Hoe JAGGAER en het Britse ministerie van Justitie de eisen inzake overheidsopdrachten overtreffen

Aanbestedingen in de publieke sector lijken soms vast te zitten op het gebied van innovatie. Vaak lijken de verschillen tussen de publieke- en de private sector enorm, maar ze worden vaak overdreven of verkeerd begrepen. Wij gingen om de tafel zitten met Richard Hogg, Managing Director van JAGGAER UK, en Jim Rawlings, Commercial Director bij de UK Ministry of Justice, om de uitdagingen van- en misvattingen over digitaal aanbesteden in de publieke sector te bespreken.

Veel voorkomende misvattingen

Een veel voorkomende misvatting over overheidsinkoop aldus Rich Hogg, is dat er een meer ontspannen en minder kostengedreven sfeer heerst dan in de private sector. Dat is echter niet helemaal waar. “De publieke sector staat tegenwoordig meer dan ooit onder druk en wordt strenger gecontroleerd”, legt hij uit. In tijden van bezuinigingen worden inkoopteams geconfronteerd met een toenemende vraag om te besparen op het geld van de belastingbetaler. Dat toezicht is slechts één aspect van wat aanbestedingen in de publieke sector tot een unieke uitdaging maakt. Een ander misverstand is het idee dat de private sector meer ontwikkeld en strategischer is dan de publieke sector. “Degenen die naar de private sector kijken en zeggen dat het een veel betere omgeving is en een beter voorbeeld van effectief inkopen is begrijpen misschien niet in welke omgeving de publieke sector opereert.” In werkelijkheid zien overheidsinstellingen net zoveel kansen in geavanceerde technologie als private ondernemingen. Door de vele uitgavencategorieën en complexe regelgeving lijkt inkoop in de publieke sector heel anders, maar uiteindelijk lijkt het erg veel op elkaar.

Wat overheden kopen

Een van de belangrijkste verschillen met de publieke sector is simpelweg waar het geld aan uitgegeven wordt. Hoewel sommige uitgavencategorieën zoals reizen, huur, diensten, wagenparkbeheer of IT sterk overeenkomen met die van de private sector, hebben overheden ook te maken met uitgavencategorieën die de meeste bedrijven niet kennen. Met name de kosten voor sociale voorzieningen, onderwijs en de aanleg van infrastructuur zijn zelfs voor de grootste bedrijven ter wereld ongeëvenaard. Zo geeft de Verenigde Staten alleen al op staatsniveau jaarlijks bijna een half biljoen dollar uit aan infrastructuur. In het Verenigd Koninkrijk voorspellen PwC en Oxford Economics dat de infrastructuurkosten tegen 2025 zullen stijgen tot 110 miljard pond.

Belangrijk is dat deze categorieën vaak aanzienlijk verschillen van het overheidsniveau waarop de inkopers actief zijn. Zoals Rich Hogg zegt: “Wat de centrale overheid doet kan andere eisen met zich meebrengen en kan heel anders zijn dan bijvoorbeeld de lokale overheid of de brandweer- en reddingsdiensten. “Nationale militaire uitgaven zijn heel anders dan die van lokale politiediensten of reddingsdiensten, waardoor specifieke behoeften ontstaan voor verschillende overheidsorganisaties.”

De regelgeving en de maatschappelijke verantwoordelijkheid bij overheidsopdrachten

Terwijl particuliere bedrijven worden gecontroleerd door hun bestuursleden of aandeelhouders, bevinden overheden zich in de unieke positie dat zij verantwoording moeten afleggen aan alle belastingbetalers. Jim Rawlings, die zelf commercieel directeur bij de overheid is, voelt dat gevoel van verantwoordelijkheid dagelijks. “Het is onze plicht als ambtenaren om er altijd voor te zorgen dat we op een transparante manier- en zo voordelig mogelijk werken, en we zullen altijd de plicht hebben om de optimale waarde voor de staatskas te leveren.” Hogg wijst ook op de wettelijke eisen en voorschriften als een belangrijk verschil met de private sector, die soms veel strenger kunnen zijn voor overheidsmiddelen. “De publieke sector is veel meer gericht op het zorgen voor compliance en het zorgen dat het geld van de belastingbetaler transparant, effectief en efficiënt wordt besteed.” Die compliance is essentieel omdat verschillende verordeningen sancties kunnen opleggen aan inkoopteams die zich niet aan de vereisten houden.

Bovendien wijst Hogg op het belang van een goede uitstraling in de ogen van de samenleving. “Als overheid moet je niet alleen het juiste doen, maar er moet ook gezien worden dat je het juiste doet.” Als u er niet in slaagt de belastingbetaler tevreden te stellen kan dat grote gevolgen hebben. Verkiezingen kunnen de ondergang betekenen voor veel vooraanstaande leidinggevenden en dus is aan die normen voldoen in sommige gevallen ook een kwestie van zelfbehoud.

Rawlings suggereert dat zichtbaarheid de oplossing is. “Ik geloof dat er behoefte is aan een transparantere toeleveringsketen in de publieke sector.” Hogg benadrukt dat het van begin tot eind kunnen volgen van elke pond essentieel is, niet alleen om compliance te garanderen, maar ook om ervoor te zorgen dat uitgaven maatschappelijke waarde blijven genereren. “Hoe weten we waar het geld van de belastingbetaler naartoe gaat? Hoeveel daarvan komt daadwerkelijk in de lokale economie terecht? Wat voor maatschappelijke meerwaarde creëren we?”

Uiteindelijk, zegt Rawlings, is transparantie het meest fundamentele aspect van het werk. “Het is heel belangrijk voor ons dat we de markt goed kennen en dat we de volledige toeleveringsketen begrijpen.”

Gebruik van software om de transparantie en compliance te verbeteren

Om een dergelijke transparantie te bereiken moet een overheidsdienst van deze omvang bij elke mogelijkheid gebruik maken van technologie. Zoals Rawlings zegt: “Technologieën stellen mensen en individuen duidelijk in staat om veel efficiënter te werken… Technologie en commerciële systemen bieden ons een zeer reële mogelijkheid om de resultaten van de aanbestedingen die wij uitvoeren te verbeteren.” Hij merkt op dat het ministerie van Justitie voortdurend op zoek is naar nieuwe mogelijkheden om hun efficiëntie, beveiliging en veiligheid te verbeteren met behulp van geavanceerde softwaresystemen.

Inkoopsystemen helpen niet alleen bij transparantie maar ook bij de naleving van contracten. Rawlings zegt dat de oplossingen van JAGGAER “ons in staat stellen om de risicogebieden te begrijpen, maar ook om naar de centrale overheid en zelfs naar contracten in de publieke sector op een manier te kijken die ons in staat stelt om onze contractuele verplichtingen te toetsen.” Door de naleving van contracten te onderzoeken kunnen publieke inkoopteams het gebruik van belastinggeld beter controleren.

We zijn niet zo verschillend

Uiteindelijk is de inkoopfunctie in de publieke sector opmerkelijk vergelijkbaar met elke andere inkoopfunctie. Transparantie, efficiëntie en kostenbesparingen zijn essentieel voor elke organisatie. Aldus Rawlings: “Ongeacht of u in de private- of de publieke sector werkzaam bent moet u altijd een robuust proces hebben.”

Hogg is het daarmee eens en zegt dat kostenbesparing het uiteindelijke doel is, ongeacht de sector. “Binnen alle openbare inkoopfuncties, en zeker binnen de overheid, zijn er enorme mogelijkheden om aanzienlijke voordelen voor de belastingbetaler te behalen.”