Success Story

    Le plus grand détaillant suédois de produits alimentaires réduit de 70 % la durée de gestion des contrats

    Le plus grand détaillant suédois de produits alimentaires réduit de 70 % la durée de gestion des contrats

    Axfood améliore l’efficacité et la cohérence de ses achats grâce à l’adoption de la solution Contracts Management JAGGAER à l’échelle du groupe.

    À propos d’Axfood : Axfood est l’un des principaux détaillants alimentaires de Suède. Ses 1 100 magasins abritent certaines des marques les plus connues du pays, notamment Willys, Hemköp et Urban Deli.

    Localisation : Stockholm, Suède

    Taille : 13 000 employés, 81,1 milliards SEK de ventes nettes annuelles 2023

    Défi commercial : Accélérer la transformation digitale des opérations commerciales et améliorer les délais d’accord contractuel, avec une vue unique des achats à l’échelle du groupe.

    Pourquoi JAGGAER One : Permettre aux équipes achats d’accéder à un menu pré-approuvé d’options contractuelles, avec la possibilité d’éditer, de modifier ou d’ajouter des clauses.

    Grâce aux capacités de Contract Management de JAGGAER One, Axfood obtient :

    • Réduction de 70 % des délais de confirmation des contrats
    • Mise en place d’une cohérence à l’échelle du groupe
    • Renforcement de la conformité et de l’atténuation des risques

     

    Résumé

    Axfood cherchait à accélérer sa transformation digitale et à créer une visibilité totale sur ses 1 100 sites. Grâce aux solutions de Contract Management de JAGGAER One, le département achats a réduit les délais de confirmation des contrats d’un pourcentage impressionnant de 70 %, diminué les risques et amélioré son efficacité globale en matière d’achats. La plateforme unique et unifiée a fourni une vue à 360 degrés des achats à l’échelle du groupe et a permis de les suivre au fur et à mesure de leur évolution.

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    Unifier une approche fragmentée de la gestion des contrats

    Christian Dorch, Product Owner chez Axfood, sourit et secoue la tête lorsqu’il se souvient de la façon dont le détaillant gérait parfois la gestion des contrats. « Il y a quelques années, nous avons réalisé une étude », dit-il. « Nous avons découvert que les gens signaient des contrats sur des serviettes de table ! Pour l’un des plus grands acteurs du commerce de détail suédois, cette situation était loin d’être idéale. L’argument de vente unique d’Axfood est qu’il s’agit d’une « maison de marques » : chaque magasin comprend plusieurs marques de vente au détail. Bien que cette formule ait été plébiscitée par les consommateurs, elle devenait de plus en plus problématique pour le back-office. Chaque marque et chaque unité commerciale géraient leur propre processus d’achats, chacune entretenant des relations distinctes avec les fournisseurs. En s’appuyant sur des processus papier, serviettes ou autres, le groupe ne disposait pas d’une vision claire des relations avec les fournisseurs. L’organisation craignait que cela n’entraîne des prix incohérents, des niveaux de service difficiles à suivre et une inefficacité des processus. Les détaillants travaillant avec des marges très réduites et des supply chains de plus en plus performantes, l’approche fragmentée d’Axfood diminuait son avantage concurrentiel. « Nous avions besoin d’un système moderne de gestion des contrats et des procédures de stockage », explique Christian, « un système qui nous donne de la visibilité et de la transparence sur tous les contrats au sein du groupe ».

    Identifier les opportunités de digitalisation des workflows

    L’adoption de Contract Management de JAGGAER One a créé, pour la première fois, une approche cohérente de la gestion des contrats chez Axfood. Elle a permis d’établir une plateforme partagée par les différentes unités commerciales au sein du groupe Axfood au sens large. JAGGAER Contract Management transforme la manière dont les contrats sont générés et gérés. Afin d’intégrer un contrôle des processus, la plateforme JAGGAER One permet à Axfood de créer un menu d’options contractuelles pré-approuvées parmi lesquelles les utilisateurs peuvent choisir. Les utilisateurs peuvent éditer, modifier ou ajouter des clauses aux contrats, l’IA supprimant d’autres processus manuels en suggérant automatiquement de nouvelles options contractuelles. Des clauses ou des risques spécifiques peuvent être signalés et partagés entre les équipes, ce qui permet à Axfood de prévenir les problèmes avant qu’ils ne se développent. La plateforme permet à Axfood de visualiser les détails des contrats dans l’ensemble du groupe, actuels et historiques. L’entreprise peut désormais évaluer les contrats, identifier les anomalies et extraire les métadonnées clés des contrats existants. Les origines d’Axfood et certaines de ses relations avec ses fournisseurs remontent aux années 1980. Le choix de JAGGAER One s’inscrit dans le cadre d’un parcours plus large de transformation digitale. Axfood identifie les opportunités de numérisation des flux de travail dans l’ensemble du groupe, tout en cherchant à rationaliser les opérations de back-office.  » JAGGAER One dispose de personnes extrêmement compétentes au sein de son activité de projet « , déclare Andreas Ferngren, chef de projet Pricing et Sourcing d’Axfood. « La méthodologie utilisée pour établir le cahier des charges et la préparation avant le début du projet était exceptionnelle – elle nous a donné un grand sentiment de sécurité et de confort.

    Réduire les délais de confirmation des contrats de plusieurs semaines à quelques jours

    Christian Dorch explique que les unités commerciales ont été nombreuses à vouloir adopter la solution Contract Management de JAGGAER One : « L’un des aspects les plus intéressants de ce projet et de la mise en œuvre globale est que nous sommes constamment en mesure d’ajouter de nouveaux départements à la plateforme. La plateforme est désormais standard pour tous les nouveaux utilisateurs. Les unités opérationnelles et les utilisateurs individuels peuvent personnaliser les fonctionnalités en fonction de leurs besoins. Les employés qui ont des fonctions très différentes, mais les mêmes besoins en matière de gestion des contrats – les départements IT et Fruits Veg. par exemple – sont désormais en mesure de stocker et de gérer électroniquement leurs contrats sur une plateforme commune. À ce jour, cinq unités commerciales, comprenant 110 utilisateurs individuels, utilisent JAGGAER One pour la gestion des contrats. « Nous pouvions combiner les équipes avec une solution unique qui était suffisamment flexible pour permettre des configurations sur mesure basées sur leurs besoins uniques », explique Andreas. La génération de contrats en un clic et la possibilité de créer rapidement des contrats sur mesure ont considérablement rationalisé l’efficacité de nos achats. « Le temps de rotation entre la discussion et la signature du contrat a été considérablement réduit », déclare M. Christian. « Alors qu’il nous fallait auparavant des semaines, notre délai moyen pour conclure un nouveau contrat avec un nouveau fournisseur est aujourd’hui de cinq jours ». Cela transforme la manière dont le détaillant s’engage avec ses fournisseurs. Il positionne l’entreprise comme moderne, réactive et efficace. Les utilisateurs, auparavant accaparés par les tâches administratives, sont désormais mieux à même de se concentrer sur les tâches stratégiques. Avec un référentiel central des contrats et une source unique de vérité, les données sont plus fiables et la conformité plus forte. Axfood dispose désormais de la visibilité et de la transparence dont elle a besoin, ainsi que d’une solution évolutive pour l’avenir. Ce qui n’a pas changé, c’est la position d’Axfood en tant que l’un des principaux détaillants alimentaires de Suède. En tant que détaillant où vous pouvez trouver tout ce dont vous avez besoin pour un pique-nique, Axfood propose également des serviettes de table. Sans contrats rédigés dessus, bien sûr.

    Conclusion

    La mise en œuvre de Contract Management JAGGAER One chez Axfood a permis de réduire les délais de confirmation des contrats d’un pourcentage impressionnant de 70 %, améliorant ainsi considérablement l’efficacité de ses achats. En établissant une cohérence à l’échelle du groupe dans la gestion des contrats, Axfood a atteint l’uniformité et rationalisé les processus à travers ses diverses marques et unités commerciales. En outre, la plateforme alimentée par l’IA a renforcé la conformité et réduit les risques en offrant une meilleure visibilité et une plus grande transparence sur les relations avec les fournisseurs et les détails des contrats.

    « Le temps de rotation entre la discussion et la signature du contrat a été considérablement réduit. Alors qu’il fallait auparavant des semaines, il est aujourd’hui de cinq jours. »– Christian Dorch, Product Owner et Process Manager, Axfood
    Laptop and food

     

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