Los pagos se tratan con demasiada frecuencia como algo secundario a la hora de evaluar e implantar una solución de adquisición a pago (P2P). Históricamente son el dominio de un ERP, un sistema diseñado para ayudar a dirigir tu negocio interno, apoyando la automatización y los procesos en finanzas, recursos humanos, fabricación, etc. El valor de un sistema de adquisición a pago en red, inteligente, completo y ampliable está ampliamente aceptado para interactuar con los proveedores, pero el paso final del proceso de adquisición queda demasiado a menudo envuelto en el sistema ERP diseñado para gestionar las funciones empresariales internas.
Evolución en los pagos
Hagamos un viaje al año 2000, el año en que hice mi primera compra en eBay. En aquellos días, tras ganar una subasta online enviabas un cheque por correo al vendedor. Tras unos días preguntándote si iban a robarte el dinero, el vendedor ingresaba el cheque y enviaba tu artículo. Mi primera compra fue una tuba usada, un artículo de mucho dinero, y recuerdo a mi familia conduciendo hasta el banco para transferir fondos a una cuenta de depósito en garantía que se entregarían al vendedor una vez llegara la tuba. En 2002, para hacer frente a las fricciones de esta experiencia, eBay adquirió PayPal para ofrecer pagos seguros y sin complicaciones.
Avance rápido hasta 2023. Casualmente, la semana pasada compré otra tuba en eBay. El proceso de pago fue tan sencillo que apenas recuerdo nada más que pulsar el botón de PayPal. A lo largo de la experiencia, no pude evitar pensar en la incongruencia entre las interacciones comerciales B2C y B2B.
Pagos B2B hoy
El P2P es el equivalente B2B de una plataforma de comercio electrónico como eBay, así que ¿por qué los pagos integrados siguen considerándose una ocurrencia tardía? En la evolución de los pagos, la mayoría de las empresas están mucho más cerca de aquella experiencia de eBay del año 2000 que de la actualidad: el 52% de las facturas de JAGGAER se pagaron con cheque en 2021.
Hay varias razones legítimas para este retraso. Las relaciones entre compradores y proveedores suelen ser mucho más largas que las de las empresas de consumo, por lo que el mismo método de pago puede utilizarse durante muchos años. Los compradores suelen seleccionar a los nuevos vendedores mediante un proceso de aprovisionamiento, por lo que la fricción en la caja y el abandono del carrito tienen poco que ver con la captación de clientes. Sin embargo, una de las razones principales es que el proceso de pago está estrechamente vinculado a la contabilidad y vive dentro del ERP.
Automatización integral
Poner el «pago» en tu sistema P2P elimina un proceso inconexo de ir y venir entre varios sistemas y generar y enviar manualmente lotes de pagos. Hoy en día, la mayoría de los equipos de AP revisan y aprueban las facturas en su sistema P2P y luego pasan al ERP para añadirlas a un lote de pagos. Si hay cambios o discrepancias, eso significa seguir rebotando entre los dos sistemas hasta que se ejecute el lote. Las aprobaciones de pagos suelen ser manuales o inexistentes, ya que no existe una solución sistemática para gestionar las normas de aprobación o auditar el cumplimiento. El día de la ejecución del pago, lo normal es que una persona se conecte al ERP para ejecutar el lote manualmente.
Al incorporar el proceso de pago en el sistema P2P, se pueden eliminar estas ineficiencias. El proceso de principio a fin se gestiona en un único sistema: incorporación de proveedores, cuenta de pago y cobro de remesas, compras, pedidos, facturación y pago, con un único flujo de trabajo para automatizarlo todo. Las facturas a pagar pueden agruparse por lotes y programarse automáticamente en función de las fechas de vencimiento o de descuento. Las aprobaciones pueden aplicarse sistemáticamente mediante reglas sólidas y auditables. Cuando el lote está aprobado y programado, puede enviarse automáticamente para su procesamiento, para evitar puntos únicos de fallo y procesos manuales propensos a errores. Por último, el estado de liquidación de los pagos se concilia automáticamente, y los asientos del libro mayor se realizan en el sistema ERP de registro mediante integración, dejando a JAGGAER como interfaz única de usuario.
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