Cash en liquiditeit behouden in het "nieuwe normaal"

Als 25-jarige veteraan op het gebied van inkoop en als waardeconsultant hier bij JAGGAER kent Bruce Logan de strategieën om uitgaven te beperken en de liquiditeit op peil te houden. Daarom organiseerde hij onlangs een webinar genaamd Money in Hand: How to Adapt Promptly and Conserve Your Cash. We willen enkele vragen met u delen die hij tijdens het webinar kreeg om u praktische kennis te geven voor deze aanhoudende crisis

Hoe kunnen organisaties zonder een gecentraliseerd inkoopteam ongecontroleerde uitgaven terugdringen, zodat zij hun liquide middelen kunnen behouden?

Dat is een goede vraag, want als er te veel ongecontroleerde uitgaven zijn dan zal dat een grote impact hebben op de liquiditeit. Ik heb met veel organisaties gewerkt die niet per se één centrale inkoopafdeling hebben waar alles doorheen stroomt. Het is daarom belangrijk om in staat te zijn goed te communiceren. Iedereen in de organisatie moet begrijpen dat u over prijzen hebt onderhandeld. Wees eerlijk tegenover uw organisatie dat eenmalige aankopen op het moment zelf goedkoper lijken, maar dat er wellicht dingen als staffelkortingen en drempels voor extra besparingen van toepassing zijn.

Uitgaven onder beheer brengen bespaart niet alleen geld voor het inkoopteam. Het helpt elke afdeling om binnen hun budget te blijven dus is het ook in hun eigen belang. Door dit duidelijk te communiceren ziet de organisatie de inkoopafdeling minder als een gatekeeper of handhaver van regels en meer als een strategische partner. U wilt die eenheid creëren, vooral in een tijd als deze. Het is goed om duidelijk te zijn over uw intentie door bijvoorbeeld het volgende te zeggen: “Hé, we moeten de liquiditeit een tijdje verhogen. Help ons hier een handje mee.”

Is dat ook de beste manier om de uitgaven onder beheer te vergroten?

Ten eerste is het belangrijk om op te merken dat het verhogen van de uitgaven onder beheer en het voorkomen van ongecontroleerde uitgaven met elkaar in verband staan maar niet hetzelfde zijn. In veel gevallen kunnen inkoopteams zeggen dat ze heel weinig ongecontroleerde uitgaven hebben omdat als ze kijken naar de uitgaven die ze beheren het grootste deel daarvan naar gecontracteerde leveranciers gaat. Maar er kan ook een groot deel van de uitgaven zijn dat niet beheerd wordt.

Denk aan afdelingen als marketing of bepaalde faciliteiten. Gaat marketing elke keer langs de inkoopafdeling als ze een advertentie moeten kopen of folders moeten laten drukken? Bestelt het faciliteitenteam altijd via de speciale catalogus als ze een eenmalig product of nieuwe koffiezetapparaten nodig hebben? Bij sommige bedrijven is dit wel het geval. Maar bij veel bedrijven vallen die uitgaven volledig buiten het zicht van de inkoopafdeling en worden ze dus helemaal niet beheerd. En dan heeft u geen enkele manier om ervoor te zorgen dat het contract wordt nageleefd, wat zoals we hebben vastgesteld essentieel is voor het behoud van liquiditeit.

Een van mijn taken hier bij JAGGAER is het uitvoeren van waardebeoordelingen. Ik duik diep in de financiën van een bedrijf en ontdek dat in veel gevallen inkoop slechts rond de 30% van hun uitgaven beheert. Dat is een groot probleem. Elke cent daarvan kan naar een on-contract leverancier gaan en dan mist u alsnog 70% van de potentiële besparingen. U moet zich bezighouden met afdelingen waar u niet zo veel overzicht hebt. Kijk naar uw totale uitgaven en controleer hoeveel daarvan u werkelijk beheerd. Mijn ervaring is dat 60-80% van de kosten van goederen niet beheerd is. Zorg er dus voor dat u die gaat beheren.

U hebt veel gesproken over uw ervaring met onderhandelingen met leveranciers. Welk adviezen zou u hebben voor het onderhandelingsproces zelf?

Ja, onderhandelen over tarieven met uw leveranciers zal erg belangrijk zijn voor uw liquiditeitsdoelstellingen. Eerst moet u over de juiste data beschikken. U moet een grondig begrip hebben van wat uw huidige positie is. Echter zal elke goede verkoper die tegenover u aan tafel zit u vertellen dat hij niet gelooft wat er op de papieren staat die u bij hebt.

Probeer uw onderhandelingsstrategie al vroeg in het proces af te stemmen op de makkelijkst te bereiken voordelen. Begin met het eens te worden over iets, hoe klein het ook is. Iedereen wil een win-winsituatie, dus begin hier meteen over. Een andere belangrijke factor is het inzicht dat alles toegevoegde waarde heeft, of u er nu een getal aan kan koppelen of niet. Informatie heeft toegevoegde waarde. Begrijp wat de waarde is van niet-prijsgebonden informatie en gebruik dat als uitgangspunt om te onderhandelen.

Hoe kunnen organisaties de door u genoemde technieken om liquiditeit te behouden, zoals what-if scenario’s of regelmatige contractherzieningen, gebruiken als langetermijnstrategieën?

Door te zoeken naar bijvoorbeeld dynamische kortingen in contracten zal de liquiditeit inderdaad toenemen. Wat-als planning zal plannen voor de toekomst ontwikkelen makkelijker maken. Gebruik dit als een leermoment. Bouw de kennis op over hoe u deze activiteiten moet doen. Deze kennis is belangrijk omdat als u het vergeet u weer van voren af aan begint. Als alles eenmaal een beetje gestabiliseerd is en alles weer normaal is, neem dan de tijd om een beetje te strategiseren. Hoe gebruikt u deze nieuwe vaardigheden die u geleerd hebt en hoe maakt u er het beste gebruik van?

Er zijn zoveel verschillende manieren om naar inkomstenstromen en uitgaven te kijken. Als u het nog niet eerder heeft gedaan doet u dat nu waarschijnlijk wel omdat u het geld nodig heeft. Dus sommige van deze out-of-the-box technieken maken nu deel uit van uw repertoire. Ze zijn allemaal herhaalbaar dus neem de tijd om na te gaan waar en wanneer ze het best worden toegepast.

Hoe beheert u de middelen en verdeelt u ze tussen de kortetermijnoplossingen en de langetermijnplanning?

Veel inkoopteams zitten krap bij kas. Er zijn altijd te veel dingen te doen en er is nooit genoeg tijd. Het is belangrijk om realistisch te zijn over wat u kunt bereiken. U kunt niet alles tegelijk doen en u kunt waarschijnlijk ook niet alles doen wat u deze week wilt doen.

Ik probeer dingen aan de hand van hun tijdsduur te zien en blokken tijd voor specifieke taken te reserveren. Op die manier boekt u vooruitgang op meerdere dingen tegelijk. Bijvoorbeeld een blok van drie uur om u te concentreren op kortetermijntaken en dan twee uur de volgende dag om te werken aan toekomstplanning.

U zult merken dat sommige taken langer duren dan u had verwacht of juist veel minder tijd in beslag nemen. Maar na verloop van tijd zult u beter gaan inschatten en de tijd dat voor een taak nodig is beter voorspellen.