Les avantages de la combinaison des systèmes de cartes de paiement virtuelles avec JAGGAER

Dans de nombreux secteurs d’activité, les cartes d’achat (p-cards) sont devenues la norme pour les achats jusqu’à un certain montant et certaines catégories de dépenses. Une p-card est tout simplement une carte de paiement d’entreprise liée à un compte bancaire, dont l’objectif est de rendre les achats plus faciles et plus efficaces que la procédure habituelle de commande. Elle s’est généralisée il y a plus de dix ans et apporte un certain nombre d’avantages supplémentaires. Elles sont idéales pour les fournisseurs qui obtiennent des paiements plus rapides, et pour les acheteurs, puisqu’elles réduisent le nombre de factures entrantes, soulageant ainsi les services de comptabilité fournisseurs de beaucoup d’efforts manuels. De plus, ces dernières sont bénéfiques d’un point de vu relationnel avec les employés, car elles leurs permettent de se sentir plus autonomes.

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L’inconvénient des cartes de paiement

D’autre part, les inconvénients des p-cards l’emportent souvent sur les avantages. D’une part, elles peuvent faire perdre plus de temps qu’elles n’en économisent si des employés passent des commandes auprès de différents fournisseurs alors que leur activité principale n’est pas l’achat. Il y a également un risque d’erreur lors de la transmission des informations relatives à la carte, comme l’a constaté Balfour Beatty dans le passé. Le travail entre le relevé de la carte d’achat, le journal des achats et la répartition des frais sur les comptes appropriés peut détourner des ressources du travail à valeur ajoutée.
Les cartes de paiement augmentent également l’incidence des dépenses irrégulières – l’achat de biens hors contrat, y compris des biens et services non autorisés – et elles peuvent exposer l’organisation à des risques de fraude par carte de crédit et de vol d’identité non détectés, ce qui peut entraîner non seulement une perte d’argent mais aussi une atteinte à l’image de marque. Il n’est pas rare qu’elles soient utilisées à mauvais escient, accidentellement et involontairement, par des employés qui ne comprennent pas parfaitement le fonctionnement du système.
En outre, les p-cards ne permettent pas d’obtenir la visibilité sur les dépenses et la transparence que l’on obtient avec les logiciels d’achats en ligne. S’il existe plusieurs moyens de paiement (achats en ligne, carte de paiement, système ERP ou demandes sur papier, etc.), il peut être très difficile pour les équipes financières de garder le contrôle.

S’adapter et surmonter

Nombre de ces problèmes peuvent être résolus grâce à une carte de paiement virtuelle, telle que le compte utilisateur unique (SU) de JP Morgan ou un portefeuille numérique Discover, intégré à votre plate-forme JAGGAER ONE Procure-To-Pay. Au lieu de délivrer à chaque membre de l’organisation une carte physique avec son propre numéro de carte de crédit, il n’existe qu’un seul compte qui génère un numéro unique pour chaque transaction. Ainsi, en plus d’être user-friendly, il est beaucoup plus sûr, ce qui permet d’éliminer plus facilement les dépenses inconsidérées et les risques de fraude. Une SUA JP Morgan a été récemment mise en place dans le cadre d’une implémentation de JAGGAER à l’Université du Dakota du Nord, apportant des avantages tels que des remises pour paiement rapide.
Intégré à JAGGAER, tout est sur un seul système, ce qui signifie que les utilisateurs peuvent passer plusieurs commandes en même temps, et que vous pouvez toujours contrôler les dépenses en orientant les acheteurs vers les fournisseurs approuvés. Et comme tout passe par le système P2P, il est plus facile de noter les fournisseurs et les sous-traitants de manière positive, ce qui permet aux organismes d’achats de travailler avec ceux qui ont besoin de plans d’amélioration et de récompenser ceux qui obtiennent de très bons résultats. De plus vous disposerez d’informations complètes pour effectuer l’analyse des dépenses.
En abandonnant le système conventionnel de carte à puce et en mettant en place une solution P2P avec une carte virtuelle intégrée, les organisations peuvent conserver les avantages, tels que la commodité et la facilité d’utilisation, mais elles constateront également une masse d’autres avantages tels qu’une plus grande transparence, une réduction des anciennes dettes, moins de risques et un regroupement automatisé et plus efficace des paiements.

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