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    Cómo superar los retos en la gestión de categorías gracias a la innovación en la base de suministro

    Gestión de Categorías

    La gestión de categorías no es un concepto nuevo en la función de compras. Se introdujo inicialmente en la década de 1980 como un proceso de agrupación de productos en categorías específicas basadas en el uso que hacían los consumidores.

    La idea que subyace a la gestión de categorías es sencilla: segmentar las categorías de bienes y servicios de la empresa y organizar las actividades de compra en torno a ellas. Aunque pueda parecer que esto solo se puede llevar a cabo en una empresa grande, los beneficios que aporta hacen que valga la pena la inversión inicial. Siguiendo nuestra guía, podrás aprender a cómo superar la resistencia y crear una estrategia eficaz de gestión de categorías.

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    ¿Quién está involucrado?

    Antes de iniciar el proceso de la gestión por categorías, es importante saber quién participará internamente. Dependiendo del tamaño de la empresa, es posible que no tengas todas estas funciones establecidas, pero las más grandes tendrán cuatro figuras principales:

    • Los directores de compras supervisan cómo se conecta la estrategia de la categoría con el resto de la función de compras.
    • El responsable de la categoría se encarga de desarrollar una estrategia que minimice el riesgo y maximice el valor.
    • El Category Manager se encarga de ejecutar la estrategia a través de la plataforma de compras y de establecer asociaciones con proveedores importantes.
    • Los stakeholders internos no participan en la creación de la estrategia, pero compran de acuerdo con las directrices establecidas e impulsan el impacto en los resultados.

    Fijar las expectativas

    Los primeros pasos para implantar una estrategia de categoría son crear una visión estratégica y luego vender esa visión al resto de la organización. Es importante establecer expectativas realistas para obtener el apoyo necesario. Por ello, la visión global debe conectarse con los detalles para que sea completa y fácil de entender para los stakeholders.

    Construir una visión

    Hay que empezar por crear una lista inicial de categoría de gastos a través de una sesión de brainstorming. De esta manera, si unes estas categorías a los objetivos empresariales globales podrás comprobar cuáles deben ser prioritarias.

    Una vez que hayas reducido la lista de las categorías, es importante identificar las oportunidades que ofrece cada una de ellas. Un análisis DAFO, combinado con análisis de mercado y de tendencias, puede dar la visibilidad de dónde hay que centrarse y cuánto valor añadido aportaremos a la función de compras. En base a estas expectativas, el departamento de compras puede trazar los próximos pasos basándose en un conocimiento completo de los contratos existentes, los compromisos y la demanda prevista. Todos estos factores deben tenerse en cuenta para elaborar proyecciones más precisas. Una vez que tengamos estas proyecciones, es el momento de compartirlas.

    Promover la visión

    Un paso esencial para conseguir la aceptación del resto de la empresa es identificar a quién le afecta por lo que hay que dedicar tiempo a investigar qué stakeholders, Partners y proveedores se verán más afectados por el enfoque de la categoría. Inclúyelos en los análisis, no solo para resolver tus problemas, sino también tener en cuenta su aportación. Así se sentirán incluidos e involucrados en el proyecto, lo que disminuye la probabilidad de resistencia. Esta es la mejor oportunidad para convencerles del valor de un enfoque por categorías en toda la empresa.

    Optimización de la estrategia

    Una vez que se haya determinado la visión y se haya empezado a exponer los argumentos al resto de la organización, es el momento de empezar a analizar la ejecución del proyecto. ¿Cómo se pueden ajustar las tuercas y tomar medidas para ver los resultados? Este es el paso en el que se examina cómo se va a poner en práctica la estrategia.

    ¿Cómo es tu cartera de proveedores? ¿Qué cambios tienes que hacer para optimizar las categorías prioritarias? Establece indicadores clave de rendimiento (KPIs) para medir el progreso y analiza qué nuevos riesgos puedes introducir en cada categoría y cómo puedes mitigarlos.

    También tendrás que tomar algunas medidas a nivel interno, empezando por definir los pasos que debes dar para facilitar la gestión del cambio. De igual manera, tienes que analizar la capacidad de recursos internos para poder hacer predicciones realistas y argumentar la estrategia para incorporar más fácilmente a los nuevos miembros del equipo. En la línea de lo anterior, tendrás que profundizar un poco en tus datos para ver su amplitud, fiabilidad y dónde hay incidencias.

    Hay muchos puntos de acción por lo que tómate el tiempo necesario para elegir los que estén alineados con la estrategia general y con las prioridades de la organización, de modo que puedas hacer predicciones precisas y empezar a ver el progreso.

    Aprovechar la visibilidad

    Una vez que hayas puesto en marcha el proceso de gestión por categorías, es esencial que te asegures de tener una visión clara y fiable de los datos. Los beneficios de esto son dobles: proporciona un método para que las partes interesadas vean su progreso y proporciona al equipo información precisa sobre las actualizaciones.

    Para ello, un cuadro de mando por categorías es esencial. Permite tener una visión integral sin perder de vista los datos que hay detrás de sus KPIs. La mejor manera de crear un cuadro de mando de categorías completo es con un software de gestión de categorías específico, preferiblemente como parte de una solución que comparta datos con la gestión de los contratos, Sourcing, eProcurement, entre otros.

    Un esfuerzo continuo

    La gestión de categorías es un proceso constante y continuo. Más que un esfuerzo lineal con un final, es cíclico, lo que significa que se debe reevaluar y mejorar constantemente para mantenerse a la vanguardia. Para ello, se necesitarán procesos estandarizados con métricas claras con las que se pueda medir el progreso y la capacidad de obtener la aprobación y compartir los informes con los stakeholders de toda la organización.

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    Additional Resources

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