Auburn University

Auburn University start achtjarig samenwerkingsverband met JAGGAER

  • Education
  • Press Release
  • Source to Pay

RESEARCH TRIANGLE PARK, N.C., 27 Mei 2020. De Auburn University in Alabama is begonnen met een project om handmatige inkoopprocessen te automatiseren en tegelijkertijd de uitgaven buiten contracten om te verminderen en betere relaties met leveranciers te bevorderen, ter ondersteuning van haar bredere organisatorische doelstellingen. De universiteit investeert in de Supplier Management, Sourcing, Spend Analytics, Contracts, eProcurement en Invoicing modules van JAGGAER ONE als onderdeel van een achtjarig contract dat tot 2027 zal lopen.

“We waren op zoek naar een allesomvattende inkoopoplossing die de efficiëntie zou verbeteren en een reorganisatie van verantwoordelijkheden mogelijk zou maken,” zegt Missty Kennedy, director van Procurement and Business Services aan de Auburn University. “Het gaat onder meer om een beter inzicht in uitgaven en inkopen om betere zakelijke beslissingen mogelijk te maken en om het mogelijk maken voor personeel om zich te concentreren op strategische taken, zoals integraal leveranciersmanagement, als gevolg van de automatisering van- of minimalisering van handmatige taken.”

Missty Kennedy werkt al 15 jaar bij de inkoopafdeling van Auburn University. Ze kwam in 2018 in haar huidige functie terecht en kort daarna gaf de CFO haar de opdracht om een volledige evaluatie van de inkoopafdeling uit te voeren, met inbegrip van technologie, personeel, beveiliging en leveranciersbeheer.

De bestaande omgeving van Auburn University bestond uit een ERP-systeem van Banner met een geïntegreerd inkoopsysteem dat intern was ontwikkeld. “We hadden een hele reeks zelfontwikkelde systemen die bedoeld waren om Banner te automatiseren, maar het was allemaal erg moeilijk te gebruiken en er was nog steeds veel handmatige inspanning nodig, waaronder veel systeemonderhoud. We hadden ook veel moeite om rapporten van de gegevens te maken”, herinnert Kennedy zich.

De evaluatie bracht een aantal ernstige problemen aan het licht op het gebied van beveiliging en operationele efficiëntie. “Daarom gingen we op zoek naar een nieuwe oplossing die oude processen, zoals de aanvraag-, reis-, PCARD- en offertesystemen, zou stroomlijnen en klantvriendelijker zou maken. Die oplossing hebben we gevonden met JAGGAER ONE.”

Ze zegt dat ze voor JAGGAER kozen omdat ze op die manier alle functionaliteiten die ze nodig hadden (behalve reiskosten) op één enkel platform van één leverancier konden krijgen. “Ik kende JAGGAER van toen het nog SciQuest heten, maar de mogelijkheden zijn sindsdien aanzienlijk uitgebreid.”

Kennedy gelooft dat de JAGGAER-oplossingen zullen helpen bij het identificeren van sourcingmogelijkheden die een betere waarde opleveren voor Auburn University en de operationele efficiëntie bevorderen. “Omdat het eenvoudiger te gebruiken is dan het oude systeem zal dit de ongecontroleerde uitgaven verder terugdringen”, zegt Kennedy. Verbeterde onboardingprocessen voor leveranciers zullen het leveranciersrisico verminderen. Tot nu toe waren de uitgaven bij Auburn vrij gedecentraliseerd, met discretionaire uitgaven van maximaal $5.000. “Dit maakte het moeilijk om enige invloed uit te oefenen in onderhandelingen met leveranciers”, voegt ze eraan toe.

“De crediteurenadministratie is nog meer gedecentraliseerd, met omslachtige goedkeuringsprocessen. Ook dit betekent dat er geld verloren gaat omdat we niet optimaal kunnen profiteren van de betalingstermijnen. Daarom zijn we van plan de factureringsmodule van JAGGAER te gebruiken. De ontvangstfunctie zal er ook voor zorgen dat we alleen betalen voor goederen en diensten die daadwerkelijk zijn geleverd,” zegt Kennedy.

De Auburn University hoopt dat de oplossing in de toekomst niet alleen de inkoop zal verbeteren, maar ook zal helpen bij het identificeren van mogelijkheden om inkomsten te genereren.

De JAGGAER cloud-based softwareoplossing is een belangrijk onderdeel van een breder veranderingsmanagementproject. Het elimineren of verminderen van handmatige werkzaamheden zal Kennedy in staat stellen om haar afdeling te reorganiseren en zich te richten op meer strategische taken. “We zijn vooral blij dat we hebben geïnvesteerd in de module Spend Visibility. We hebben een strategische sourcinganalist in dienst genomen die deze module veel zal gebruiken om te kijken naar mogelijkheden om betere contracten te sluiten en om weloverwogen gesprekken met onze stakeholders te voeren over wat ze uitgeven. We hebben veel getalenteerde mensen in dienst en door JAGGAER te implementeren zullen we in staat zijn om meer van hun talent te ontplooien en meer waarde te creëren in het kader van de visie van Auburn University om de toekomst van het hoger onderwijs te sturen en vorm te geven,” concludeert Kennedy.

Over Auburn University

Auburn University (AU of Auburn) is een openbare universiteit in Auburn, Alabama, met meer dan 30.000 studenten en 1.260 faculteitsleden. Het is een van de twee openbare topuniversiteiten van de staat, geclassificeerd als “R1: Doctoral Research – Very High Research Activity” door de Carnegie Classification of Institutions of Higher Education. De universiteit werd voor het eerst opgericht als onderwijsinstelling in 1856 en is sinds 1960 een universiteit met een gevarieerd academisch curriculum en onderzoeksprogramma.

JAGGAERPRESENTATIE: Procurement Simplified

JAGGAER is ‘s werelds grootste onafhankelijke spend management bedrijf dat klanten verbindt met een netwerk van 4 miljoen leveranciers in 70 landen. Het heeft kantoren in Noord- en Zuid-Amerika, APAC, Azië en EMEA. JAGGAER biedt end-to-end SaaS-inkoopoplossingen waaronder: geavanceerde Spend Analytics, Category Management, Supplier Management, Sourcing, Contracts, eProcurement, Invoicing, Supply Chain Management en Inventory Management. Dit alles vindt plaats op één enkel platform: JAGGAER ONE. JAGGAER is al meer dan twee decennia pionier op het gebied van oplossingen voor uitgavenmanagement en blijft de innovatiecurve leiden door te luisteren naar klanten en stakeholders in alle industriële sectoren, publieke diensten en de academische wereld. JAGGAER bezit 37 patenten, wat meer is dan enig ander spend management bedrijf.


JAGGAER Media Contact

Abigail Holmes
Corporate Ink for JAGGAER
jaggaer@corporateink.com
+1 617.969.9192

Andere Blogbeiträge