Geld besparen op indirecte kosten

Of uw organisatie nu staal, spuitgegoten kunststoffen of volledig afgewerkte kantoorbenodigdheden en IT-apparatuur inkoopt, een gestroomlijnd P2P-systeem kan een doorslaggevende rol spelen. Door het optimaliseren van de gebieden waar u het meest uitgeeft kan uw bedrijf aanzienlijke besparingen realiseren in de supply chain. Als u zich echter alleen richt op de grootste uitgavencategorieën ziet u wellicht kansen over het hoofd om grote besparingen te realiseren.

Indirecte kosten in een directe omgeving

In veel productie- en grondstofbedrijven leggen inkoopteams de nadruk op het optimaliseren van de inkoop van grondstoffen, terwijl ze de indirecte kosten die nodig zijn om hun kantoor draaiende te houden verwaarlozen. Wanneer de directe kosten al efficiënt worden beheerd en teams harder moeten werken om extra te besparen worden de indirecte kosten vaak genegeerd en blijven de snelle voordelen liggen.

Ontdek wat u kunt doen en wat u kunt besparen wanneer u uw indirecte kosten kent in de whitepaper “6 Uitdagingen veroorzaakt door een gebrek aan transparantie en hoe u ze kunt overwinnen”.

Nu Downloaden 

Nila LaVanaway Charles, CEO bij Pierpont Holdings, herkent dit patroon ook. “Veel bedrijven die niet veel indirecte uitgaven hebben kijken vaak niet verder dan het verbeteren van de efficiëntie die in de ERP’s is ingebouwd.” Maar die bedrijven laten geld liggen door zoveel nadruk te leggen op directe materialen ten koste van indirecte P2P. “Vreemd genoeg hebben grote bedrijven die grondstoffen leveren aan andere P2P-bedrijven de neiging om minder aandacht te besteden aan hun procure-to-pay proces”, zegt Charles.

Als u net begint komt u met een beetje optimalisatie al een heel eind, terwijl het proberen te verfijnen van uitgaven die al extreem geoptimaliseerd zijn minder resultaten oplevert. Supply Chain Dive wijst erop dat: “De wet van de afnemende meeropbrengst impliceert dat een proces maar tot een bepaald punt kan worden verbeterd voordat het kosteninefficiënt wordt. Streven naar best-in-class in elke categorie zal ervoor zorgen dat uw supply chain vlekkeloos is, maar tegen een marginaal voordeel voor de koper. “U zult op zoek moeten gaan naar andere mogelijkheden om besparingen te realiseren.”

Experts van McKinsey zijn het daarmee eens en zeggen dat processen zoals “onderhandelen over lagere prijzen na verloop van tijd een afnemend rendement oplevert.” In plaats daarvan is het volgens hen van cruciaal belang om te kijken naar gebieden die in eerste instantie misschien als “buiten bereik” worden beschouwd. Voor productiebedrijven zijn dit vaak de indirecte kosten die het bedrijf draaiende houden. De eerste fase van het in beheer brengen van de uitgaven is vaak de grootste stimulans voor het bedrijfsresultaat.

Veel productiebedrijven zullen het gevoel hebben dat ze in feite niet pas net beginnen omdat ze een zeer ontwikkeld uitgavenmanagementsysteem hebben voor hun directe materialen. Maar als ze de eerste stappen zetten om dezelfde principes toe te passen op indirecte kosten kan dat een enorme stimulans betekenen voor het bedrijf.

Voor voorbeelden van optimale werkwijzen stelt Charles voor om te kijken naar de dienstensector, waar veel aandacht is voor indirecte kosten. “Je ziet dat bij universiteiten, ziekenhuizen en bij andere organisaties waar ze een gevarieerd personeelsbestand hebben dat veel kantoorapparatuur en indirecte benodigdheden moet kunnen kopen. ”

Hoe groot zijn de indirecte kosten?

Dryden Group meldt dat “fabrikanten in werkelijkheid 20 procent of zelfs meer kunnen uitgeven aan indirecte kosten.” Die 20 procent geeft een enorme kans om de winst te verbeteren. Bovendien erkennen leidinggevenden in het bedrijfsleven al lang de potentiële voordelen die voor hen liggen. Uit een onderzoek uit 2012 bleek dat de helft van de Fortune 1000-leaders het terugdringen van kosten die niet direct aan de kosten konden worden verbonden als een mogelijkheid zag om besparingen te realiseren zonder het bedrijf te verstoren.

Indirecte kosten verminderen

De stappen om de indirecte kosten te verminderen lijken op het beheer van de directe materiaalkosten en veel van dezelfde principes kunnen worden toegepast. Uiteindelijk komt het neer op het bijhouden van de uitgaven, het benutten van gegevens en het automatiseren van handmatige processen.

Wat gemeten wordt kan beheerd worden. Zonder duidelijk zicht op waar uw geld naartoe gaat is het onmogelijk om er grip op te krijgen. De eerste stap is om te beginnen met het bijhouden van uw uitgaven, met name met behulp van een digitale inkooptool waarmee u per categorie, project en andere filters gegevens kunt bijhouden. Van daaruit kunt u zich gaan richten op de indirecte uitgavenposten om zo besparingen te vinden.

Ten tweede is het belangrijk om daadwerkelijk gebruik te maken van uw gegevens. Het bijhouden van de uitgaven is een goede eerste stap, maar Big Data en de tools die daar gebruik van maken kunnen uw workflows naar een hoger niveau tillen. Contractanalyse is hier een voorbeeld van, waarbij eerdere gegevens worden gebruikt om kansen en knelpunten in uw leveranciersovereenkomsten op te sporen Dit levert besparingen op die verder gaan dan wat mensen handmatig zouden kunnen bedingen. Evenzo kunnen voorspellende analyses gebruikmaken van een data-rijk systeem om kosten van artikelen en bedrijfsuitgaven maanden van tevoren te voorspellen, zodat u uw budgettoewijzing kunt aanpassen of op zoek kunt gaan naar andere besparingsgebieden.

Ten slotte kan het automatiseren van handmatige processen zoals facturering zowel geld als tijd besparen, waardoor u zich kunt richten op meer strategische indirecte benaderingen. Elektronische facturering kan de kosten per factuur terugbrengen van $ 30 tot $ 4, terwijl de cyclustijden worden gehalveerd. Digitale assistants kunnen u helpen de specifieke informatie te krijgen die u nodig hebt zonder door menu’s en interfaces te hoeven klikken, waardoor u kostbare tijd bespaart. De vooruitgang op het gebied van automatisering verandert de sector, en bedrijven die al gebruik maken van technologie voor directe materialen bevinden zich in een perfecte positie om er hun voordeel mee te doen.