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    Success Story

    La firma digital de contratos asegura la continuidad de la actividad del Gobierno de Gales

    Acerca de…

    Con una población de 3.156.000 habitantes, es responsable de ámbitos políticos como la sanidad, la educación, el desarrollo económico, el transporte y la administración local. Está formado por un Gabinete y viceministros, apoyados por más de 5.000 funcionarios. Su presupuesto en 2019-20 fue de 18.400 millones de libras esterlinas, de los cuales el 80% proviene de una asignación del gobierno del Reino Unido y el resto de los impuestos recaudados localmente.

    La relación del Gobierno de Gales con JAGGAER se remonta aproximadamente a la época de la Ley del Gobierno de Gales de 2006, que hizo realidad el gobierno descentralizado. Desde entonces, la contratación pública ha pasado por un par de reorganizaciones, pero JAGGAER sigue siendo el software elegido para la licitación en muchos departamentos del Gobierno de Gales, las autoridades locales, el NHS de Gales y varias agencias.

    Descarga el caso de éxito en inglés 

    Public sector

    «Implementamos la funcionalidad de la firma digital de DocuSign en eTenderWales antes de que se produjera la Covid-19, fue una decisión muy oportuna. Sin ella, realmente no sé cómo habríamos podido sobrellevar la pandemia».

    David Nicholson

    Jefe de comercio y compras – rama digital y de TIC

    Gobierno de Welsh

    El reto

    David Nicholson es Jefe de Comercio y Contratación de la rama digital y de TIC del Gobierno de Gales en Cardiff. En 2018, el Secretario del Gabinete de Finanzas y Gobierno Local, anunció un reenfoque del Servicio Nacional de Contratación por escrito, refiriéndose a la necesidad de un plan de acción digital. En marzo de 2019, con el apoyo de Gartner Consulting, esto se llevó a cabo a partir de una serie de talleres divididos en tres pilares que cubren la demanda, la gobernanza y la oferta. Se perfeccionó con los comentarios del sector público galés en general, con el fin de garantizar la máxima continuidad del negocio obteniendo más valor de las herramientas y los recursos existentes.

    «Mi equipo heredó una serie de herramientas y servicios subcontratados, justo cuando nos enfrentamos a los dos enormes desafíos: la Covid-19 y el Brexit. Ambos hicieron que la planificación fuera un reto excepcional, pero estamos haciendo buenos progresos», explica Nicholson.

    Aunque por el momento Gales seguirá aplicando la Directiva Europea de Contratación Pública, la reforma del sistema de contratación está en el horizonte y hay otros cambios en marcha, que crean cierta incertidumbre en todas las administraciones públicas del Reino Unido. Se van a nombrar tres nuevos directores digitales en todo el sector público galés, responsables de la sanidad, la administración local y las agencias del gobierno galés y los «organismos autónomos», como Natural Resources Wales. Estos organismos establecerán sus estrategias digitales. Además, hay consideraciones legislativas como la Ley de Bienestar de las Generaciones Futuras (Gales) de 2015, que establece obligaciones para los organismos públicos, y, de cara al futuro, varios compromisos manifiestos que están relacionados con el plan de acción digital.

    Un paso importante en el camino digital

    El Gobierno de Gales utiliza JAGGAER para su portal de contratación y licitación, eTenderWales / eDendro Cymru y, a principios de 2019, como parte de los esfuerzos del equipo de contratación electrónica para implementar el plan de acción digital dentro de las limitaciones descritas anteriormente, exploró formas de ampliar el uso del software JAGGAER. Además de la amplia experiencia de JAGGAER en el sector público, junto con la facilidad de uso del software, una de las ventajas es que JAGGAER es multilingüe, ya que admite tanto el idioma inglés como el galés.

    «Implementamos la función de firma digital de DocuSign en eTenderWales. Lo hicimos antes de la Covid-19, lo que resultó ser una decisión muy oportuna. Sin ella, no sé cómo habríamos podido hacer frente a la pandemia. Antes de que tuviéramos firmas digitales, todos los contratos tenían que ser firmados por una persona con autoridad para hacerlo, que tenía que estar físicamente presente. Luego había que escanearlos y cargarlos en el sistema de gestión de documentos. Con los cierres de las oficinas, esto suponía un riesgo para la salud y provocaba importantes retrasos. Podían pasar semanas hasta que se firmaba un contrato. Con DocuSign, se tarda sólo unos minutos y el contrato se archiva en el sistema de gestión de documentos automáticamente», aclara Nicholson. «¡Y todo desde la comodidad de mi casa!».

    Desde el estallido del Covid-19 y la necesidad de trabajar a distancia, a mediados de marzo de 2020, varios centenares de documentos contractuales se firmaron electrónicamente y de forma segura con DocuSign. «Si esto se extiende a todos los equipos de compras, el beneficio de la productividad será enorme», comenta Nicholson. Reconoce que hay una enorme oportunidad de obtener más beneficios de la transformación digital de la contratación en general y de la plataforma JAGGAER One en particular.

    «Ha sido relativamente fácil impulsar esto para la contratación digital y de las TIC, ya que los proveedores lo esperan: este es su mundo. El reto ahora es extenderlo a otros departamentos y autoridades que utilizan JAGGAER. Como comunidad de contratación, tenemos que pensar en términos digitales y, si hay algo positivo que se desprende de la pandemia, es la mayor aceptación de las tecnologías digitales y la aceptación de la necesidad de la transformación digital», declara Nicholson.

    «Este es un paso importante en el camino, ya que comunica beneficios claros y tangibles a todos los usuarios potenciales. Tanto a los proveedores como a los compradores. Especialmente en el entorno actual, pero más allá. El uso a distancia de las tecnologías digitales en el proceso de contratación ha dado lugar a una mayor inclusión, colaboración y agilidad organizativa. Nos permite alejarnos de la rutina y centrarnos en actividades de valor añadido, y es de vital importancia que aprovechemos este progreso», concluye Nicholson.

    Procurement in the Public and Private Sectors: Is There Really Much Difference?

    Beneficios

    • Solución central de gestión de proveedores, abastecimiento y gestión de contratos eTendering
    • Funcionalidad de firma electrónica DocuSign integrada en el flujo de trabajo
    • Uso seguro y cómodo durante el bloqueo de Covid-19
    • Impulso del plan de acción digital del Gobierno galés
    • Demostración de las ventajas prácticas a la comunidad de contratación del sector público en general

    Más información sobre las soluciones JAGGAER.

    Additional Success Stories

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