I pagamenti sono troppo spesso trattati come un ripensamento quando si valuta e si implementa una soluzione procure-to-pay (P2P). Sono storicamente appannaggio di un ERP, un sistema progettato per aiutare a gestire l’attività interna, supportando l’automazione e i processi di finanza, risorse umane, produzione, ecc. Il valore di un sistema procure-to-pay in rete, intelligente, completo ed estensibile è ampiamente riconosciuto per interagire con i fornitori, ma la fase finale del processo di approvvigionamento viene troppo spesso inglobata nel sistema ERP progettato per gestire le funzioni aziendali interne.
L’evoluzione dei pagamenti
Facciamo un salto nel 2000, l’anno in cui ho fatto il mio primo acquisto su eBay. A quei tempi, dopo aver vinto un’asta online si spediva un assegno al venditore. Dopo qualche giorno in cui ci si chiedeva se avrebbero rubato i tuoi soldi, il venditore depositava l’assegno e spediva l’articolo. Il mio primo acquisto è stato una tuba usata, un oggetto dal valore elevato, e ricordo che la mia famiglia andò in banca per versare i fondi su un conto vincolato da rilasciare al venditore una volta arrivata la tuba. Nel 2002, per risolvere l’attrito di questa esperienza, eBay ha acquisito PayPal per offrire pagamenti sicuri e senza problemi.
Arriviamo al 2023. Per coincidenza, la settimana scorsa ho acquistato un’altra tuba su eBay. Il processo di pagamento è stato così privo di attriti che ricordo a malapena di aver fatto clic sul pulsante PayPal. Durante l’esperienza, non ho potuto fare a meno di pensare all’incongruenza tra le interazioni commerciali B2C e B2B.
I pagamenti B2B oggi
Il P2P è l’equivalente B2B di una piattaforma di eCommerce come eBay, quindi perché i pagamenti integrati sono ancora considerati un ripensamento? Per quanto riguarda l’evoluzione dei pagamenti, la maggior parte delle aziende è molto più vicina all’esperienza di eBay del 2000 che ai giorni nostri: nel 2021 il 52% delle fatture di JAGGAER è stato pagato con assegni.
Le ragioni di questo ritardo sono molteplici e legittime. I rapporti tra acquirenti e fornitori sono di solito molto più lunghi rispetto a quelli tra consumatori, quindi lo stesso metodo di pagamento può essere utilizzato per molti anni. Gli acquirenti di solito selezionano nuovi fornitori attraverso un processo di sourcing, quindi l’attrito del checkout e l’abbandono del carrello hanno poco a che fare con l’acquisizione dei clienti. Uno dei motivi principali, tuttavia, è che il processo di pagamento è strettamente legato alla contabilità e vive all’interno dell’ERP.
Automazione end-to-end
Mettere il “pagamento” nel tuo sistema P2P elimina il processo disarticolato di rimbalzo tra più sistemi e la generazione e l’invio manuale dei lotti di pagamento. Oggi la maggior parte dei team AP esamina e approva le fatture nel proprio sistema P2P e poi passa all’ERP per aggiungerle a un lotto di pagamento. Se ci sono modifiche o discrepanze, significa continuare a rimbalzare tra i due sistemi fino all’esecuzione del batch. Le approvazioni dei pagamenti sono spesso manuali o inesistenti, poiché non esiste una soluzione sistematica per gestire le regole di approvazione o la conformità delle verifiche. Il giorno dell’esecuzione del pagamento, una persona si collega all’ERP per eseguire il batch manualmente.
Incorporando il processo di pagamento nel sistema P2P, queste inefficienze possono essere eliminate. Il processo end-to-end viene gestito in un unico sistema: onboarding dei fornitori, raccolta dei conti di pagamento e delle rimesse, acquisti, ordini, fatturazione e pagamenti, con un unico flusso di lavoro per automatizzare il tutto. Le fatture da pagare possono essere raggruppate e programmate automaticamente in base alle date di scadenza o alle date di sconto. Le approvazioni possono essere implementate sistematicamente utilizzando regole solide e verificabili. Quando il batch è approvato e pianificato, può essere inviato automaticamente per l’elaborazione per evitare singoli punti di errore e processi manuali soggetti a errori. Infine, lo stato di liquidazione dei pagamenti viene riconciliato automaticamente e le scritture di contabilità generale vengono effettuate nel sistema ERP di riferimento tramite l’integrazione, lasciando a JAGGAER One il ruolo di unica interfaccia utente.
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