Spend
Andrew Sorgi - Senior Product Manager

Hoe maak je een spend analyse?

  • Blog
  • Spend Analytics

Wij begrijpen dat uitgavenmanagement een enorme uitdaging kan lijken. Waar moet u beginnen? Hoe grondig moet u te werk gaan? Op welke gegevens moet u zich wel of niet concentreren? JAGGAER begrijpt de gebruikelijke obstakels voor uitgavenbeheer. Maar we erkennen ook hoe belangrijk het is om inzicht te krijgen in operationele ineffectiviteit om uw inkoopsucces te verbeteren. Door een spend analyse te maken stelt u zich in staat om precies dat te doen.

Zeven stappen naar succes

Gelukkig kan een volledige spend analyse veel makkelijker zijn dan u zou verwachten. In slechts zeven stappen kunt u een grondige en effectieve spend analyse maken. We hebben deze zeven stappen hier voor u op een rijtje gezet om u op weg te helpen.

 

 

Stap 1: Identificeer uw informatiebronnen

Identificeer alle beschikbare uitgavengegevensbronnen van al uw afdelingen, fabrieken en business units. Dit omvat crediteurenadministratie, grootboek, inkoopkaarten, eProcurement systemen, enz.

Zorg ervoor dat u verder kijkt dan alleen uw inkoopafdeling en zorg ervoor dat u bronnen uit de hele organisatie integreert om rekening te houden met eventuele gefragmenteerde gegevens. Als u net begint zult u misschien verbaasd zijn over de verschillende plekken waar data gevonden kan worden. Wees grondig in uw data-audit.

Stap 2: Verzamel gegevens in een centrale locatie

Verzamel en consolideer al uw uitgavengegevens in één centrale gegevensbank. Dit kan moeilijk zijn als uw gegevens in verschillende formaten, verschillende talen en verschillende valuta’s zijn, maar er zijn programma’s die speciaal zijn ontworpen om dit mogelijk te maken. Als u al één platform gebruikt voor een groot deel van uw uitgavengegevens zal deze stap veel eenvoudiger zijn. Als dit niet het geval is dan moet u zich eerst richten op het verzamelen van alle gegevens en deze vervolgens omzetten naar een uniform gegevensformaat.

Stap 3: Opschonen

Schoon uw gegevens op. Dit houdt in dat fouten in beschrijvingen en transacties worden opgespoord en gecorrigeerd en dat de uitgavengegevens worden gestandaardiseerd zodat ze gemakkelijk kunnen worden bekeken. Het is belangrijk dat u in deze fase grondig te werk gaat. Hoe beter uw gegevens zijn, hoe nauwkeuriger uw resultaten zullen zijn en hoe beter u ze kunt gebruiken om beslissingen te nemen. Vele handen maken licht werk dus wees niet bang om de werklast te spreiden over enkele teamleden. U moet echter wel duidelijke richtlijnen en normen vaststellen om consistentie in uw database te krijgen.

Stap 4: Groepeer

Groepeer uw leveranciers voor een beter leveranciersmanagement. U hebt wellicht meerdere leveranciers die allemaal een moederbedrijf delen die kunnen worden samengevoegd voor meer koopkracht. Aankopen bij IBM, IBM Corp. of Cognos moeten allemaal gegroepeerd worden aangezien ze bij dezelfde leverancier zijn gekocht. Deze stap zal u een nauwkeuriger beeld geven van uw werkelijke aantal leveranciers en van de omvang van de transacties die u met elk van hen verricht.

Stap 5: Categoriseer

Categoriseer uw uitgaven. Of u nu UNSPSC, eClass of uw eigen bedrijfsspecifieke categorieën gebruikt moet u kunnen bepalen waar uw geld aan wordt uitgegeven. Kantoorbenodigdheden, zakenreizen, juridische kosten, directe en indirecte uitgaven moeten allemaal op de juiste manier worden gecategoriseerd zodat u een categoriestrategie kunt ontwikkelen en extra besparingen kunt realiseren. Zodra u dit inzicht in uw uitgavenbeheer hebt kunt u beslissingen nemen die van invloed zijn op het eindresultaat.

Stap 6: Analyseer

 

Analyseer uw uitgavengegevens. In deze stap wilt u de belangrijkste prestatie-indicatoren van de spend analyse meten om een beter beeld te krijgen van hoe u presteert. U moet besparingen, kostenbesparingen en andere zaken bijhouden, maar veel organisaties zullen de nadruk willen leggen op de prestaties van leveranciers. Zorg ervoor dat u de beste contractdeals per leverancier hebt onderhandeld nu al uw uitgaven per leverancier zijn geïdentificeerd. Zorg ervoor dat al uw inkopers inkopen bij voorkeursleveranciers. Verminder het aantal leveranciers per categorie.

Stap 7: Herhaal

Herhalen. Eén keer een spend analyse uitvoeren is een goed begin om besparingen te identificeren, maar u moet uw gegevens voortdurend bijwerken om ervoor te zorgen dat contractvoorwaarden worden nageleefd, dat inkopers inkopen bij voorkeursleveranciers en dat besparingsmogelijkheden worden geïdentificeerd.

Maak gedetailleerde aantekeningen bij elke analyse. Als u dan klaar bent om aan uw volgende fase te beginnen zult u een beter beeld hebben van wat goed ging, wat werkte en wat niet werkte.

Oefening baart kunst dus zorg ervoor dat u gaandeweg steeds meer best practices op het gebied van spend analyses leert.

U krijgt eruit wat u erin stopt

Een spend analyse maken is geen geringe opgave, zeker niet in het huidige economische kader. Maar als het goed wordt gedaan is het zeker de moeite waard. Door een grondige spend analyse te maken krijgt u inzichten in gegevens die u eerder miste, waardoor u uw winstgevendheid kunt verhogen en belangrijke leveranciers of partners kunt identificeren. Hoe vaker u het doet hoe gemakkelijker het wordt en uiteindelijk zal het een standaardproces worden.

10 Tips to Get the Most from Your Spend Analysis Solution

White Paper

Voor meer informatie over het uitvoeren van een succesvolle uitgavenanalyse, download onze whitepaper: 10 tips om het meeste uit uw uitgavenanalyseoplossing te halen.

Lees deze gratis whitepaper!

Andere Blogbeiträge