Les processus d’achats dans les établissements publics ont connu une transformation majeure ces dernières années, sous l’impulsion des progrès technologiques, de l’évolution des cadres réglementaires et la considération croissante de la RSE. L’exploitation des solutions digitales pour les achats est désormais indispensable pour les établissements publics désireux d’allier efficacité, transparence et conformité tout en poursuivant leurs objectifs sociaux et environnementaux.
Ce blog examine les facteurs essentiels que doivent considérer les établissements publics lorsqu’ils choisissent leurs solutions achats en 2025, en prenant en compte les nouvelles avancées et les meilleures pratiques.
1. Adopter les solutions innovantes et démontrer les bénéfices
Les systèmes achats de nos jours doivent incorporer des solutions innovantes afin d’optimiser les processus et de favoriser des prises de décision éclairées.
- Intelligence artificielle (IA) et apprentissage automatique (ML) : l’IA et l’apprentissage automatique sont désormais essentiels dans l’automatisation des tâches répétitives, comme l’évaluation des fournisseurs et la gestion des contrats. L’analyse prédictive alimentée par l’apprentissage automatique aide les entreprises à prévoir les tendances en matière d’achats et à identifier les risques potentiels.
- Technologie Blockchain : La blockchain est synonyme de transparence, de sécurité et de traçabilité pour les transactions. Les établissements publics peuvent s’appuyer sur la blockchain pour vérifier les informations d’identification des fournisseurs, prévenir les fraudes et améliorer l’exécution des contrats.
En intégrant ces technologies, les équipes achats des établissements publics peuvent devenir plus efficaces, diminuer leurs coûts et améliorer leur responsabilité. Cependant, il revient aux responsables des achats du secteur public de quantifier et de prouver le retour sur investissement. Si cela s’avère impossible, il deviendra sans cesse plus difficile de mener à bien les projets technologiques et d’attirer de nouveaux financements.
2. Naviguer dans les changements réglementaires
Les établissements publics nécessitent des solutions achats conformes aux cadres strictes et réglementations. Comme par exemple pour le respect de la nouvelle loi au Royaume Uni. Cette législation :
- Établit un système commercial plus simple et plus flexible, capable de mieux répondre aux besoins du public tout en respectant les engagements internationaux.
- Favoriser l’accès aux marchés publics à de nouveaux acteurs comme les PME et les entreprises sociales, afin qu’ils puissent participer et obtenir une plus grande part des contrats publics.
- Intègre la transparence tout au long du cycle commercial pour bien maîtriser les dépenses financées par les contribuables.
Ces réformes, ainsi que des initiatives similaires dans d’autres pays, offrent de nouvelles opportunités aux acheteurs du secteur public. Les solutions innovantes dans les achats permettront aux établissements publics de maximiser leurs avantages en simplifiant la conformité. Les professionnels des achats pourrons aussi se concentrer sur des initiatives stratégiques.
3. Intégration des objectifs de durabilité et des critères ESG
Les enjeux liés à la RSE occupent désormais une place centrale dans les stratégies achats des établissements publics. La solution achats doit être capable de soutenir :
- Les achats durables : Des outils permettant d’évaluer les fournisseurs sur la base de leurs antécédents en matière de développement durable, de leur empreinte carbone et de leurs pratiques éthiques.
- Diversité et inclusion : Des mesures visant à suivre et à renforcer l’engagement envers une diversité de fournisseurs, en choisissant par exemple des fournisseurs inclusifs.
L’intégration des critères liés à la RSE dans les systèmes achats permet aux établissements publics de se conformer aux obligations légales tout en répondant aux attentes des parties prenantes.
Même si des enjeux comme les barrières commerciales dominent l’agenda de 2025, la RSE demeure une priorité pour la majorité des établissements publics, qu’ils soient locaux, régionaux, nationaux ou internationaux. Ce phénomène non seulement par leur rôle d’exemplarité, mais aussi par les coûts élevés associés à la non-conformité. Aux États-Unis, l’Agence de protection de l’environnement peut imposer des sanctions civiles, des injonctions, et, dans les cas les plus graves, des sanctions pénales. De son côté, l’UE entend harmoniser les législations sur la criminalité environnementale entre ses États membres. Dans de nombreux pays, les contrevenants peuvent être forcés de restaurer l’environnement détérioré et de compenser les dommages causés. De plus, la Commission européenne peut engager des actions juridiques contre les États membres qui enfreignent les lois européennes sur l’environnement, ce qui peut entraîner des versements forfaitaires ou des amendes quotidiennes jusqu’à ce que la conformité soit rétablie.
4. Renforcer la cybersécurité
Face à la hausse des cybermenaces, le renforcement des mesures de sécurité est indispensable dans les solutions achats. Les établissements publics doivent donner la priorité aux solutions qui incluent :
- Cryptage avancé pour protéger les données sensibles.
- Mises à jour de sécurité régulières et surveillance pour prévenir les violations.
- Des contrôles d’accès basés sur les rôles pour s’assurer que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux informations sensibles.
Les pratiques de cybersécurité et de protection des données, y compris le RGPD de l’UE et ses équivalents américains comme le CCPA, doivent être intégrées aux processus achats des établissements publics, dans le cadre de leur stratégie globale de gouvernance d’entreprise. Elles doivent garantir l’intégrité, l’authenticité et la confidentialité de chaque opération. Les deux dernières années ont connu une hausse préoccupante du nombre de cyberattaques visant les autorités acheteuses. Il est donc crucial d’évaluer les risques et de renforcer la résilience.
5. Améliorer l’expérience utilisateur et l’accessibilité
Des interfaces simples et des systèmes intuitifs sont essentiels à l’adhésion des solutions achats. Les plateformes modernes doivent :
- proposer des processus simplifiés pour faciliter les tâches complexes,
- offrir des fonctionnalités d’accessibilité afin d’assurer l’inclusion de tous les utilisateurs.
Les solutions qui nécessitent peu d’apprentissage et qui disposent d’un support réactif permettent une adoption plus rapide et une meilleure efficacité. Toutefois, la facilité d’utilisation ne suffit pas. Même avec la solution la plus simple à utiliser qui se déploie sans problème, sans le soutien des parties prenantes clés, les utilisateurs peuvent se montrer réticents au changement. Les responsables achats des établissements publics doivent adopter une approche plus proactive pour mettre en avant les avantages de la solution.
6. Exploiter l’analyse des données en faveur de connaissances stratégiques
Les établissements publics produisent d’importants volumes de données liées aux achats. Les capacités d’analyse avancées convertissent ces données en informations exploitables comme :
- Informations prédictives : Identifier les risques et opportunités futurs dans vos achats.
- Analyse des dépenses : Visibilité complète sur les habitudes de dépenses, permettant l’optimisation des coûts.
- Indicateurs de performance des fournisseurs : Fournir des évaluations en temps réel de la fiabilité et des performances des fournisseurs.
La prise de décision fondée sur les données permet aux équipes du secteur public d’améliorer leur efficacité et d’obtenir de meilleurs résultats. Les ministères et organismes publics doivent être plus attentifs à l’examen de leurs contrats et à l’analyse comparative des coûts pour identifier les faiblesses cachées et négocier de meilleures conditions avec les fournisseurs, ce qui permettrait de réaliser des économies importantes. Les établissements publics sous-utilisent souvent les données facilement accessibles auprès de leurs fournisseurs. En analysant les coûts de manière plus approfondie et avec une approche bottom-up, les établissements publics pourront mieux négocier avec les fournisseurs.
7. Transformation digitale des achats
Les établissements publics doivent rechercher des solutions achats conformes aux normes et aux pratiques internationales, comme :
- Optimisation complète du processus Source-to-Pay, avec une connexion renforcée avec les supply chain mondiales, afin d’élargir les options des achats et d’améliorer la résilience.
- Conformité avec des cadres internationaux tels que les Objectifs de développement durable (ODD) des Nations Unies.
Les établissements publics visant une efficacité mondiale d’ici 2025 et pour les prochaines années, tout en automatisant les processus récurrents et en renforçant la collaboration avec les fournisseurs, doivent adopter un processus Source-to-Pay entièrement optimisé et intégré. Cela permettra une intégration fluide avec les autres fonctions de gestion du budget au sein de l’autorité ou de l’agence. Cela ne se fera pas du jour au lendemain, mais il est essentiel d’anticiper. L’année 2025 devrait être l’année de l’élaboration d’une nouvelle roadmap vers une optimisation totale. Il est impossible de gérer plusieurs fournisseurs et de basculer entre eux avec agilité, sans solutions digitales et processus robustes.
Conclusion
La solution achats est devenue le pilier des opérations dans le secteur public de nos jours. En 2025, les entreprises doivent privilégier les solutions intégrant des solutions avancées, qui s’alignent sur les exigences réglementaires, soutiennent les objectifs liés à la RSE et offrent une cybersécurité solide. En sélectionnant les bons outils achats, les équipes du secteur public peuvent accroître l’efficacité, améliorer la transparence et assurer un succès à long terme.
Pour plus d’informations sur la sélection de la solution achats adaptée à votre entreprise, contactez les experts de JAGGAER.
