale Handelsrisiken: Neue Realität, neue Strategien – Was der Einkauf jetzt tun muss“ knüpft an die strategische Neuausrichtung des Einkaufs aus dem ersten Beitrag an – und richtet den Fokus auf einen entscheidenden Erfolgsfaktor: Recht und Verträge. Gemeinsam mit Dr. Thomas Uhlig, Partner bei KPMG Law und Experte für Vertragsrecht und Compliance im internationalen Beschaffungsumfeld, beleuchten wir, warum professionelles Vertragsmanagement heute zur Kernkompetenz des Einkaufs gehört – und wie Unternehmen es strategisch richtig aufsetzen.

In einer Welt, in der geopolitische Konflikte, neue Regulierungen und volatile Märkte die Spielregeln permanent verändern, ist eines klarer denn je: Verträge sind weit mehr als juristische Formalität. Sie sind das Rückgrat erfolgreicher Einkaufsstrategien – und entscheiden im Ernstfall über Handlungsfähigkeit, Wettbewerbsfähigkeit und wirtschaftlichen Erfolg. 

Doch viele Einkaufsorganisationen unterschätzen bis heute die strategische Dimension des Vertragsmanagements. Verträge werden archiviert, statt aktiv genutzt. Klauseln stammen aus alten Mustern, die längst nicht mehr zur Realität passen. Und Risiken bleiben unentdeckt, bis sie zur Kostenfalle oder zum Compliance-Problem werden. Zeit also, genauer hinzusehen. 

1. Verträge sind die Schaltzentrale für Risikosteuerung 

Ob Strafzölle, neue Sorgfaltspflichten oder unerwartete Lieferausfälle – jedes dieser Ereignisse trifft Unternehmen nicht nur operativ, sondern immer auch vertraglich. Denn dort ist geregelt, wer welche Kosten trägt, welche Pflichten bestehen – und wie auf Veränderungen reagiert werden kann. 

Vertragsmanagement ist damit der zentrale Hebel, um Risiken zu erkennen, zu steuern und zu minimieren. Wer seine Vertragslandschaft im Griff hat, kann: 

• Kostenrisiken kontrollieren: Durch Preisgleitklauseln oder andere Anpassungsmechanismen. 
• Regulatorische Anforderungen umsetzen: Indem Pflichten, Nachweisanforderungen oder Audit-Rechte klar geregelt sind. 
• Operative Flexibilität sichern: Mit Kündigungsrechten, Neuverhandlungsklauseln oder klar definierten Lieferverpflichtungen. 
• Rechtsstreitigkeiten vermeiden: Durch eindeutige Definitionen, klare Zuständigkeiten und vorausschauende Regelungen. 

Kurz gesagt: Verträge sind nicht das Ende des Beschaffungsprozesses – sie sind sein strategisches Herzstück. 

2. Drei Risikofelder, die Sie im Blick behalten müssen

Die heutige Marktdynamik wirkt sich auf zahlreiche Vertragsaspekte aus. Besonders kritisch sind drei Risikobereiche: 

1. Zölle und Handelshemmnisse

Strafzölle können über Nacht Lieferketten verteuern oder gar wirtschaftlich unmöglich machen. Entscheidend ist hier, wie Verantwortlichkeiten vertraglich geregelt sind. Zwei Punkte sind besonders wichtig: 

• Incoterms und Erfüllungsort: Wer ist für Zollabwicklung ,Einfuhr und die Zahlung der Zölle bzw. Einfuhrabgaben verantwortlich? Eine scheinbar kleine Formulierung kann darüber entscheiden, ob eine Lieferung noch rentabel ist oder nicht. 
• Force-Majeure- und Hardship-Klauseln: Diese Klauseln legen fest, ob und wann eine Partei bei unvorhersehbaren Ereignissen (z. B. drastischen Zollerhöhungen) von Pflichten entbunden wird oder eine Neuverhandlung verlangen kann. 

Praxis-Tipp: Prüfen Sie, ob bestehende Klauseln Zölle und Handelshemmnisse explizit abdecken – und ob sie an heutige Szenarien angepasst sind. 

2. Regulatorische Anforderungen und Compliance

Neue Gesetze verändern die Spielregeln radikal. Die EU-Entwaldungsverordnung, die EU-Batterieverordnung oder das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz sind nur einige Beispiele. Sie alle stellen spezifische Anforderungen an Produkte, Lieferketten und Informationspflichten. 

Wichtige Punkte: 

• Produktspezifikationen: Anforderungen wie „entwaldungsfrei“ oder bestimmte Recyclingquoten müssen klar in Verträgen festgelegt werden. 
• Informationspflichten: Lieferanten müssen verpflichtet werden, relevante Datenpunkte rechtzeitig und im richtigen Format zu liefern. 
• Audit- und Kontrollrechte: Um Sorgfaltspflichten wirksam zu erfüllen, müssen Sie bei Bedarf Einblick in relevante Prozesse und Nachweise Ihrer Lieferanten haben. Gleichzeitig müssen diese Rechte ausgewogen gestaltet sein und auch berechtigte Geheimnisschutzbelange der Lieferanten berücksichtigen. 

Praxis-Tipp: Arbeiten Sie eng mit Rechts-, Compliance- und Produktteams zusammen, um rechtliche Anforderungen frühzeitig in Vertragsinhalte zu übersetzen – und regelmäßig zu aktualisieren. 

3. Wirtschaftliche und operative Risiken

Auch jenseits von Zöllen und Regulierungen gibt es klassische wirtschaftliche Risiken: schwankende Nachfrage, steigende Rohstoffpreise oder unterbrochene Lieferketten. Hier sind besonders folgende Vertragsaspekte entscheidend: 

• Preisanpassungs- und Indexklauseln: Sorgen Sie dafür, dass Preissteigerungen (z. B. durch Inflation oder Rohstoffpreise) nicht vollständig zu Ihren Lasten gehen. 
• Flexible Laufzeiten und Kündigungsrechte: Lange Vertragsbindungen können in volatilen Märkten zur Belastung werden. 
• Abnahme- und Lieferverpflichtungen: Stellen Sie sicher, dass vertragliche Verpflichtungen realistisch und anpassbar bleiben. 

Praxis-Tipp: Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Vertragsportfolios auf starre Klauseln, die Sie in Krisenzeiten handlungsunfähig machen könnten. 

3. Vom Dokument zum Steuerungsinstrument: So geht modernes Vertragsmanagement

Viele Einkaufsorganisationen wissen nicht genau, was in ihren Verträgen steht – oder welche Klauseln welche Risiken enthalten. Hier entsteht enormes Potenzial, wenn Vertragsmanagement systematisch und datenbasiert betrieben wird. 

• Schritt 1: Transparenz schaffen: Nutzen Sie Technologie, um Verträge zentral zu erfassen und zu durchsuchen. KI-gestützte Tools können dabei helfen, Klauseln automatisch zu analysieren, Risiken zu identifizieren und Verträge nach relevanten Parametern zu kategorisieren. 
• Schritt 2: Risiken bewerten: Erstellen Sie ein klares Risikoprofil Ihrer Vertragslandschaft. Welche Verträge sind besonders exponiert? Welche laufen bald aus? Wo fehlen wichtige Anpassungsmechanismen? 
• Schritt 3: Proaktiv verhandeln: Nutzen Sie Kündigungs- und Verlängerungsfristen gezielt, um Verträge nachzuverhandeln oder zu aktualisieren. So verwandeln Sie Risiken in Chancen. 
• Schritt 4: Zusammenarbeit institutionalisieren: Regulatorische Anforderungen sind keine reine Einkaufsaufgabe. Binden Sie Compliance, Recht, Produktmanagement und Qualitätssicherung in den Prozess ein – nur so stellen Sie sicher, dass Verträge alle Anforderungen abdecken. 

4. Fazit: Verträge sind kein Risiko – wenn Sie sie als Chance begreifen

Die Zeiten, in denen Vertragsmanagement ein lästiger administrativer Schritt war, sind vorbei. Heute ist es ein zentraler Baustein erfolgreicher Einkaufsstrategien – und einer der wenigen Hebel, mit denen sich Risiken aktiv gestalten lassen. Unternehmen, die ihre Verträge nur ablegen, riskieren Kostenexplosionen, Lieferausfälle oder Rechtsverstöße. Unternehmen, die ihre Verträge aktiv managen, sichern sich dagegen Handlungsfähigkeit, Flexibilität und Wettbewerbsvorteile. 

Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, das Thema Vertragsmanagement neu zu denken – nicht als Pflicht, sondern als strategisches Instrument. 

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Die Herausforderungen sind groß – doch es gibt konkrete Strategien und Werkzeuge, um sie erfolgreich zu meistern. In unserem Ondemand-Webinar „Globale Handelsrisiken: Neue Realität, neue Strategien – Was der Einkauf jetzt tun muss“ zeigen Expert:innen von KPMG und JAGGAER, wie führende Unternehmen ihre Lieferketten neu aufstellen, Risiken aktiv steuern und ihre Einkaufsorganisation zukunftssicher machen.
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Author Dr. Thomas Uhlig – Partner, KPMG Law
Dr. Thomas Uhlig ist Rechtsanwalt und Experte für Vertragsrecht und Compliance im internationalen Beschaffungsumfeld und begleitet Unternehmen bei der rechtssicheren Gestaltung globaler Liefer- und Einkaufsverträge.