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    Procurement pubblico, come l’AI spinge l’innovazione dei processi d’acquisto

    Autonomous procurement

    Articolo pubblicato su Agenda Digitale (Network Digital360)

    A cura di Annalisa Giachi, Responsabile Ricerche, Promo Pa Fondazione e Carlo Moroni, Account Executive e Responsabile Settore pubblico di JAGGAER

    L’intelligenza artificiale applicata al procurement pubblico favorisce una proficua rivoluzione dei processi d’acquisto di amministrazioni ed enti, permettendo di superare fronti critici e spingere l’adozione di un virtuoso percorso di digitalizzazione della PA.

    Come il PNRR ha ben illustrato con i suoi obiettivi, la Pubblica Amministrazione è forse il soggetto primario che può e deve trarre il maggiore vantaggio da un evoluto percorso di digitalizzazione che includa in particolare l’intelligenza artificiale.

    Considerando il contesto molto frammentato e articolato, in cui il tasso di ripetitività delle operazioni è molto alto e standardizzato, ogni organizzazione pubblica può e deve avere una diversa focalizzazione per i propri acquisti in termini di strategie, regole e di priorità cui si accompagna, molto spesso, anche un diverso livello di maturità. La regola generale è che non è necessario risolvere “tutto e subito”: non tutti i processi devono essere rivoluzionati insieme ma ognuno va analizzato costruendo un percorso di priorità rispetto agli obiettivi.

    AI, le applicazioni nei processi di acquisto PA
    Per molti versi, il pubblico in Italia è molto più avanti rispetto ad altri Paesi, a dispetto della diversa opinione dei cittadini. Sono molte, infatti, le organizzazioni che hanno da tempo digitalizzato i propri processi di acquisto, almeno nelle componenti relative alla selezione dei fornitori, alla gestione dell’albo fornitori e a quella degli eventi negoziali. Non solo: in diversi casi siamo a una seconda generazione delle soluzioni adottate.

    Ma le contingenze attuali rendono necessario riconsiderare le soluzioni in essere, andando anche oltre la compliance ai requisiti procedurali normativi. Poche semplici domande possono chiarire questa necessità: quanto la mia soluzione mi permette di gestire in modo completo l’intero processo di acquisto, andando a guadagnare efficienza anche nella relazione con i fornitori in tutto il ciclo di vita cha va dalle previsioni di acquisto, alla scelta e tutte le fasi successive? quanto è già pronta all’interazione e integrazione con altri sistemi o soluzioni e quanto a censire in un automatico una reale svolta in ambito di sostenibilità ESG (Environmental, Social and Governance).
    Funzioni di Intelligenza Artificiale possono davvero semplificare l’iter interno dei processi più comuni: ad esempio suggerendo agli operatori i “passi” da seguire nella rotazione dei fornitori, a garanzia del pieno rispetto delle procedure; o ancora avvisando nel caso ci siano operazioni da completare entro una scadenza; fino ad ottimizzare l’esecuzione di chatbot in grado di fornire risposte alle domande poste dall’utente anche in linguaggio naturale, in maniera molto accurata. Intelligenza artificiale significa anche validazione intelligente dei documenti e dei contratti: un check oculato ed efficace, che tipicamente occupa molto tempo agli addetti.

    L’impatto delle nuove norme sugli appalti
    L’entrata in vigore del nuovo codice appalti, previsto entro marzo 2023, la qualificazione delle stazioni appaltanti, con il protocollo di intesa ANAC-PCM, dove la disponibilità di piattaforme telematiche nella gestione di procedure di gara sarà un requisito obbligatorio di qualificazione e il completamento della Banca Dati Nazionale dei Contratti pubblici in capo ad ANAC sono tre fattori cruciali che daranno impulso a questo processo di digitalizzazione ormai inevitabile.

    Le potenzialità sono enormi, sia nella fase della gestione della procedura di gara, sia in quelle a monte e a valle per l’osservazione e l’analisi delle tendenze nell’uso degli strumenti di acquisto, delle dinamiche di mercato e di spesa e dei comportamenti di amministrazioni aggiudicatrici e operatori economici.

    Le priorità
    L’efficacia delle nuove tecnologie dipende tuttavia da alcuni fattori fondamentali: in primis, la riorganizzazione dei processi interni alle stazioni appaltanti con una trasformazione delle modalità organizzative e di lavoro. Poi, la formazione del personale, per l’inserimento nella PA di professionalità con competenze tecnologiche evolute e comunque con soft skill adeguate alla gestione dei cambiamenti. Lato operatori di mercato, le tecnologie richiedono la presenza di operatori strutturati, iperspecializzati, in grado di effettuare e sostenere investimenti importanti sviluppando una cultura aziendale, nuove competenze e la capacità di ri-ingegnerizzare il design dell’operatività consueta.

    Senza queste chiavi, il processo non potrà avere la giusta energia propulsiva per sostenere questo importantissimo salto in avanti.

    Additional Resources

    Maturity Assessment

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