Met succes COVID-19 doorstaan: Inkoopstrategieën op middellange termijn om de crisis te managen

Nu het COVID-19-virus in vele delen van de wereld begint af te nemen, stabiliseren de supply chains. De situatie blijft natuurlijk onvoorspelbaar, maar veel bedrijven proberen het proces van heropening in goede banen te leiden. Hoe kunnen organisaties zorgen voor stabiliteit in de toekomst? Welke stappen kunnen zij op middellange termijn nemen om hun risico te minimaliseren en hun meerwaarde te maximaliseren?

Bedrijven moeten prioriteit geven aan een aantal belangrijke stappen om hun bedrijf klaar te stomen voor blijvend succes. Inkoopteams kunnen het voortouw nemen om een robuust systeem voor de toekomst te bouwen.

Herzie uw contracten

Een belangrijke stap om verliezen te beperken en aan de toekomst te bouwen is het evalueren van uw contracten. Volgens de Financial Times hebben alleen al in februari meer dan 3.300 leveranciers in China een overmachtsverklaring ontvangen. Dit zou inkoopteams ertoe moeten aanzetten de clausules in hun contracten nog eens goed tegen het licht te houden. In het geval van algemene of vage clausules is het nu tijd om ze te herschrijven, zodat specifieke gebeurtenissen in aanmerking worden genomen en er duidelijkheid is over de verwachtingen als er een volgende golf van het coronavirus opduikt. Het is ook belangrijk om samen met uw leveranciers herstelplannen te ontwikkelen en ervoor te zorgen dat deze duidelijk in de contracten worden vermeld. Helaas hebben veel organisaties duizenden contracten die ze moeten doornemen. Inkoop- en juridische teams hebben goed voorbereide en goed georganiseerde documentmanagementsystemen nodig om systematisch te bekijken of er overmachtclausules zijn.

Get expert recommendations on how to best navigate the current global supply chain challenges. #supplychain #sourcing https://t.co/CLYS0j4lBV pic.twitter.com/40kHrnlbvY

– JAGGAER (@JaggaerPro) April 30, 2020

Er zijn nog tal van andere vragen die u zich kunt stellen over uw contractvoorwaarden. Ten eerste, over welke voorwaarden u nu al opnieuw kunt onderhandelen. Als er onderdelen van uw overeenkomsten zijn waarvan u nu al weet dat ze niet zullen worden nageleefd of in 2020 niet meer nodig zullen zijn, dan is dit het moment om ze te evalueren en met uw leveranciers de nodige herzieningen door te voeren. Misschien ziet u ook besparingsmogelijkheden of kunt u de relatie met uw leveranciers verbeteren als gevolg van marktveranderingen. De marktprijs van goederen kan bijvoorbeeld zijn gedaald en u zult daarvan willen profiteren. Of misschien kunt u voor andere goederen een beroep doen op gevestigde leveranciers om uw relatie tijdens de crisis in stand te houden.

Een volledige suite voor digitaal contractmanagement kan bij elk van deze taken helpen. Met name kunstmatige intelligentie of machine learning kan het systeem in staat stellen om contractanalyses binnen enkele seconden uit te voeren. Dit bespaart uw team talloze uren en maakt tijd vrij voor andere herstelwerkzaamheden. Bovendien kunnen deze tools worden geïntegreerd in leveranciersmanagementsystemen om contractresultaten te combineren met andere risicobeoordelingsfactoren.

Leveranciers digitaal verbinden

Snelle communicatie met leveranciers is essentieel wanneer de situatie snel verandert. Inkoopteams moeten snel beslissingen kunnen nemen en deze onmiddellijk aan de leveranciers doorgeven. Tijdens de financiële crisis van 2008 verminderde productiebedrijven hun productie. Maar zelfs toen hun ordervolumes daalden bleef het aantal line items gelijk. De productiecapaciteit daalde, maar het aantal artikelen dat werd gemaakt bleef gelijk, zodat dezelfde onderdelen van dezelfde leveranciers nodig waren. We hebben soortgelijke patronen gezien bij COVID-19. Wanneer werknemers met verlof worden gestuurd en fabrieken tijdelijk worden gesloten, vertraagt de productie. Als gevolg daarvan schommelt het volume van de bestellingen aanzienlijk. Het is van vitaal belang dat wij deze veranderingen proactief aan onze leveranciers kunnen doorgeven.

Gemiddeld aantal artikelen per inkooporder [/caption]

Het is even belangrijk dat leveranciers u snel op de hoogte kunnen brengen van wijzigingen. In sommige gevallen kan dat het niet op tijd kunnen leveren zijn. U wilt zo snel mogelijk weten als dat gebeurt. Omgekeerd zullen leveranciers naarmate ze hun productie opvoeren snel moeten kunnen melden dat er weer onderdelen of artikelen beschikbaar zijn. Nu we de lockdown achter de rug hebben is duidelijke communicatie van vitaal belang. Een volledig digitaal leveranciersmanagementsysteem biedt de mogelijkheid om deze communicatie te stroomlijnen. Met een leveranciersportaal kunt u updates doorgeven en veilig communiceren wanneer zich wijzigingen voordoen.

Gebruik een Agile-implementatieaanpak

Wanneer de wereld de COVID-crisis te boven komt moet u snel kunnen schakelen. Als de productie weer op gang komt dan zal ook de vraag omhoogschieten en zullen leveranciers moeite hebben om het tempo bij te houden. U moet uw leveranciersprognoses in een handomdraai kunnen aanpassen en een digitale oplossing maakt dat mogelijk.

Een agile implementatieprogramma kan snellere resultaten opleveren zodat u snel aan de slag kunt. Net zo belangrijk is dat het de verwachtingen van de gebruikers op een haalbaar niveau brengt, zodat het systeem sneller wordt geaccepteerd en meer wordt gebruikt. Door de software stapsgewijs uit te rollen en te blijven herzien op basis van de behoeften, kunt u er eerder mee beginnen te werken en het in de loop van de tijd beter afstemmen op de behoeften van uw team. Dit geeft u een platform om meteen met leveranciers aan de slag te gaan.

Maak een herstelplan

Nu het economisch herstel nadert heeft u strategieën nodig om zo snel mogelijk aan uw voorraden te komen. Wanneer alle klanten hoge eisen stellen kunnen leveranciers overbelast raken en niet op tijd kunnen leveren. Als gevolg daarvan kan het noodzakelijk zijn om alternatieve leveringsbronnen te vinden. Kijk in de eerste plaats naar plaatselijke leveranciers. Als zij plaatselijk zakendoen zijn er minder factoren als transportcapaciteit of douane die voor verstoringen kunnen zorgen. Misschien hebben ze ook kortingen voor plaatselijke bedrijven of bedrijfsrichtlijnen om prioriteit te geven aan plaatselijke klanten. Overweeg ook make-versus-buy beslissingen. Het kan zinvoller zijn om tijdelijk afgewerkte onderdelen te kopen in plaats van ze te produceren. Omgekeerd kunt u misschien beter producten die niet verkrijgbaar zijn bij leveranciers zelf produceren. U moet nu op zoek gaan naar nieuwe bevoorradingsbronnen voordat u ze nodig hebt.

Het belangrijkste is dat u flexibel blijft. Elk van deze strategieën vereist dat uw organisatie snel kan handelen en op het moment zelf beslissingen kan nemen. Met een volledig digitale oplossing kunt u deze beslissingen onderbouwen met tastbare gegevens en bent u zekerder van uw keuzes. Wees voorbereid op snelle aanpassingen. Door deze paar stappen te nemen kunt u uw bedrijf voorbereiden op succes als de wereld weer normaal begint te functioneren.

Voor meer informatie over hoe u uw inkoopstrategieën kunt aanpassen in de nasleep van COVID-19 kunt u onze COVID-19 Response Checklist raadplegen.