Perfil del cliente
E&I Cooperative Services es la única cooperativa de compras sin ánimo de lucro, centrada exclusivamente en atender las necesidades de la educación. Con más de 5.000 instituciones miembros de educación superior y el K-12, E&I ofrece una amplia cartera de contratos solicitados de forma competitiva actuando como una extensión de los departamentos de compras de sus miembros, proporcionándoles soluciones estratégicas de Sourcing que maximizan la facturación de las insitituciones. La Cooperativa existe desde 1934 y está creciendo rápidamente.
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Desafíos
Antes de 2018, E&I carecía de soluciones digitales integradas, sobre todo en la gestión de contratos y el Sourcing. La solicitud de ofertas era extremadamente laboriosa, ya que los proveedores presentaban las ofertas manualmente. El proceso de consideración dependía en gran medida del correo electrónico y de las hojas de cálculo de Excel, que se utilizaban para comparar las respuestas y las matrices de puntuación. El proceso de digerir estas enormes ofertas e impresas era arduo; el ciclo medio de la RFP era entonces de unos nueve meses.
En cuanto a la gestión de contratos, el sistema de firma y almacenamiento de la organización era autónomo y tenía una funcionalidad limitada. El resultado era un proceso de negocio de contratos desarticulado que a menudo hacía que los gestores pasaran una cantidad de tiempo desmesurada procesando documentos y organizando archivos.
E&I es muy selectiva a la hora de aceptar contratos, buscando la calidad por encima de la cantidad para ofrecer lo mejor a sus miembros. Con unos 150 contratos que gestionar, el equipo no da abasto ya que la organización tiene recursos limitados para gestionar este volumen de contratos y, como organización sin ánimo de lucro, el presupuesto es siempre lo más importante.
Cuando Ian Robbins se unió al equipo como vicepresidente de Sourcing estratégico y gestión de contratos en 2017, se entusiasmó con la oportunidad de ayudar a mejorar el proceso y crear valiosas eficiencias dentro de E&I.
La solución – Sourcing+
Robbins había implementado completamente JAGGAER anteriormente como miembro de E&I, primero en la Universidad de Montana y luego en la Universidad Estatal de Florida. Además, E&I ya había realizado un análisis de la solución antes de su llegada, que incluía a JAGGAER como Partner potencial.
En última instancia, la decisión de implantar JAGGAER se redujo a la integración. Uno de los criterios clave era una solución de Sourcing y una plataforma de gestión de contratos que funcionara de forma colaborativa. «No quería tener que recurrir a varias plataformas», comenta Robbins, reiterando que la organización necesitaba una verdadera integración. El equipo evaluó más de una docena de proveedores de soluciones antes de decidirse por JAGGAER Sourcing y Contracts+. «Quería aportar más valor internamente», añade Robbins.
Sourcing se implementó completamente en noviembre de 2019 y ahora, todas las RFP pasan por la plataforma JAGGAER Sourcing+. Entre ellas se encuentran las RFP de categorías como tecnología, MRO y mobiliario. Todo el onboarding y el registro de proveedores también ocurre en el sistema utilizando el registro de autoservicio.
Según Robbins, JAGGAER Sourcing+ ha ayudado a E&I a reducir el tiempo del ciclo de Sourcing de más de nueve meses a cuatro o cinco meses. «Esto supone una mayor eficiencia para E&I y un mayor valor para nuestros miembros», explica Robbins.
E&I optó por adoptar primero el Sourcing porque lo vieron como un camino más rápido para conseguir que los gestores de contratos estuvieran a bordo del nuevo sistema y sus procesos digitalizados.
Las ventajas fueron inmediatamente evidentes para el equipo de contratación. Una de las principales ventajas fue la posibilidad de estandarizar las respuestas a las ofertas, eliminando detalles innecesarios. Según Robbins, esto supuso un ahorro de tiempo considerable a la hora de revisar las respuestas. La plataforma también proporciona a los proveedores eficiencia en tiempo y costes a la hora de presentar su respuesta, ya que pueden hacerlo digitalmente.
La evaluación también es significativamente más fácil. Con toda la información ya digitalizada, no es necesario introducir o copiar datos manualmente. El equipo de evaluación puede ver y comparar las respuestas y puntuar varios factores de respuesta directamente en JAGGAER. Esto sustituye por completo la necesidad de destilar los datos, elaborar informes y digitalizar y cargar las respuestas completas en un sitio de SharePoint, lo que supone un ahorro de decenas de horas.
La siguiente solución: Contracts+
La Cooperativa ha implantado Contracts+ para la gestión completa del ciclo de vida de los contratos. La configuración, las plantillas y las bibliotecas se han construido, y la solución se ha puesto en marcha en otoño de 2021, incluyendo la plena integración con los sistemas existentes. «Ha sido un hito que llevábamos tiempo esperando», aclara Robbins.
Casey Laurienzo, directora de Operaciones Contractuales, se ha incorporado a E&I desde la Universidad Estatal de Florida para llevar el proyecto. E&I también ha nombrado a un nuevo vicepresidente de Tecnología, que ha establecido una emocionante y ambiciosa hoja de ruta tecnológica.
Anteriormente, E&I había utilizado una solución propia para los contratos, pero ésta proporcionaba poco apoyo. Han elegido Contacts+ sobre todo porque quieren tener todo en el mismo sistema. «Está claro que JAGGAER es el líder en este campo porque ningún otro proveedor tiene una solución eficaz tanto para los contratos como para el Sourcing», explica Robbins. Él y Laurienzo también señalan que tener todo almacenado en un único repositorio de contratos es una ventaja importante, junto con las plantillas de Contracts+, los flujos de trabajo y la integración de DocuSign.
“Las bibliotecas de cláusulas de Contracts+ ofrecen una potente herramienta para crear plantillas sofisticadas. Estoy entusiasmada con la perspectiva de explorar y utilizar la solución de creación de contratos y creo que será esencial para alcanzar los objetivos de crecimiento de la organización en los próximos años. La posibilidad de automatizar la inserción de determinadas cláusulas, en función del tipo de acuerdo, supondrá un impulso a la productividad y ayudará a garantizar una mayor coherencia”, explica Laurienzo.
Resultados finales
- Transformación digital de todos los envíos de ofertas para conseguir una mayor eficiencia
- Traslado del 100% de las presentaciones de ofertas a un portal digital
- Reducción del ciclo de solicitud de propuestas de más de nueve meses a 4-5 meses
- Traslado de todos los contratos y documentos asociados a un único repositorio
- Aceleración de la creación de contratos y reducción del tiempo de ejecución
- Garantía de coherencia en la elaboración de los contratos
- Plataforma tecnológica para los planes de crecimiento de E&I