Wat is Spend Analysis?

Spend Analysis, oftewel uitgavenanalyse, is het proces van het identificeren, verzamelen, opschonen, groeperen, categoriseren en analyseren van de uitgavengegevens van uw organisatie. Dit wordt gedaan met het doel de inkoopkosten te verlagen en de efficiëntie te verbeteren. Door real-time gegevens en analyses te gebruiken krijgt u het inzicht dat u nodig hebt om geld te besparen en efficiënter te werken.

Spend analysis is een tak van het veel grotere gebied van uitgavenmanagement. Het wordt gebruikt om al uw gegevens te visualiseren zodat u betere beslissingen kunt nemen over inkopen en leveranciers. Daarnaast kan het ook leiden tot het verbeteren van compliance, het verkorten van doorlooptijden en het blootleggen van ongecontroleerde uitgaven.

Wilt u weten hoe u het meeste uit een uitgavenanalyseoplossing kunt halen? Lees onze white paper!
Download het nu.

Het uitgavenanalyseproces

U wilt van deze voordelen profiteren, maar hoe begint u eraan? Door goed te plannen kunt u een veelzijdig en zelfstandig analyseproces opzetten en uw verbeteringen zichtbaar maken.

Er zijn drie kerngebieden voor spend analysis: zichtbaarheid, analyse en proces. Als u deze drie gebieden benut kunt u vaststellen wat u uitgeeft, bij wie u geld uitgeeft en wat de ROI op die uitgaven is.

1. Volledige zichtbaarheid van uitgaven:

Door een goede uitgavenanalyse van zeven stappen uit te voeren krijgt u volledig inzicht in uw uitgaven. Of het nu uw eerste uitgavenanalyse is of uw twintigste, u wilt er zeker van zijn dat het een succes is. Hoe zorgt u hiervoor? Door key performance indicators (KPI’s) te gebruiken kunt u uw succes kwantificeren. Wij hebben een lijst van KPI’s samengesteld voor het geval u niet zeker weet waar u moet beginnen.

Een uitgavenanalyse is een krachtige “waarheidsbron” voor uw organisatie en verandert uw gegevens in een krachtige bron van informatie en inzicht. Het inzicht verbeteren is essentieel voor een succesvolle uitgavenanalyse. U kunt immers niet besparen op iets wat u niet kunt zien.

2. De veelzijdigheid van uitgavenanalyses

Zodra uw gegevens zijn bijgewerkt en zijn georganiseerd in relevante categorieën bent u klaar om te beginnen met analyseren. Zoek naar trends en controleer of u gebruik maakt van de leveranciersgegevens om betere prijzen te bemachtigen. Gebruik deze samengevoegde uitgaveninformatie om te begrijpen waar uw uitgaven naartoe gaan en bij wie ze terechtkomen.

Dit kan u helpen de relaties met leveranciers te versterken en een betere benadering van leveranciersmanagement te ontwikkelen. Volgens Spend Matters zijn gegevens over leveranciers de minst zichtbare en minst gebruikte gegevens bij inkoopteams, wat betekent dat er een enorme kans is om boven de concurrentie uit te stijgen door er gebruik van te maken.

De verkregen gegevens kunnen door uw CPO of CFO worden gebruikt om nieuwe inzichten te verkrijgen en trends te ontdekken in uw huidige uitgaven. Andere afdelingen kunnen deze gegevens ook gebruiken om voorraadbeheer uit te voeren, te budgetteren, te plannen en een strategische sourcing roadmap op te stellen. Gegevens over uitgavenanalyses zijn veelzijdig en kunnen op veel bedrijfsgebieden worden toegepast.

3. Processen verbeteren met “fact-based” gegevens over uitgavenanalyses

In deze stap kunt u beginnen met het plannen van uw routekaart of een koerscorrectie doorvoeren als dat nodig is. Om uw processen te verbeteren moet u beginnen met de betrouwbare gegevens die u in uw uitgavenanalyse hebt verzameld. Met deze gegevens kunt u uw inkoopproces transformeren naar strategische sourcing. Hoe?

Omdat de gegevens gebaseerd zijn op feiten kunt u die gegevens gebruiken om gedrag te veranderen en uw besluitvormingsproces te verbeteren. U kunt bijvoorbeeld een uitgavenrapport per categorie maken en na uw volgende uitgavenanalyse de resultaten vergelijken en controleren hoe processen en gedragingen zijn veranderd.

Vertrouwen in de cijfers

Een belangrijk voordeel van een succesvol uitgavenanalyseproces een eentje dat moeilijk objectief te meten kan zijn is het vertrouwen van uw organisatie in de gegevens die er beschikbaar zijn. In de eerste plaats verleent dit de inkoopafdeling het nodige gezag bij leidinggevenden. Dankzij gestructureerde processen en intuïtieve rapporten zijn gegevens gemakkelijker te begrijpen en te vertrouwen. Dit zorgt er voor dat u uw team goed kunt vertegenwoordigen en de steun van het management kunt krijgen.

Ten tweede kan uw team meer vertrouwen in zichzelf hebben. Als u weet dat uw informatie betrouwbaar en goed onderbouwd is dan kunt u vertrouwen op de cijfers om u te begeleiden en te helpen bij een snellere besluitvorming. U kunt erop vertrouwen dat u altijd werkt op basis van de meest recente cijfers. Stel uw team in staat om snel te werken en te reageren op nieuwe strategische uitdagingen in plaats van te worden opgehouden door tegenstrijdige rapporten of gegevens.

Nieuwe inzichten om besparingen te realiseren

Als het uw doel is om meer uitgaven onder beheer te brengen zal het uitvoeren van een uitgavenanalyse u helpen om dat doel te bereiken. Wanneer u beschikt over op feiten gebaseerde gegevens is het eenvoudiger om compliance te garanderen, de besluitvorming te verbeteren en onderdelen van uw bedrijf bloot te leggen waar misschien niet eerder is geprobeerd om de uitgaven te verminderen. De uitgavenanalyse van JAGGAER geeft u niet alleen een volledig inzicht in de uitgaven van uw organisatie, maar levert u ook besparingen op en verhoogt de efficiëntie van uw organisatie. Genereer een ongeëvenaarde uitgavenanalyse door het invoeren van uw gegevens, wat in elk formaat en van elke bron mogelijk is. Uitgavenanalyses helpen u de gegevens te verkrijgen die u nodig hebt om processen te verbeteren en resultaten te boeken.