Un important prestataire de soins de santé se tourne vers JAGGAER

Patient signing in as doctors and healthcare professionals use computers

Profil

Les prestataires de soins de santé ont des besoins en matière d’achats propres à l’industrie et qui ne sont généralement pas résolus par des solutions toutes faites. L’un des principaux réseaux de soins de santé des Etats-Unis, basé en Californie, a constaté que ces besoins étaient difficiles à satisfaire lorsqu’un appel d’offres a été lancé pour gérer les achats d’implants orthopédiques pour des opérations chirurgicales. Leur système existant était lourd, difficile à utiliser et n’était pas adapté aux défis du système de santé.

“Le système de demande standard de notre ERP était tout simplement trop lourd”, a décrit le responsable des opérations de la chaîne d’approvisionnement. “Nous avions besoin d’un système qui permettrait aux gens d’obtenir facilement les produits dont ils ont besoin et qui nous aiderait à gérer nos dépenses”.

Le prestataire de santé a mené des recherches sur les solutions et a découvert que JAGGAER proposait un ensemble de modules adaptés au secteur des soins de santé. Le fournisseur a mis en œuvre la solution d’eProcurement de JAGGAER avec la solution Contrats +.  Il a ainsi pu améliorer son efficacité et le respect des dépenses grâce à la possibilité d’orienter les achats en fonction des contrats tout en faisant respecter les limites de dépenses, le tout avec des notes élevées pour la facilité d’utilisation.

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JAGGAER nous a permis de maîtriser la grande partie de nos dépenses qui n’étaient pas gérées, y compris le respect des contrats et l’exploitation des fournisseurs. Nous achetons les bons articles au bon prix auprès de la bonne source, dans le cadre d’un contrat.

Supply Chain Operations Manager,

Premier prestataire de soins de santé

Challenge

L’un des principaux réseaux de santé à but non lucratif du pays gère des établissements dans plus de 100 quartiers du nord de la Californie. Le réseau emploie plus de 68 000 médecins, infirmières, aides-soignants et bénévoles, qui s’occupent de la région composée d’hôpitaux, de centres de chirurgie, d’installations de recherche médicale et de cliniques.

Le fournisseur dépense généralement plus de 300 millions de dollars par an pour les matériaux achetés. Les chirurgies orthopédiques représentent l’un de leurs services les plus importants, ce qui constitue un défi unique en matière d’achats.

“Nous devons créer l’OP après que le produit soit déjà dans le patient”, explique le responsable des opérations de la Supply Chain. “Il est donc difficile de maintenir la conformité et la visibilité de notre système de réquisition”.

Pire encore, la fonction de réquisition dans leur ERP était extrêmement lourde. “Les recherches étaient trop « littérales ». Vous deviez entrer le nom exact du produit que vous recherchiez, et il n’y avait pas de place pour l’erreur”, a-t-il ajouté. “En fait, vous ne pouviez pas trouver ce que vous cherchiez.”

En conséquence, les gens commandaient des produits directement auprès des fournisseurs au lieu d’utiliser le système ERP, ce qui signifie qu’ils étaient en dehors de tout contrat, et leur département n’avait aucune visibilité sur ces dépenses.

Solution

“Nous avions besoin d’une expérience B2B de type Amazon”, a expliqué le Supply Chain Operations Manager en faisant référence au système B2C intuitif et chaleureux du retailer en ligne. Bien que cela soit important, leur système d’achat devait également leur fournir une plus grande visibilité et un meilleur contrôle du processus de demande d’achat.

Une visibilité et un contrôle accrus sont essentiels pour le cabinet de chirurgie orthopédique du prestataire.

Après avoir examiné plusieurs solutions différentes, le prestataire de soins de santé a choisi les solutions eProcurement et Contrats+ de JAGGAER pour leur facilité d’utilisation et leur applicabilité au secteur de soins de santé. “Ils avaient l’expérience B2B la plus proche de celle d’Amazon”, a déclaré le Supply Chain Operations Manager.

“Nous avons plus de 8 000 personnes qui accèdent au système. Notre système ERP ne pouvait pas faire ce que fait la solution JAGGAER”.

Chiffres:

  • 97 % de tous les achats sont désormais maîtrisés

 

  • 100 % des achats orthopédiques passent par les canaux appropriés

 

  • Des fournisseurs satisfaits et plus engagés
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Résultats

Bien qu’elle ne touche qu’une partie de l’entreprise, l’amélioration du processus de demande de chirurgie orthopédique a eu un grand impact. “Avant d’utiliser JAGGAER, moins de la moitié de nos demandes passaient par les canaux appropriés”, confirme le Supply Chain Operations Manager. “Cela signifie qu’elles n’étaient ni approuvées ni achetées sous contrat.”

Grâce à JAGGAER eProcurement, 97 % de tous les achats et 100 % des achats orthopédiques passent par les canaux appropriés, ce qui permet de maximiser les économies de coûts, d’accélérer les temps de cycle et de réaliser des économies d’échelle.

Ce succès est dû à l’interface utilisateur intuitive du système, “lorsque les gens peuvent utiliser le système facilement, ils passent moins de temps à commander des matériaux et ils peuvent faire leur travail plus efficacement”, explique-t-il, ajoutant que les fournisseurs apprécient également le nouveau système. “Nos fournisseurs sont également plus satisfaits et participent à ce processus, car ils sont évidemment payés beaucoup plus rapidement”, explique le Supply Chain Operations Manager.

Pour le prestataire de soins de santé, l’essentiel est de pouvoir mieux gérer ses dépenses. “JAGGAER nous a permis de connaître et maîtriser la grande partie de nos dépenses qui n’étaient jusqu’ici pas gérées”, conclut-il, ajoutant que cela aide à respecter les contrats et à tirer parti des fournisseurs. “Nous achetons les bons articles au bon prix auprès de la bonne source, sous contrat”, ajoute-t-il.

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