Profil du client
La mission du Centre de recherche sur le cancer Fred Hutchinson est l’élimination du cancer et des maladies apparentées comme causes de souffrance et de décès humains. Souvent appelé « Fred Hutch », le centre mène des recherches de très haut niveau afin d’améliorer la prévention et le traitement du cancer et des maladies associées.
Abritant trois lauréats du prix Nobel, des équipes interdisciplinaires de scientifiques de renommée mondiale à Fred Hutch recherchent des approches nouvelles et innovantes pour prévenir, diagnostiquer et traiter le cancer, le VIH/SIDA et d’autres maladies potentiellement mortelles. Les travaux pionniers de Fred Hutch dans le domaine de la transplantation de moelle osseuse ont conduit au développement de l’immunothérapie, qui exploite la puissance du système immunitaire pour traiter le cancer. Institut de recherche indépendant à but non lucratif basé à Seattle, Fred Hutch abrite le premier programme national de recherche sur la prévention du cancer, ainsi que le centre de coordination clinique de la Women’s Health Initiative et le siège international du Réseau d’essais de vaccins contre le VIH.
Défis
En 2009, Fred Hutch était en pleine expansion. Le centre de recherche venait de poser la première pierre d’une nouvelle installation et des plans étaient en place pour en ajouter deux autres au cours de la décennie suivante. Parallèlement à cette croissance enthousiasmante, une certaine inquiétude régnait dans les laboratoires et le service des achats : ils savaient que leur mode d’approvisionnement actuel laissait à désirer. Au-delà de l’inefficacité, il était clair que, pour continuer à se développer et à mener la lutte contre le cancer, leur manière de gérer les achats n’était pas viable à long terme.
Mark Burch, directeur du matériel au centre, recherchait une solution capable d’évoluer avec Fred Hutch et de réduire les processus chronophages qui submergeaient les chercheurs de tâches administratives, les détournant de leur mission première : sauver des vies.
Mark constatait ce problème de près depuis son arrivée à Fred Hutch en 1999. « Le processus de commande d’un seul article, qu’il s’agisse d’un produit chimique ou d’une fourniture de bureau, était extrêmement inefficace », explique-t-il. Un chercheur devait consulter un catalogue papier dans son laboratoire – en espérant qu’il soit à jour – trouver l’article recherché, puis remplir une demande papier de trois pages. Il inscrivait le nom du fournisseur, le numéro du produit, etc., avant de placer le formulaire dans une enveloppe interne, récupérée ensuite par le service de courrier et envoyée aux achats. Là, quelqu’un devait trier une pile de demandes papier et les soumettre à un acheteur agréé, qui décidait s’il s’agissait du fournisseur approprié, puis contactait ce dernier par téléphone.
Et le processus ne s’arrêtait pas là. Lors de cet appel, l’acheteur devait confirmer la disponibilité et le prix, utiliser ces informations pour finaliser la demande, attribuer un bon de commande, l’envoyer au fournisseur, puis saisir manuellement l’ensemble dans le système ERP. « Il fallait ensuite attendre six à dix jours pour recevoir l’article. » Burch savait que cela devait changer et, même si l’organisation avait tenté à un moment de développer sa propre solution technologique, elle s’est rapidement rendu compte qu’elle ne disposait pas de l’expertise nécessaire pour déployer un tel système à grande échelle. La recherche d’un fournisseur de solutions était donc lancée.
Cependant, une organisation de renommée mondiale comme Fred Hutch ne travaille pas avec n’importe qui ; le centre recherche des partenaires qui « apportent les mêmes compétences, la même concentration et la même énergie » que celles qui font sa réputation. Fred Hutch cherchait un partenaire capable de lancer le nouvel outil achats avec 40 fournisseurs actifs – un objectif ambitieux, mais essentiel pour encourager l’adoption du système par les chercheurs, explique Burch. « Si le système n’était pas mis en ligne avec tout le contenu auquel mes clients scientifiques internes sont habitués et ne proposait pas les articles dont ils ont besoin, leur première impression serait que cela ne vaut pas leur temps, et ils ne l’utiliseraient pas. »
Solution
Avec JAGGAER, Fred Hutch a trouvé exactement le partenaire qu’il recherchait dans la lutte contre le cancer. Lors de son déploiement, la solution eProcurement de JAGGAER comptait déjà 40 fournisseurs actifs. Ce nombre est rapidement passé à près de 300, grâce à la facilité avec laquelle l’équipe achats de Fred Hutch peut ajouter des catalogues au marché en ligne rendu possible par eProcurement. La majorité de ces fournisseurs hébergent leur contenu dans la solution, un point particulièrement apprécié par le centre, car cela lui donne davantage de contrôle et lui permet d’obtenir des données précieuses sur les activités d’achat.
L’analyse basée sur les données d’eProcurement permet d’exploiter efficacement les fonctionnalités d’automatisation et de mieux gérer les dépenses. Les capacités analytiques de l’outil ont été un critère clé pour Fred Hutch lors de sa recherche de solutions : « Si vous n’avez pas un bon guide pour vous orienter à travers les montagnes de données qu’un outil produit et en extraire des informations pertinentes pour votre entreprise, vous perdez du temps et de l’argent », explique Burch. « JAGGAER se distingue par sa capacité à comprendre les besoins des clients dans la gestion de leur activité et à ajuster les analyses en conséquence afin de soutenir efficacement ces actions. »
Résultats finaux
- 85 % des dépenses gérées dans le système JAGGAER.
- Le volume traité a été multiplié par huit pour atteindre 480 millions de dollars en 2017, avec 20 % d’acheteurs en moins, grâce à l’automatisation et aux demandes électroniques.
- 300 fournisseurs, dont la plupart avec du contenu hébergé, sont actifs sur le portail d’achats de Fred Hutch.
- Les ventes auparavant orientées vers des fournisseurs tiers sont désormais redirigées vers des fournisseurs principaux.
Depuis son partenariat avec JAGGAER, le service des achats de Fred Hutch a multiplié son volume par huit, avec 20 % de personnel acheteur en moins. Contrairement à l’ancien processus d’achat long et complexe décrit précédemment par Burch, les chercheurs peuvent désormais accéder à la plateforme JAGGAER et commander facilement les articles nécessaires via eProcurement. Grâce à des outils simples tels que la recherche par mots-clés et les listes de favoris, il ne faut que quelques instants pour afficher une liste d’articles validés et négociés en termes de prix. Ensuite, une simple validation envoie les demandes aux achats ; le système ERP convertit alors (sur une base horaire) les demandes en bons de commande et les transmet au système de traitement des fournisseurs.
Cela a permis à Fred Hutch de convertir 72 % des demandes en bons de commande et de les expédier le jour même ; 18 % supplémentaires sont traitées le lendemain. Une telle efficacité renforce la confiance dans les laboratoires, et les articles sont reçus en un tiers du délai précédent : en moyenne un à trois jours. Les coûts d’inventaire ont également connu des réductions significatives – la principale source d’économies, selon Burch – car ce délai rapide permet aux scientifiques de fonctionner davantage selon un modèle « juste à temps », sans devoir stocker des matériaux pour des besoins futurs incertains ou attendre une ou deux semaines pour une livraison.
Au-delà des économies réalisées, ce système d’achat amélioré permet quelque chose d’encore plus crucial : il libère le temps et l’énergie des chercheurs pour leur travail vital, au lieu de les consacrer à la gestion des fournitures. Lorsqu’un chercheur issu d’une grande université a récemment rejoint Fred Hutch, raconte Burch, il a déclaré que le principal avantage de son arrivée au centre était d’avoir récupéré une heure, voire une heure et demie par jour auparavant consacrée à la gestion des stocks du laboratoire. Cela représente un temps considérable désormais dédié à la prochaine avancée en matière de traitements contre le cancer ou d’immunothérapie. Comme le résume Burch : « JAGGAER aide l’équipe de recherche de Fred Hutch à se recentrer sur le travail révolutionnaire qu’elle seule peut accomplir. »
