Wat maakt een leverancier "strategisch"? Niet het Uitgavenvolume.

De recente verstoringen van de toeleveringsketens als gevolg van de coronavirusepidemie hebben supply managers over de hele wereld aan het denken gezet. Meer dan ooit moeten bedrijven de efficiëntie van hun toeleveringsketens verbeteren, niet alleen om een concurrentievoordeel te behouden maar ook om de risico’s te beperken.

Haal maximaal voordeel uit uw leveranciersbeheer met onze whitepaper: How to Achieve Holistic Supplier Management.

Strategisch leveranciersmanagement

Leveranciersbeheer voor een aantal redenen “strategischer” geworden:

• Ze produceren minder dan in het verleden en kopen liever producten en/of diensten die buiten hun kernactiviteit vallen dan dat ze deze zelf produceren;
• Supply chains worden langer en complexer. 20 jaar geleden zouden weinig westerse bedrijven hebben overwogen om materialen en onderdelen uit China te betrekken;
• Het regelgevingskader dat zaken als traceerbaarheid regelt is in vele sectoren veeleisender dan in het verleden;
• In een onderling verbonden wereld hebben inkopers tijdige leveranciersgegevens nodig om andere processen te sturen;
• Alle andere inkoopprocessen hangen nu samen met leveranciersbeheer;
• Organisaties moeten het juiste evenwicht vinden tussen lage voorraden/inventaris en het vermijden van onderbrekingen van de activiteiten door gebrek aan onderdelen enz.;
• Leveranciersmanagement is in toenemende mate functieoverschrijdend geworden. Verschillende belanghebbenden buiten de inkoopafdeling krijgen meer zeggenschap over categorieën waardoor samenwerking, kennisdeling en complexe goedkeuringsprocessen nodig zijn; en
• De leverancierssystemen worden steeds diverser.

Hoewel we het er om bovenstaande redenen allemaal over eens kunnen zijn dat leveranciersbeheer strategisch in plaats van operationeel is geworden, vertrouwen veel organisaties nog steeds op ERP-systemen voor leveranciersrelatiebeheer die (vooral) gericht zijn op transactionele verwerking. Dat betekent in de praktijk vaak een “one-size-fits-all” aanpak.

Strategie voor een gevarieerd aanbod van leveranciers

Gezien de diversiteit van het leveranciersaanbod heeft dit geen enkele zin. Maar hoe bepaalt u in welke mate een leverancier “strategisch” is voor uw organisatie? En in welke opzichten? Op welke leveranciers richt u uw beperkte tijd en energie? Hoe moet u de manier waarop u leveranciers beheert differentiëren?

Totale uitgaven is één manier om ernaar te kijken, maar het wordt al snel duidelijk dat dit niet veel zin heeft. Sommige leveranciers kunnen van essentieel belang zijn, ook al is het uitgavenvolume relatief laag. Een voorbeeld is de leverancier van een ogenschijnlijk klein of onbeduidend onderdeel dat onmisbaar is voor de productie van uw eindproduct en waarvoor één leverancier het alleenrecht heeft.

Het is misschien een extreem voorbeeld maar een recente gebeurtenissen geeft u een goed beeld van dit probleem: Toen Fiat Chrysler Automobiles NV in de nasleep van de uitbraak van het coronavirus aankondigde dat het de productie in een autofabriek in Europa tijdelijk stopzette omdat het bepaalde onderdelen niet uit China kon krijgen. U kunt geen auto’s produceren met 99% van de onderdelen en als u geen onmiddellijke alternatieve bevoorradingsbronnen hebt voor de overige 1% kunt u snel in de problemen komen.

Geïntegreerd leveranciersbeheer

Er is dus een meer holistische aanpak van leveranciersbeheer nodig. Het bedrag dat u aan een leverancier besteedt weerspiegelt niet noodzakelijk het belang van de leverancier of het risico dat ontstaat bij een onderbreking van de leveringen.

Een totaalaanpak houdt rekening met hoe individuele leveranciers in de totale samenstelling passen en stelt u in staat om ze op basis daarvan te beheren. In onze whitepaper over geïntegreerd leveranciersbeheer stellen we voor om een vrij eenvoudige matrix te gebruiken die leveranciers classificeert op twee assen: relatieve waarde en resultaat-/impactrisico. Dit plaatst leveranciers in een van de vier vakjes.

Strategische relaties met leveranciers

Strategische leveranciers met hoge uitgaven

In deze opstelling zijn de leveranciers die de meeste aandacht en beheer behoeven de leveranciers die van strategisch belang zijn. Uw focus ligt hier op het verkrijgen van zekerheid van dienstverlening tegen een goede prijs. Dat betekent dat u een nauwe samenwerkingsrelatie moet onderhouden, moet onderhandelen over een contract op middellange tot lange termijn om de leveringszekerheid te ondersteunen en een noodplan moet hebben in geval van problemen.

Strategische leveranciers met lage uitgaven

Bij strategische leveranciers met lage uitgaven zoals de leverancier van de strategisch belangrijke maar goedkope onderdelen, ligt de nadruk op het verzekeren van de continuïteit van de bevoorrading. Doorgaans zijn de leveranciers in dit geval vaak van strategisch belang omdat er weinig of geen alternatieven zijn of omdat het tijd zal kosten om de alternatieve leveranciers te vinden. In de praktijk kan dit betekenen dat u onderhandelt over langetermijncontracten om de continuïteit van de voorziening te ondersteunen, omdat u moeilijk een alternatief zou kunnen vinden. Het beste is om op goede voet te blijven met deze leveranciers!

Niet-strategische leveranciers met hoge uitgaven

De volgende groep leveranciers heeft hoge uitgaven maar is niet strategisch belangrijk. Zij worden over het algemeen “goedgekeurde leveranciers” genoemd. U hebt vaak meerdere opties. De uitdaging bij deze leveranciers is om een goede deal te sluiten. Als bijvoorbeeld een mogelijke alternatieve leveringsbron op de markt komt of uw bestaande leverancier u in de steek laat of anderszins niet meer concurrerend is, moet u overwegen opnieuw in te sourcen. Kortlopende contracten zullen u in staat stellen opnieuw te sourcen om een betere meerwaarde te bereiken en/of een betere prijs te krijgen.

Niet-strategische leveranciers met lage uitgaven

Ten slotte zijn er de leveranciers die met lage uitgaven en die niet strategisch belangrijk zijn. Deze bedrijven kunnen worden beheerd aan de hand van standaardafspraken en -maatregelen. Sterker nog, in de toekomst zullen dergelijke leveranciers in veel gevallen worden beheerd door middel van geautomatiseerde inkoopsystemen. U hoeft alleen maar de prestaties bij te houden en als de leveranciers niet aan de eisen voldoen kunt u gemakkelijk opnieuw sourcen.

Een toeleveringsketen is veel meer dan een eenvoudige combinatie van inkoop, operations en logistiek. Een efficiënte toeleveringsketen handhaven die de voorraadniveaus laag en de productie slank houdt en leveranciers gelijk behandelt of rangschikt op basis van het volume van de uitgaven is niet meer voldoende.