Elk jaar besteden meer dan 250 000 overheidsinstanties in de Europese Unie ongeveer 14% van het BBP (ongeveer 2 biljoen euro per jaar) aan de aankoop van producten en diensten.
Overheidsinstanties in de Verenigde Staten zijn ook verantwoordelijk voor ongeveer 2 biljoen dollar aan uitgaven. Kan het geld beter worden besteed?
Absoluut.
Hoe? Dat is een veel moeilijkere vraag. Enerzijds moeten overheidsopdrachten voldoen aan een hele reeks lokale en nationale regels. Anderzijds vereisen de behoeften van het bedrijfsleven dat voortdurend onderzoek wordt gedaan naar doeltreffendheid en efficiëntie. Ondertussen worden ambtenaren onderworpen aan de voortdurende controle van het volk en politici terwijl zij tegelijkertijd worden blootgesteld aan concurrentie op de markt, niet alleen op nationaal maar ook op internationaal niveau.
Vrijwel alle inkoopprofessionals staan onder druk om “meer te doen met minder”, wat vooral bij overheidsopdrachten het geval is.
Sinds de financiële crisis van 2008 zijn er nieuwe bezuinigingen en is er min of meer overal sprake van geldnood. Sommige afdelingen hebben hun jaarlijkse uitgaven zien dalen. Vrijwel alle inkoopprofessionals staan onder druk om “meer te doen met minder” en dit is vooral bij overheidsopdrachten het geval. Steeds vaker wordt ingezien dat aan deze eisen niet kan worden voldaan zonder aanzienlijke investeringen in technologie.
Technologie en commerciële systemen bieden inkooporganisaties niet alleen de mogelijkheid om de resultaten te verbeteren, maar ook om voldoende variatie en concurrentie in het process te houden om de beste prijs-kwaliteitverhouding te bereiken. De technologie moet echter niet alleen kostenbesparingen opleveren, maar ook zorgen voor minder risico, meer veiligheid en robuustere processen. Bovenal moet de technologie gemakkelijk te gebruiken zijn om de ambtenaren over te halen om de technologie te implementeren.
Een van de benaderingen die steeds meer ingang vindt en die kenmerkend is voor de overheidssector is de implementatie van dynamische aankoopsystemen (DAS).
Wat is een dynamisch aankoopsysteem?
Een dynamisch aankoopsysteem, ook wel DAS genoemd, is een volledig elektronisch systeem dat door een aanbestedende dienst (de koper) wordt gebruikt om goederen of diensten voor algemeen gebruik aan te kopen. In tegenstelling tot een traditionele raamovereenkomst kunnen leveranciers op elk moment een toetredingsaanvraag indienen. Met andere woorden is het een “open markt”-oplossing die is ontworpen om inkopers toegang te bieden tot een bestand van vooraf gekwalificeerde leveranciers. Een DAS wordt gewoonlijk door de centrale inkooporganen opgezet en beschikbaar gesteld voor gebruik door de publieke sector. Het kan worden onderverdeeld in categorieën van goederen en diensten, en deze kunnen betrekking hebben op de omvang van een opdracht of de geografische locatie waar de opdracht wordt geleverd. Leveranciers kunnen zich inschrijven op afzonderlijke of meerdere aanbestedingen binnen het DPS.
De voordelen van een DAS
Het voordeel voor de inkopers is dat deze procedure sneller en minder omslachtig is dan de gebruikelijke aanbestedingsprocedure. In het geval van de overheden van de Europese Unie komt dit doordat de fasen PBEU (Publicatieblad van de Europese Unie) en PQQ (pre-kwalificatievragenlijst) reeds zijn doorlopen en de inkopers er zeker van kunnen zijn dat zij de EU-wetgeving inzake overheidsopdrachten naleven. Zodra de DPS is opgezet kunnen de autoriteiten lokale opdrachten gunnen. Door gebruik te maken van het DAS is het niet nodig dat een instantie haar behoefte afzonderlijk bekendmaakt.
Toch is er flexibiliteit. Het DAS is gebaseerd op algemene dienstenspecificaties die door de overheidsafdelingen kunnen worden aangepast om aan hun specifieke behoeften te voldoen. De gunningscriteria kunnen voor lokale contracten nauwkeuriger worden geformuleerd. Een dergelijke aanpak bevordert concurrentie omdat het voor plaatselijke dienstverleners gemakkelijker is om tot het DAS toe te treden en op elk moment tijdens de looptijd ervan gebruik van te maken.
Inkopers kunnen een verdere concurrentiestrijd aangaan met alle geprekwalificeerde kandidaten. Alle kwalificatiedocumenten worden bewaard door de centrale inkoopinstantie.
Er zijn ook voordelen voor de leveranciers.
Maar er zijn ook voordelen voor de leveranciers. Zij hoeven hun geschiktheid en bekwaamheid niet telkens aan te tonen wanneer zij voor een overheidsopdracht in aanmerking willen komen. Dit betekent ook dat het voor kleine en middelgrote ondernemingen die over minder administratieve middelen beschikken gemakkelijker is om te concurreren. Een dynamisch aankoopsysteem blijft gedurende de gehele looptijd van de overeenkomst openstaan voor nieuwe leveranciers, wat betekent dat leveranciers die bij de oprichting van een DAS niet aan de selectiecriteria kunnen voldoen of die bij hun eerste aanvraag niet in aanmerking komen, de kans krijgen hun processen te herzien en in een later stadium een aanvraag in te dienen. Bovendien verloopt de gunning van individuele aanbestedingen doorgaans sneller dan bij sommige andere procedures.
Dynamische aankoopsystemen bevinden zich nog in een relatief vroege ontwikkelingsstadium maar vinden steeds meer toepassing, bijvoorbeeld in de British National Health Service en in sommige centrale overheidsdiensten. Jim Rawlings, directeur aanbestedingen van het Britse ministerie van Justitie zegt: “Wij zijn zeer verheugd over de uitbreiding van ons gebruik van dynamische aankoopsystemen naast het normale content management op catalogusniveau, dat het proces stroomlijnt, niet alleen zelfbediening maar ook plaatselijke zelfstandigheid biedt en ons tegelijkertijd in staat stelt om de uitgaven in overeenstemming te brengen met de wet-/regelgeving en aanzienlijk betere managementinformatie te verstrekken, wat alleen maar kan leiden tot een betere efficiëntie en meerwaarde door het gebruik van dat contract in de toekomst.”
