Axfood trasforma l’efficienza e la coerenza degli acquisti grazie all’adozione a livello di gruppo della gestione dei contratti JAGGAER One
Informazioni su Axfood Axfood è uno dei principali rivenditori di generi alimentari in Svezia.
I suoi 1.100 negozi ospitano alcuni dei marchi più noti del paese, tra cui Willys, Hemköp e Urban Deli. Sede: Stoccolma, Svezia Dimensioni: 13.000 dipendenti, 81,1 miliardi di corone svedesi di fatturato netto annuo 2023
Sfida aziendale Accelerare la trasformazione digitale delle operazioni di vendita al dettaglio e migliorare i tempi di stipula dei contratti, con una visione unica degli acquisti a livello di gruppo. Perché JAGGAER Consenti ai team di approvvigionamento di accedere a un menu di opzioni contrattuali pre-approvate, con la possibilità di modificare, emendare o aggiungere clausole.
Grazie alle funzionalità di gestione dei contratti di JAGGAER One, Axfood sperimenta:
- Riduzione del 70% dei tempi di conferma dei contratti
- Stabilire una coerenza a livello di gruppo
- Rafforzamento della conformità e della mitigazione dei rischi
Riassunto esecutivo
Axfood ha cercato di accelerare la propria trasformazione digitale e di creare una visibilità totale sulle sue 1.100 sedi.
Dopo che il team di approvvigionamento è stato in grado di sfruttare le soluzioni di gestione dei contratti di JAGGAER, ha ridotto i tempi di conferma dei contratti di un impressionante 70%, ha diminuito i rischi e ha migliorato l’efficienza complessiva degli acquisti.
L’unica piattaforma unificata ha fornito una visione a 360 gradi delle attività di approvvigionamento dell’intero gruppo, in grado di seguirne l’evoluzione. Scarica la storia di successo
Unificare un approccio frammentato alla gestione dei contratti
Christian Dorch, Product Owner di Axfood, sorride e scuote la testa quando ricorda come il rivenditore a volte si occupava della gestione dei contratti.
“Qualche anno fa abbiamo fatto uno studio”, racconta.
“Abbiamo scoperto che le persone firmavano i contratti sui tovaglioli!”.
Chiaramente, per uno dei maggiori operatori del settore della vendita al dettaglio svedese, la situazione era tutt’altro che ideale.
Il punto di forza di Axfood è che si tratta di una “casa di marchi”: ogni negozio comprende più marchi di vendita al dettaglio.
Se da un lato questa caratteristica si è rivelata un successo per i consumatori, dall’altro stava diventando un problema crescente per il back-office.
Ogni marchio e ogni unità aziendale gestiva il proprio processo di approvvigionamento, mantenendo relazioni separate con i fornitori.
L’affidarsi a processi cartacei, tovaglioli o altro, faceva sì che il gruppo non avesse una visione chiara delle relazioni con i fornitori.
L’organizzazione temeva che questo portasse a prezzi incoerenti, livelli di servizio difficili da monitorare e inefficienza dei processi.
Con i rivenditori che lavorano con margini ridotti al minimo e catene di approvvigionamento sempre più snelle, l’approccio frammentato di Axfood stava riducendo il suo vantaggio competitivo.
“Avevamo bisogno di un sistema moderno per la gestione dei contratti e delle procedure di stoccaggio”, spiega Christian, “che ci desse visibilità e trasparenza su tutti i contratti del gruppo”.
Individuare le opportunità di digitalizzazione dei flussi di lavoro
L’adozione di JAGGAER One Contract Management ha creato, per la prima volta, un approccio coerente alla gestione dei contratti in Axfood.
Ha creato una piattaforma da condividere tra le varie unità aziendali del più ampio gruppo Axfood.
JAGGAER One Management trasforma il modo in cui i contratti vengono generati e gestiti.
Per garantire il controllo dei processi, la piattaforma JAGGAER One consente ad Axfood di creare un menu di opzioni contrattuali pre-approvate che gli utenti possono selezionare.
Gli utenti possono modificare, emendare o aggiungere clausole ai contratti, mentre l’intelligenza artificiale elimina ulteriori processi manuali suggerendo automaticamente nuove opzioni contrattuali.
Clausole o rischi specifici possono essere segnalati e condivisi tra i team, aiutando Axfood a prevenire i problemi prima che si sviluppino.
In particolare, la piattaforma consente ad Axfood di visualizzare i dettagli dei contratti del gruppo, attuali e storici.
L’azienda può ora assegnare un punteggio ai contratti, identificare le anomalie ed estrarre i metadati chiave dai contratti precedenti.
Le origini di Axfood e alcuni dei suoi rapporti con i fornitori risalgono agli anni Ottanta.
La scelta di JAGGAER fa parte di un più ampio percorso di trasformazione digitale.
Axfood sta identificando le opportunità per digitalizzare i flussi di lavoro in tutto il gruppo, cercando di snellire le operazioni di back-office.
“JAGGAER One ha persone estremamente qualificate all’interno della sua attività di progetto”, afferma Andreas Ferngren, Project Manager di Axfood per i prezzi e l’approvvigionamento.
“La metodologia utilizzata per definire il capitolato d’oneri e la preparazione prima dell’inizio del progetto è stata eccezionale e ci ha dato un grande senso di sicurezza e comfort.”
Riduzione dei tempi di conferma del contratto da settimane a giorni
Christian Dorch afferma che c’è una coda di unità aziendali che vogliono adottare JAGGAER Contract Management: “Uno degli aspetti migliori di questo progetto e dell’implementazione complessiva è che siamo costantemente in grado di aggiungere nuovi reparti alla piattaforma. La piattaforma è ora standard per tutti i nuovi utenti. Le unità aziendali e i singoli utenti possono personalizzare le funzioni in base alle proprie esigenze aziendali”.
Dipendenti con funzioni molto diverse ma con le stesse esigenze di gestione dei contratti – i reparti IT e Fruit & Veg.
ad esempio, i reparti IT e Fruit & Veg. sono ora in grado di archiviare e gestire elettronicamente i loro contratti su una piattaforma comune.
Ad oggi, cinque unità aziendali, tra cui 110 utenti individuali, utilizzano JAGGAER One Management.
“Siamo riusciti a combinare i team con un’unica soluzione abbastanza flessibile da consentire configurazioni personalizzate in base alle loro esigenze specifiche”, spiega Andreas.
La generazione di contratti con un solo clic e la possibilità di creare rapidamente contratti su misura hanno semplificato notevolmente l’efficienza degli acquisti.
“Il tempo che intercorre tra la discussione e la firma del contratto si è ridotto in modo significativo”, afferma Christian.
“Se prima ci volevano settimane, ora la nostra media per un nuovo contratto con un nuovo fornitore è di cinque giorni”.
Questo trasforma il modo in cui il rivenditore si impegna con i fornitori.
L’azienda si presenta come moderna, reattiva ed efficiente.
Gli utenti, che in precedenza erano impegnati in pratiche burocratiche, sono ora in grado di concentrarsi meglio sulle attività strategiche.
Grazie a un archivio centrale di contratti e a un’unica fonte di verità, i dati sono più affidabili e la conformità più solida.
Axfood ha ora la visibilità e la trasparenza di cui ha bisogno e una soluzione scalabile per il futuro.
Ciò che non è cambiato è la posizione di Axfood come uno dei principali rivenditori di prodotti alimentari in Svezia.
E come rivenditore in cui puoi trovare tutto ciò che ti serve per un picnic, Axfood vende anche tovaglioli.
Non scritti, ovviamente.
Conclusione
L’implementazione del JAGGAER Contract Management in Axfood ha ridotto i tempi di conferma dei contratti di un impressionante 70%, migliorando drasticamente l’efficienza degli acquisti.
Stabilendo una coerenza a livello di gruppo nella gestione dei contratti, Axfood ha ottenuto uniformità e snellimento dei processi in tutti i suoi diversi marchi e unità aziendali.
Inoltre, la piattaforma alimentata dall’intelligenza artificiale ha rafforzato la conformità e ridotto i rischi fornendo maggiore visibilità e trasparenza sulle relazioni con i fornitori e sui dettagli dei contratti.
