Die Lieferkettenautomatisierung ist für viele Unternehmen längst kein Zukunftsthema mehr, sondern eine operative Notwendigkeit. Einkaufs- und Supply-Chain-Organisationen müssen Kosten zu senken, Prozesse beschleunigen und gleichzeitig Risiken sowie regulatorische Anforderungen im Griff behalten. In den vergangenen Jahren haben viele Unternehmen deshalb in EDI-Anbindungen und Lieferantenportale investiert.
Doch trotz dieser Investitionen zeigt sich in der Praxis ein ernüchterndes Bild: Der manuelle Aufwand bleibt hoch.
Der Grund dafür liegt nicht in der Technologie selbst, sondern in der Realität gewachsener Lieferantennetzwerke. Während große strategische Lieferanten häufig über EDI angebunden sind, kommuniziert ein erheblicher Teil der Lieferanten weiterhin per E-Mail – mit PDFs, Excel-Dateien oder sogar Freitext im Mail-Body. Genau an dieser Stelle scheitern klassische Automatisierungsansätze.
Warum EDI und Portale allein nicht ausreichen
EDI ist zweifellos der Goldstandard für strukturierte und sichere und Datenflüsse. Richtig eingesetzt ermöglicht EDI eine vollständige Backend-zu-Backend-Kommunikation zwischen ERP-Systemen – ohne manuelle Eingriffe. Allerdings ist EDI immer eine 1:1-Verbindung, die eingerichtet, getestet und gewartet werden muss. Für Lieferanten mit hohem Dokumentenvolumen lohnt sich dieser Aufwand, für viele kleinere oder mittelgroße Lieferanten jedoch nicht.
Lieferantenportale sind oft der zweite Ansatz. Sie ermöglichen den Austausch von Bestellungen, Auftragsbestätigungen oder Lieferscheinen ohne technische Integration. In der Praxis bedeuten Portale jedoch manuelle Arbeit auf beiden Seiten. Lieferanten müssen sich einloggen, Dokumente öffnen oder hochladen, Daten in ihre eigenen Systeme übertragen und anschließend wieder zurückspielen. Bei hohen Belegvolumina wird dieser Ansatz schnell ineffizient.
Das Ergebnis ist ein bekanntes Muster:
Ein Teil der Lieferkette ist hochautomatisiert, ein anderer Teil verursacht weiterhin hohen manuellen Aufwand – genau dort, wo Prozesse eigentlich skalieren müssten.
Der „dritte Weg“: AI als Brücke zwischen E-Mail und EDI
Um diese Lücke zu schließen, hat GDP (Global Digital Post) einen Ansatz entwickelt, der häufig als „dritter Weg“ bezeichnet wird. Dieser Ansatz kombiniert die Stabilität und Struktur von EDI mit der Flexibilität moderner Künstlicher Intelligenz.
Konkret bedeutet das: Lieferanten können weiterhin so arbeiten, wie sie es gewohnt sind – beispielsweise per E-Mail. Eingehende E-Mails, inklusive Anhängen wie PDFs oder Excel-Dateien, werden automatisch vom GDP AI-Plugin empfangen, analysiert und inhaltlich verstanden. Die relevanten Informationen werden extrahiert und anschließend in strukturierte EDI-Nachrichten überführt, die nahtlos in JAGGAER weiterverarbeitet werden.
Für die JAGGAER-Plattform macht es keinen Unterschied, ob die Information ursprünglich per klassischem EDI oder per E-Mail eingegangen ist. Die Daten kommen strukturiert an und laufen durch die bestehenden Prozesse für Prüfungen, Abweichungsmanagement und Folgeaktionen.
Warum dieser Ansatz mehr ist als OCR oder RPA
Viele Unternehmen haben in der Vergangenheit versucht, E-Mail-basierte Prozesse mit OCR- oder RPA-Lösungen zu automatisieren. Diese Ansätze stoßen jedoch schnell an Grenzen. Klassische OCR-Lösungen müssen auf jedes einzelne Beleglayout angelernt werden. Bei Lieferanten mit wechselnden Formaten, mehreren Sprachen oder unterschiedlichen Dokumenttypen ist der Pflegeaufwand enorm.
Das AI-Plugin von GDP arbeitet grundlegend anders. Es erkennt Inhalte kontextbasiert, nicht layoutbasiert. Das bedeutet, dass die KI versteht, welche Information eine Bestellnummer, ein Lieferdatum oder eine Positionsmenge darstellt – unabhängig davon, wo diese Information im Dokument steht oder in welcher Sprache sie verfasst ist. Auch komplexe Dokumente mit mehreren Bestellnummern oder Positionslogiken können verarbeitet werden.
Schneller Time-to-Value ohne Lieferanten-Onboarding
Ein zentraler Vorteil des dritten Wegs ist der schnelle Time-to-Value. Da Lieferanten ihre Arbeitsweise nicht ändern müssen, entfällt ein Großteil des organisatorischen Aufwands, der klassische Automatisierungsprojekte oft ausbremst. Es ist keine technische Anbindung auf Lieferantenseite notwendig.
In der Praxis bedeutet das, dass Unternehmen innerhalb weniger Tage produktive Ergebnisse erzielen können. Erste Kunden haben Belege von mehreren Lieferanten an einem Freitag bereitgestellt und bereits wenige Tage später vollautomatisierte Ergebnisse erhalten. Diese Geschwindigkeit ist insbesondere in Zeiten hoher operativer Belastung ein entscheidender Faktor.
Wirtschaftlicher Nutzen: Automatisierung, die sich rechnet
Im Webinar wurde auch eine einfache Beispielrechnung vorgestellt. Bei 1.000 E-Mails pro Monat – also 12.000 Belegen pro Jahr – und einem konservativ geschätzten manuellen Aufwand von fünf Minuten pro Beleg entstehen schnell mehrere hundert Arbeitsstunden pro Jahr. Diese Zeit wird durch den Einsatz des AI-Plugins weitgehend eliminiert.
Neben den direkten Kosteneinsparungen profitieren Unternehmen von höherer Datenqualität, geringeren Fehlerquoten und stabileren Prozessen. Mitarbeitende können sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren, statt E-Mails zu lesen und Daten manuell zu übertragen.
Fazit
Der dritte Weg der Lieferkettenautomatisierung zeigt, dass Unternehmen heute nicht mehr zwischen vollständiger EDI-Anbindung und manuellen Portalprozessen wählen müssen. Die Kombination aus AI und EDI ermöglicht eine durchgängige Automatisierung – auch dort, wo Lieferanten technisch nicht angebunden sind.
🎥 Webinar-Aufzeichnung
Im gemeinsamen Webinar von JAGGAER und GDP erfahren Sie im Detail, wie der dritte Weg funktioniert, welche Use Cases sich besonders eignen und welche Ergebnisse Unternehmen bereits heute erzielen.
👉 Jetzt zur Webinar-Aufzeichnung anmelden und Praxiswissen sichern
