ifm: Digital, einfach und transparent – bessere Preise mit eProcurment

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ifm-Gruppe

Messen, steuern, regeln – seit der Firmengründung 1969 optimiert die ifm electronic gmbh kontinuierlich technische Abläufe fast aller Industriezweige. Damit zählt ifm zu den führenden Herstellern in der Automatisierungsbranche. In über 70 Ländern entwickeln und vertreiben rund 6.000 Beschäftigte Lösungen für rund 140.000 kaufende Kunden aus Maschinenbau und Industrie. Eine Stärke von ifm ist das außergewöhnlich breite Produktportfolio, welches neben Standardlösungen auch die speziellen Anforderungen einzelner Branchen berücksichtigt. Im Jahr 2016 erzielte das Unternehmen einen Jahresumsatz von über 775 Mio. Euro.

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„Ein System, das von vielen Anwendern genutzt werden soll, muss einfach, transparent und selbsterklärend sein. eProcurement erfüllt genau diesen Komfort.“

Leo Grenz,

Organisationsprojekte Einkauf,

ifm electronic gmbh

Die Anforderung

Für die Beschaffung von C-Teilen setzte ifm schon sehr früh eine externe Beschaffungsplattform ein und galt somit intern als Vorreiter für digitale Einkaufsprozesse. Das Unternehmen kauft über 7.000 Katalogartikel von rund 850 Lieferanten ein und bearbeitet über 2.500 Freitextbestellungen im Jahr. Jedoch war der Verhandlungsspielraum des Katalogmanagement-Tools für die Preise sehr eng, da zwischen dem Sensorspezialisten und seinen Lieferanten die externe Plattform geschaltet war. Auch die Auswahl der Kataloganbieter lag nicht in der Hand von ifm. Durch das starke Unternehmenswachstum war die bis dahin eingesetzte Kataloglösung nicht mehr zweckmäßig. Der Umfang und die Vielfalt an Prozessen konnten nicht mehr abgebildet werden. Im Jahr 2013 fand eine unternehmensweite ERP-SAP-Umstellung statt, wodurch der ifm-Unternehmensgruppe ein kommunikatives System mit EDI-Schnittstellen und flexibleren Funktionen zur Verfügung stand. Die Entscheidung für ein eigenes eProcurement-Tool, welches ERP-integriert funktioniert und kompatibel zu den anderen Systemen im Unternehmen ist, war ein logischer Schritt.

Die Lösung

Der Einkauf der ifm electronic gmbh beschäftigt sich schon lange mit der Modernisierung und Digitalisierung seiner Einkaufsprozesse. Langjähriger Partner für komplexe Einkaufsthemen dieser Art ist der Lösungsspezialist JAGGAER. Seit Beginn der Zusammenarbeit im Jahr 2009 wird die gleichnamige Einkaufslösung für die Beschaffung und für Ausschreibungen (RFQs) von Produktionsmaterial sowie für das strategische Lieferantenmanagement eingesetzt. Der Registrierungsprozess für die jährlich 150 Lieferantenbewerbungen läuft heute standardisiert ab und die rund 450 freigegebenen Serienlieferanten steuert ifm über ihre SRM-Lösung.

Durch die Erweiterung der Einkaufslösung um eProcurement wird ifm in Zukunft ein eigenes Katalogmanagement zur Verfügung stehen, das mit bereits in der Lösung abgebildeten Prozessen verknüpft ist. Die Preisverhandlungen und die Auswahl der Katalog-anbieter können in der Folge ohne Einschränkungen verlaufen. Auch Produkte, die in keinem Katalog aufgeführt werden, sind dann über das System einfach zu beziehen. Früher mussten Bedarfsanforderungen (BANFen) solcherart manuell vom Einkauf bearbeitet werden: ein zeitintensiver und fehleranfälliger Vorgang. In Zukunft wird eine sogenannte Freitext-BANF einen automatisierten Workflow auslösen, der für die Überführung der BANF in eine Bestellung sorgt. Für den Einkauf sind so keine manuellen Schritte mehr notwendig. ifm kann seine Kataloganbieter nun selbst auswählen und Preise unabhängiger verhandeln. Für Lieferanten ist die Nutzung kostenlos.

Neben der schnelleren Bearbeitungszeit bietet eProcurement seinen Anwendern durch eine übersichtliche Benutzeroberfläche vor allem Transparenz: Jeder User kann seine BANF, nachdem er sie angelegt hat, jederzeit in JAGGAER tracken und auf Knopfdruck alle relevanten Details abrufen. Ohne in ein fremdes System abspringen oder Dritte kontaktieren zu müssen, kann der Anwender den Genehmigungsstatus einsehen, er weiß, wann die BANF in eine Bestellung überführt wurde und kennt die entsprechende Auftragsbestätigungsnummer. Ist der Lieferant über eine EDI-Schnittstelle angebunden, kann der Anforderer den Status seiner Bestellung sogar beim Lieferanten einsehen. Als zusätzliche Erleichterung der User hat sich ifm für die Funktion SSO (Single Sign On) entschieden. Die Funktion impliziert, dass für den Absprung in ein anderes Sub-System keine erneute Eingabe von Zugangsdaten notwendig ist. SSO wurde bewusst gewählt, da der Großteil der 1.000 erwarteten User nicht permanent mit dem Tool arbeiten wird. Dadurch werden mögliche Anmeldeschwierigkeiten vermieden, sodass die Kollegen unmittelbar mit der eProcurement-Plattform arbeiten und davon profitieren können.

Erreichter Nutzen mit JAGGAER

  • Flexible Preisverhandlungen und
    unabhängige Auswahl der Kataloganbieter
  • Einheitliche Beschaffungsprozesse und kurze Durchlauf- und Bestellzeiten
  • Wegfall zeitintensiver manueller
    Bearbeitung von Bedarfsanforderungen durch automatisierte Workflows
  • Tracking und Abruf von Bestell- und Genehmigungs-status sowie Auftragsbestätigungsnummern etc. auf Knopfdruck
  • Mehr Transparenz durch übersichtliche Benutzeroberfläche und hohe Usability
  • Volle ERP-Integration und Vereinbarkeit mit anderen Systemen
  • Kostenlose Nutzung für Lieferanten
Automative

Aktuell läuft der unternehmensweite Rollout von eProcurement. Nach und nach werden die Standorte an die Lösung angebunden. In Kürze können alle der 6.000 Mitarbeiter ihre Bedarfe selbstständig anfordern und tracken. Um „alle ins Boot zu holen“ präsentiert der Einkauf den einzelnen Fachabteilungen die Vorteile der intelligenten eProcurement-Lösung im Rahmen von „Vor-Ort“-Besuchen und klärt ab, wie viele Personen pro Abteilung die Lösung tatsächlich in Zukunft nutzen werden. Für die nominierten Anwender sind dann einmalig die Stammdaten in das System einzupflegen und die Genehmigungsworkflows zu erstellen. Die nutzerfreundliche Bedienung und die übersichtliche Oberfläche des Systems sorgen für eine einfache Handhabung des Tools.

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