Con frecuencia escucho a los profesionales de compras hablar de las dificultades para implantar un proceso firme de gestión por categorías.
Ya sea un problema de estrategia, un problema de alineación o problemas de implementación, parece que la gestión por categorías es algo difícil.
Por ello, quería compartir las Reglas de Oro para la gestión de categorías y consejos para construir una estrategia de categorías sólida.
¿Qué es la gestión por categorías?
Antes de entrar en las Reglas de Oro, recapitulemos qué es la gestión por categorías la cual tiene un largo recorrido que nos ha llevado a nuestro modelo actual de las categorías de las compras.
Creada en los años 80, la gestión por categorías era originalmente el proceso de agrupar productos en categorías basadas en el uso que los consumidores hacían de ellos. Dirigida por los equipos de marketing, la gestión por categorías ayudaba a los minoristas a aumentar las ventas minimizando la competencia entre sus propios productos.
Hoy en día, el término ha evolucionado para identificar un proceso de mejora de la eficiencia en las cadenas de suministro, pero en su esencia, sigue tratándose de agrupar artículos para maximizar el valor. Según el CIPS, la gestión por categorías es un enfoque estratégico que organiza los recursos de compra para centrarse en áreas específicas de gasto.
Los profesionales de la gestión de categorías pueden centrarse en una categoría específica y realizar análisis de mercado o de precios para ese grupo concreto. Al aprovechar esto en las decisiones de compra, pueden crear un mayor ROI que los modelos de compra tradicionales.
Las «Reglas de Oro» para la estrategia de la gestión por categorías
Regla nº 1: Alinear las estrategias generales
Uno de los mayores retos cuando se intenta implantar cualquier proceso o tecnología nueva es la falta de alineación estratégica en toda la empresa.
Muchas veces, los procesos pueden convertirse en silos y tener estrategias separadas para sí mismos. Esto puede resultar muy perjudicial tanto para el nuevo proceso que se está implantando como para la empresa en general.
Cuando se trata de desarrollar y aplicar una estrategia de categorías, es importante tener en cuenta la estrategia general de la empresa. Es necesario alinearlas y tener en cuenta cualquier estrategia tecnológica, de Sourcing y de gestión de riesgos para evitar «quedarse atrás» a medida que se desarrolla la hoja de ruta estratégica de la empresa.
De lo contrario, se corre el riesgo de crear una estrategia de gestión de categorías sólida sobre papel, pero que en última instancia no se ajuste a las necesidades específicas de la empresa.
Regla nº 2: La colaboración es la clave
Esto nos lleva a otra pieza muy importante: la colaboración interfuncional. Nunca se insistirá lo suficiente en la importancia de reunir a un equipo completo al desarrollar una estrategia de gestión por categorías.
Es necesario contar con las personas que utilizarán el sistema, las que podrían ser propietarias de una categoría específica, así como el equipo que será propietario de la estrategia en sí; además de las diferentes regiones y unidades de negocio importantes.
Solo entonces se podrá obtener información realmente útil y comprender plenamente los casos de uso que se abordarán en el proceso de gestión por categorías.
La colaboración interfuncional subraya aún más la importancia de alinear las estrategias de principio a fin. Es necesario que los equipos de toda la empresa se adhieran a un conjunto de procesos uniformes para que la gestión por categorías sea eficiente y eficaz.
Regla 3: No hay que tener miedo a evolucionar
La única constante en este mundo es el cambio.
Las necesidades de tu empresa evolucionarán por lo que tienes que ser proactivo y flexible a la hora de hacer evolucionar la estrategia de gestión por categorías. Todo se reduce a alinear las estrategias y a tener en cuenta las necesidades del negocio. Si no se evoluciona con los cambios, el resultado será una estrategia de gestión por categorías ineficaz y anticuada.
La pandemia del virus Covid-19 y lo mucho que ha cambiado el panorama empresarial lo ponen de manifiesto. La cadena de suministro, el Sourcing y la gestión de riesgos desempeñan todos ellos un papel fundamental en una estrategia eficaz de gestión por categorías por lo que la mayoría de las empresas han cambiado significativamente sus perspectivas y necesidades para hacer frente a los retos provocados por el virus.
Aunque podemos esperar que algo de esta envergadura no vuelva a ocurrir pronto, tenemos que estar preparados para estos imprevistos y evolucionar con ellos, sean grandes o pequeños.
Regla nº 4: Confía en los datos
Siempre que se proporcionen datos relevantes y claros, la información que se obtenga será procesable y valiosa.
El análisis proporcionará una visibilidad muy necesaria sobre el rendimiento, o la falta de él en algunos casos.
Algunas de las preguntas más importantes que se plantean son: ¿Qué estrategias estás utilizando actualmente? ¿Cómo se pueden reducir mejor los costes en esta categoría? ¿Quién será el responsable de ejecutar las operaciones y acciones que se deriven de la estrategia? ¿Existen nuevos factores de mercado, tanto para el proveedor como para las compras, que no podamos controlar?
Obtener las respuestas a estas preguntas será lo que encaminará tu estrategia de gestión de categorías al siguiente nivel, y todo empieza por confiar en los datos.
Regla nº 5: Las soluciones integrales dan una ventaja competitiva
Tal vez no sea una Regla de Oro, pero he aquí un consejo basado en mi experiencia: Una solución integral como JAGGAER ONE cumple todos los requisitos que he enumerado anteriormente.
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