Les paiements sont trop souvent traités après coup lors de l’évaluation et de la mise en œuvre d’une solution P2P (Procure-to-Pay). Elles relèvent historiquement du domaine de l’ERP, un système conçu pour vous aider à gérer vos activités internes, en prenant en charge l’automatisation et les processus dans les domaines de la finance, des ressources humaines, de la fabrication, etc. La valeur d’un système d’approvisionnement en réseau, intelligent, complet et extensible est largement reconnue pour interagir avec les fournisseurs, mais la dernière étape du processus d’approvisionnement est trop souvent intégrée dans le système ERP conçu pour gérer les fonctions internes de l’entreprise.
Évolution des paiements
Revenons en 2000, l’année où j’ai effectué mon premier achat sur eBay. À l’époque, après avoir remporté une enchère en ligne, vous envoyiez un chèque au vendeur. Après quelques jours passés à se demander s’il n’allait pas vous voler votre argent, le vendeur déposait le chèque et expédiait l’article. Mon premier achat a été un tuba d’occasion, d’une valeur élevée, et je me souviens que ma famille s’est rendue à la banque pour transférer les fonds sur un compte séquestre qui devait être remis au vendeur une fois le tuba arrivé. En 2002, pour résoudre les problèmes liés à cette expérience, eBay a racheté PayPal afin d’offrir des paiements sécurisés et sans tracas.
Avance rapide jusqu’en 2023. Par coïncidence, la semaine dernière, j’ai acheté un autre tuba sur eBay. Le processus de paiement a été si simple que je me souviens à peine d’avoir cliqué sur le bouton PayPal. Tout au long de cette expérience, je n’ai pas pu m’empêcher de penser à l’incongruité entre les interactions commerciales B2C et B2B.
Les paiements B2B aujourd’hui
Le P2P est l’équivalent B2B d’une plateforme de commerce électronique comme eBay, alors pourquoi les paiements intégrés sont-ils encore considérés comme un pis-aller ? Dans l’évolution des paiements, la plupart des entreprises sont beaucoup plus proches de cette expérience eBay de 2000 que des temps modernes – 52 % des factures de JAGGAER One ont été payées par chèque en 2021.
Il y a un certain nombre de raisons légitimes à ce décalage. Les relations entre acheteurs et fournisseurs durent généralement beaucoup plus longtemps que celles des entreprises de consommation, de sorte que la même méthode de paiement peut être utilisée pendant de nombreuses années. Les acheteurs sélectionnent généralement de nouveaux fournisseurs par le biais d’un processus d’approvisionnement, de sorte que les frictions à la caisse et l’abandon du panier n’ont pas grand-chose à voir avec l’acquisition de clients. L’une des principales raisons est que le processus de paiement est étroitement lié à la comptabilité et qu’il est intégré à l’ERP.
Automatisation de bout en bout
En confiant le « paiement » à votre système P2P, vous éliminez le processus incohérent qui consiste à faire des allers-retours entre plusieurs systèmes et à générer et soumettre manuellement des lots de paiements. Aujourd’hui, la plupart des équipes AP examinent et approuvent les factures dans leur système P2P, puis passent à l’ERP pour les ajouter à un lot de paiements. En cas de changements ou de divergences, il faut continuer à passer d’un système à l’autre jusqu’à ce que le lot soit exécuté. Les approbations de paiement sont souvent manuelles, voire inexistantes, car il n’existe pas de solution systématique pour gérer les règles d’approbation ou vérifier la conformité. Le jour du cycle de paiement, une personne se connecte généralement à l’ERP pour exécuter le lot manuellement.
En intégrant le processus de paiement dans le système P2P, ces inefficacités peuvent être éliminées. Le processus de bout en bout est géré dans un seul système – intégration des fournisseurs, compte de paiement et collecte des versements, achats, commandes, facturation et paiement – avec un flux de travail unique pour tout automatiser. Les factures à payer peuvent être automatiquement mises en lots et planifiées en fonction des dates d’échéance ou des dates d’escompte. Les approbations peuvent être systématiquement mises en œuvre à l’aide de règles robustes et vérifiables. Lorsque le lot est approuvé et programmé, il peut être automatiquement soumis pour traitement afin d’éviter les points de défaillance uniques et les processus manuels sujets aux erreurs. Enfin, l’état du règlement des paiements est automatiquement rapproché et les écritures du grand livre sont passées dans le système ERP d’enregistrement par le biais de l’intégration, JAGGAER demeurant l’interface utilisateur unique.
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