Mantener el flujo de caja y la liquidez en la "nueva normalidad"

Con más de 25 años en compras y aprovisionamiento en JAGGAER, Bruce Logan tiene mucha experiencia en definir estrategias para mantener el flujo de caja y controlar la liquidez. Es por eso que recientemente ha participado en un webinar llamado Money in Hand: How to Adapt Promptly and Conserve Your Cash. En este artículo queremos compartir con vosotros algunas de las preguntas que recibió durante el webinar sobre cómo mantener el flujo de caja durante situaciones de pandemia como la que estamos viviendo.

¿Cómo pueden las organizaciones sin un equipo de compras reducir maverick para que puedan empezar a conservar la liquidez?

Esa es una gran pregunta, porque con demasiado gasto en maverick se ve un impacto significativo en la liquidez. He trabajado con muchas organizaciones que no necesariamente tienen un departamento de compras y la clave es comunicarse eficazmente. Todos en la organización deben comprender que se han negociado los precios, las compras de una sola vez pueden parecer más baratas en el momento, pero hay descuentos por niveles y umbrales para ahorros adicionales.

Controlar el gasto no solo ahorra dinero al equipo de compras, sino que ayuda a cada departamento a mantenerse dentro del presupuesto que tienen asignado. Comunicar de una manera clara esto ayuda a la organización a ver a Compras no como un departamento ejecutor, sino como un socio estratégico. Hay que crear esa unidad, especialmente en un momento como éste y decir, «Oye, tenemos que mantener el efectivo por un tiempo. Ayúdanos aquí.»

¿Es también la mejor manera de controlar el gasto?

En primer lugar, es importante tener en cuenta que controlar el gasto y evitar maverick está relacionado, pero no son sinónimos. En muchos casos, los equipos de compras podrían decir que no tienen maverick porque cuando miran el gasto que están gestionando, la mayor parte de él va a proveedores contratados. Pero podría haber una gran parte de gasto que ni siquiera ven.

Si pensamos en departamentos como Marketing o Facilities. ¿Acude el departamento de Marketing a Compras cada vez que necesita realizar una acción? ¿Facilities acude a Compras cuando necesita un proveedor único o máquinas de café nuevas en la sala de descanso? En algunas compañías, sí. Pero en otras, ese gasto está completamente fuera de la opinión del departamento de Compras, por lo que no está controlado.

Uno de mis roles en JAGGAER es hacer evaluaciones de valor. Analizo en profundidad las finanzas de una empresa y encuentro que en muchos casos, el departamento de compras sólo está gestionando el 30% del gasto. Ese es un gran problema. Podrías tener hasta el último céntimo de ese porcentaje con proveedores contratados y aún te falta el 70% de tus ahorros potenciales. Necesitas involucrarte con departamentos donde no tienes tanta supervisión. Analizar el gasto general y saber qué porcentaje estás abordando realmente. Según mi experiencia, el 60-80% es gasto, así que asegúrate de que lo estás administrando.

Has hablado mucho sobre tu experiencia con las negociaciones de proveedores. ¿Qué consejo tendrías para el proceso de negociación en sí?

Sí, negociar tasas con tus proveedores es clave para mantener la liquidez. Lo primero y más importante es tener datos, hay que conocer cuál es tu posición y por qué, porque el comercial sentado al otro lado de la mesa te dirá que no cree lo que hay en la pila de papeles que tienes.

Intenta alinear tu estrategia de negociación a la baja al principio del proceso, es decir, empieza por acordar algo, por pequeño que sea. Todo el mundo quiere ganar-ganar, así que establece ese tono de inmediato. Otro factor importante es entender que todo tiene valor, le hayas puesto un número o no. La información tiene valor, entiende cuál es el valor de la información de puntos sin precio para ti, pero si para tu proveedor y utilízalo como punto de partida para negociar.

¿Cómo pueden las organizaciones llevar a cabo las técnicas que has mencionado para mantener el flujo de caja, en escenarios hipotéticos o revisiones regulares de contratos, y usarlas como estrategias a largo plazo?

Revisar los contratos para cosas como los descuentos dinámicos ayudará a aumentar la liquidez. La planificación de “qué pasaría si…”, ayuda mucho a la hora de desarrollar planes para el futuro. Utiliza esta situación inusual como una oportunidad de aprendizaje y construye el conocimiento de cómo realizar estas actividades. Tener memoria es importante porque si olvidamos, empezaremos de nuevo desde la casilla de salida. Una vez que las cosas se estabilicen un poco y hayan vuelto la normalidad, tómate el tiempo para elaborar estrategias. ¿Cómo usarás estas nuevas habilidades que has aprendido durante este tiempo para poder sacar el máximo partido?

Hay muchas maneras diferentes de estudiar los gastos e ingresos, si no te has detenido en analizar esto antes, es probable que lo estés haciendo ahora para mantener el flujo de caja. Así que algunas de estas técnicas deber ser ahora parte de tu caja de herramientas, tómate tu tiempo una vez que las cosas se asienten para examinar dónde y cuándo se usan mejor.

¿Cómo gestionas los recursos entre las soluciones a corto plazo y la planificación a largo plazo?

Muchos equipos de compras están atados de manos en cuanto a recursos. Siempre hay demasiadas cosas que hacer y no hay suficiente tiempo. Es importante ser realista sobre lo que puedes lograr, no se puede hacer todo a la vez, y probablemente no se pueda hacer todo lo que quieres en una semana.

Trato de ver las cosas como partes de tiempo y bloquear mi horario para tareas específicas. De esa manera se hacen progresos en todo al mismo tiempo. Bloquea tres horas en un día para centrarse en las tareas a corto plazo y, a continuación, dos horas al día siguiente para trabajar en la planificación futura.

Es posible que algunas tareas tarden más de lo esperado o mucho menos. Pero, con el tiempo comenzarás a entenderlo y predecir mejor las escalas de tiempo, para que puedas seguir progresando.