Il profilo
Fin dalle sue origini nel 1909 Balfour Beatty è cresciuta fino a diventare un importante gruppo infrastrutturale internazionale. I suoi 26.000 dipendenti — tra cui ingegneri, costruttori, project manager e facility manager, analisti, consulenti e altri — creano e si prendono cura delle risorse vitali che consentono alle società e alle economie di crescere: strade e ferrovie; aeroporti, porti marittimi, tunnel e ponti; strutture sanitarie e scolastiche; riscaldamento, luce, elettricità e acqua; luoghi in cui vivere e luoghi in cui lavorare — le infrastrutture che sostengono tutte le nostre vite e guidano l’innovazione.
I principali ambiti geografici di Balfour Beatty sono il Regno Unito, gli Stati Uniti e Hong Kong. L’azienda ha creato numerosi edifici e infrastrutture iconici in tutto il mondo, tra cui l’Aquatic Centre delle Olimpiadi di Londra, il primo edificio a zero emissioni di carbonio di Hong Kong, il National Museum of the Marine Corps negli Stati Uniti e il collegamento ferroviario del tunnel della Manica tra il Regno Unito e l’Europa continentale.
Evan Sutherland, Procurement Director presso Balfour Beatty, afferma: “Come organizzazione stiamo davvero abbracciando il digitale. Nel procurement, questo vale ora per ambiti quali la fatturazione elettronica, i contratti elettronici e le firme elettroniche. Grazie alla digitalizzazione, rendiamo più facile lavorare per e con Balfour Beatty: è più facile per te, in quanto dipendente, acquisire e utilizzare beni e servizi; è più facile per noi pagarti come subappaltatore o fornitore; ed è più facile per noi fatturarti come cliente.”
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La sfida
Utilizzo di un sistema di acquisto in un cantiere edile molto attivo
Uno dei tanti che trae vantaggio dalla digitalizzazione è Stephen Mole, Project Manager dei principali siti Balfour Beatty. Afferma: “In passato dovevamo utilizzare un sistema di carte di acquisto individuali e separate per ogni fornitore. Ciò significava che, se si voleva ordinare dieci articoli diversi, si doveva contattare dieci fornitori diversi. Al termine della conversazione, era necessario comunicare telefonicamente il numero della PCard. Spesso si verificavano dei problemi perché il numero non veniva annotato correttamente e, a volte, il pagamento non andava a buon fine e i materiali non venivano consegnati. Ora, con JAGGAER, tutto è su un unico sistema, puoi effettuare più ordini contemporaneamente e tutto va sempre a buon fine.”
Sutherland descrive il quadro generale: “JAGGAER ci ha offerto numerosi vantaggi. Abbiamo predisposto cataloghi e prodotti con i nostri partner, e questo dà al nostro consiglio di amministrazione e ai nostri dirigenti la tranquillità che i dipendenti stiano acquistando i prodotti giusti, ad esempio i prodotti giusti per il lavoro dal punto di vista della salute e della sicurezza. In secondo luogo, JAGGAER ci ha consentito di ridurre significativamente le spese incontrollate, spese che prima andavano sulle carte aziendali. In terzo luogo, e forse più importante, ci ha permesso di iniziare a valutare positivamente i nostri subappaltatori, il che significa che possiamo collaborare con coloro che necessitano di piani di miglioramento e premiare quelli che ottengono ottimi risultati.” Esistono anche vantaggi che non sono direttamente correlati al procurement. Ad esempio, i colleghi della contabilità fornitori possono ora pagare molto più rapidamente i fornitori e i subappaltatori presenti nel sistema dei cataloghi. Abbandonando il sistema PCard, Balfour Beatty ha registrato una riduzione dei debiti scaduti e un raggruppamento dei pagamenti più efficiente e automatizzato.
“JAGGAER ci consente ora di tenere sotto controllo la nostra supply chain e di gestire i nostri fornitori. I fornitori sono essenzialmente un’estensione della stessa Balfour Beatty, perché i nostri clienti si affidano a noi per l’acquisto di beni e servizi per loro conto attraverso la nostra catena di fornitura, in modo equo e trasparente. JAGGAER ci consente di farlo”, afferma Sutherland. Dal punto di vista del project manager, si tratta di portare a termine i lavori. “Con JAGGAER possiamo ordinare ciò che vogliamo, quando vogliamo e, se necessario, anche durante la notte”, afferma Stephen Mole.
Soluzioni
Rachel McSheaffrey, responsabile dei sistemi e dei processi presso Balfour Beatty, fa luce su alcune delle sfide tecniche che Balfour Beatty e JAGGAER hanno già dovuto superare e su quelle che si presenteranno in futuro. “In ogni implementazione ci sono probabilmente tre aree chiave: persone, sistemi e processi. Nel settore edile, le persone in cantiere sono abituate ad avere una PCard. Quanto più semplice riuscivamo a rendere il front-end del sistema e migliore era la formazione che potevamo fornire, tanto più agevole è stata la transizione. Dal punto di vista dei sistemi, l’attenzione si è concentrata sulle integrazioni. Siamo un’azienda focalizzata sui progetti, quindi disponiamo di molte informazioni sui costi e sugli ordini nel sistema ERP. Questo rende tutto estremamente complesso dietro le quinte, ma il nostro compito, lavorando con JAGGAER, era garantire che tutta questa complessità fosse invisibile e che il sistema fosse il più intuitivo possibile. Per quanto riguarda i processi, abbiamo centralizzato il modo in cui riceviamo le merci, in modo che potessero essere evase entro 24 ore dall’emissione dell’ordine. Ciò ha significato anche avere costi in tempo reale ed elaborazione degli ordini diretta, così da poter pagare immediatamente i nostri fornitori.”
JAGGAER ha collaborato a stretto contatto con i fornitori di Balfour Beatty per caricare i loro cataloghi nel sistema, eseguire i test necessari e garantire una comunicazione efficace tra fornitori e le attività di Balfour Beatty. Prima del lancio e dell’implementazione completi, un progetto pilota ha garantito che tutto il materiale di formazione fosse corretto e ha dato a una comunità mirata di utenti l’opportunità di fornire feedback, sui quali JAGGAER ha poi agito. Fatto ciò, il sistema è stato esteso a tutte le unità aziendali nell’arco di due mesi. “Alla fine di agosto 2019, avevamo più di mille persone formate che utilizzavano il sistema JAGGAER. I cataloghi sono molto intuitivi da usare, molto simili allo shopping su Amazon”, aggiunge McSheaffrey.
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Il futuro
Balfour Beatty e JAGGAER sono sulla strada di una trasformazione digitale e di un’automazione del procurement sempre più estese. Un compito centrale in questo percorso è l’inserimento di più dati, ad esempio per valutare i fornitori in base ad attributi come la stabilità finanziaria. Un altro obiettivo è rendere l’app mobile JAGGAER disponibile su qualsiasi dispositivo mobile. Infine, estendere il sistema procure-to-pay (P2P) per coprire i servizi complessi. “Dato che il sistema si è dimostrato così valido, vorrei vederlo evolvere ulteriormente”, conclude Sutherland.
