À propos du gouvernement gallois
Le gouvernement gallois est le gouvernement décentralisé du Pays de Galles, un pays comptant 3 156 000 habitants, et il est responsable de domaines politiques tels que la santé, l’éducation, le développement économique, les transports et le gouvernement local. Il se compose d’un Cabinet et de vice-ministres, appuyés par plus de 5 000 fonctionnaires. Son budget en 2019-2020 s’élevait à 18,4 milliards de livres sterling, dont 80 % provenaient d’une dotation du gouvernement britannique et le reste de recettes fiscales locales.
La relation du gouvernement gallois avec JAGGAER remonte à l’époque de la loi sur le gouvernement du Pays de Galles de 2006, qui a fait du gouvernement décentralisé une réalité. Depuis lors, les achats ont connu plusieurs réorganisations, mais JAGGAER reste le logiciel de référence pour les appels d’offres dans de nombreux services du gouvernement gallois, des autorités locales, du NHS Wales et de diverses agences.
Le défi
David Nicholson est responsable du service commercial et des achats – Digital et TIC – du gouvernement gallois à Cardiff. En 2018, le Secrétaire du Cabinet pour les Finances et le Gouvernement local a annoncé une réorientation du National Procurement Service et de Value Wales sous la forme d’une déclaration écrite, évoquant la nécessité d’un plan d’action numérique pour les achats. Avec l’aide de Gartner Consulting, ce projet a été élaboré dans le cadre d’une série d’ateliers en trois piliers couvrant la demande, la gouvernance et l’offre en mars 2019. Il a ensuite été affiné grâce aux retours de l’ensemble du secteur public gallois, dans l’objectif d’assurer une continuité maximale des activités en tirant davantage de valeur des outils et ressources existants.
« Mon équipe a hérité d’une série d’outils obsolètes et de services externalisés, au moment même où nous étions confrontés à deux défis majeurs : la crise du Covid-19 et le Brexit. Ces deux événements ont rendu la planification particulièrement difficile », a déclaré David Nicholson, « mais nous réalisons de bons progrès. »
Bien que le Pays de Galles continue pour l’instant à appliquer la directive européenne sur les marchés publics, la réforme du système de passation des marchés se profile à l’horizon et d’autres changements sont en cours, créant une certaine incertitude dans toutes les administrations publiques britanniques. Trois nouveaux responsables des technologies numériques sont nommés dans le secteur public gallois, en charge respectivement de la santé, de l’administration locale et des agences et « organismes indépendants » du gouvernement gallois tels que Natural Resources Wales. Ils définiront leurs stratégies numériques. À cela s’ajoutent des considérations législatives telles que la loi de 2015 sur le bien-être des générations futures (Pays de Galles), qui fixe des obligations aux organismes publics, ainsi que, pour l’avenir, plusieurs engagements de programme liés au plan d’action numérique.
Une étape importante dans le parcours de transformation numérique
Le gouvernement gallois utilise JAGGAER pour son portail de sourcing et d’appels d’offres, eTenderWales / eDendro Cymru, et début 2019, dans le cadre des efforts de l’équipe eProcurement pour mettre en œuvre le plan d’action numérique dans les limites décrites ci-dessus, il a exploré les moyens d’étendre l’utilisation du logiciel JAGGAER. Outre la vaste expérience de JAGGAER dans le secteur public, associée à la facilité d’utilisation du logiciel, l’un de ses avantages est qu’il est multilingue, prenant en charge à la fois l’anglais et le gallois.
« Nous avons mis en œuvre la fonctionnalité de signature électronique DocuSign dans eTenderWales avant que le Covid-19 ne frappe, et cela s’est rapidement avéré être une décision très bénéfique. Sans cela, je ne sais vraiment pas comment nous aurions pu traverser la pandémie. Avant l’apparition des signatures électroniques, chaque contrat devait être signé par une personne habilitée, qui devait être physiquement présente. Les documents devaient ensuite être numérisés et intégrés au système de gestion documentaire. Avec les confinements et les fermetures de bureaux, cela représentait un risque sanitaire et entraînait des retards importants. Il pouvait falloir des semaines pour qu’un contrat soit signé. Avec DocuSign, cela ne prend que quelques minutes et le contrat est automatiquement enregistré dans le système de gestion documentaire », a expliqué M. Nicholson. « Et tout cela confortablement depuis ma maison ! »
Depuis l’apparition du Covid-19 et la nécessité de travailler à distance à la mi-mars 2020, plusieurs centaines de documents contractuels ont été signés électroniquement et de manière sécurisée à l’aide de DocuSign. « Si cette approche est étendue à toutes les équipes achats, les gains de productivité seront énormes », a déclaré M. Nicholson. Il reconnaît qu’il existe une opportunité majeure de tirer davantage parti de la transformation numérique des achats en général, et de la plateforme JAGGAER One en particulier.
« Il a été relativement facile de faire adopter cette démarche pour les achats liés au digital et aux TIC, car les fournisseurs s’y attendent : c’est leur univers. Le défi consiste désormais à l’étendre aux autres services et autorités qui utilisent JAGGAER. En tant que communauté d’acheteurs, nous devons penser numérique et, s’il y a quelque chose de positif à retenir de la pandémie, c’est l’acceptation plus large des technologies numériques et la reconnaissance de la nécessité de la transformation numérique.
« Il s’agit d’une étape importante, car elle permet de communiquer des avantages clairs et tangibles à tous les utilisateurs potentiels, fournisseurs comme acheteurs, en particulier dans le contexte actuel, mais aussi à plus long terme. L’utilisation à distance des technologies numériques dans le processus achats a conduit à une plus grande inclusivité, une meilleure collaboration et une plus grande agilité organisationnelle. Cela nous permet de sortir de la routine et de nous concentrer sur des activités à valeur ajoutée – et il est essentiel de capitaliser sur ces progrès », a conclu M. Nicholson.
Télécharger l’étude de cas du gouvernement gallois en PDF
Les avantages
- Solution d’eTendering pour la gestion centralisée des fournisseurs, du sourcing et des contrats
- Fonctionnalité de signature électronique DocuSign intégrée au flux de travail
- Utilisation sûre et pratique pendant les confinements liés au Covid-19
- Fait progresser le plan d’action numérique du gouvernement gallois
- Démontre des avantages concrets pour l’ensemble de la communauté des achats du secteur public
