De reactie van de inkoopafdeling op COVID-19: Beantwoording van uw vragen
- Blog
JAGGAER’s Amenallah Reghimi en Michael Roesch werkten onlangs samen met Philip Ideson, oprichter en managing director bij Art of Procurement, om inkoopprofessionals een presentatie te geven over responstactieken voor de huidige mondiale crisis. Onze sprekers kregen veel meer vragen dan ze op dat moment konden beantwoorden, dus hebben we een aantal van de beste vragen op een rijtje gezet en onze presentatoren gevraagd om ze alsnog te beantwoorden.
1. Nu we het hebben over de uitdagingen waarmee we door het thuiswerken en de noodzaak om nieuwe systemen te verbeteren/implementeren worden geconfronteerd, wil ik u vragen of u nog iets kan vertellen over verandermanagement binnen de organisatie, bijvoorbeeld uitdagingen bij de implementatie van systemen, de manier waarop zakelijke gebruikers zich aan nieuwe systemen aanpassen, enzovoort?
Philip: Dat is een goede vraag. Er zijn twee overwegingen die, hoewel ze onder normale omstandigheden belangrijk zijn, nog belangrijker worden wanneer iedereen op afstand werkt. De eerste is de dringende behoefte aan sterk projectmanagement met een focus op change management en communicatie, en een sterke projectleider. Ten tweede wordt een intuïtieve UI/UX nog belangrijker omdat uw gebruikers minder mogelijkheden hebben om een collega te vragen hoe ze een functie moeten gebruiken. Ze zullen het zelf moeten zoeken en uw adoptie zal afhangen van hun vermogen om dat te doen.
2. Hoe kunnen wij als inkopers het beste omgaan met de wisselende marktprijzen om in deze onstabiele situatie concurrerend te blijven en klanten aan te trekken?
Amen: Eén ding is gewoon ervoor zorgen dat uw leveranciersgegevens volledig up-to-date zijn en dat u kansen hebt openstaan. Dat betekent dat u live prijsupdates van uw leveranciers en van de bredere markt kunt krijgen, zodat u aan live benchmarking kunt doen. U kunt ook vaker sourcingevents organiseren om ervoor te zorgen dat u de meest actuele prijzen krijgt.
Philip: Ik denk dat het gebruik van bijvoorbeeld een e-veiling om snel inzicht te krijgen in de prijzen op de markt een makkelijke manier is. Omdat het om standaard producten gaat zijn er relatief kleine veranderingen in de kosten.
3. Van welke JAGGAER-module maakt Predictive Analytics deel uit?
Amen: De Predictive Analytics tool maakt deel uit van de JAGGAER Analytics oplossing. Hier bij JAGGAER hebben wij een proefproject gedaan om te testen of wij voorspellingen kunnen doen met behulp van een extern systeem om de voorspellingen van de index te krijgen
Op basis hiervan kwamen we tot de conclusie dat, ook al kunnen we veel vooraf ontworpen dashboards hebben voor Spend en Sourcing, dit geen standaard mogelijkheid voor Predictive Analytics is. In plaats daarvan is het ons doel om het framework te bouwen en use cases te bespreken met de klanten en dan de mogelijke ‘what-if’ scenario’s toe te voegen.
Dat gezegd hebbende, als een klant/prospect geïnteresseerd is om met ons samen te werken dan zullen we een checklist doorlopen om beter te begrijpen wat ze proberen te voorspellen. Bijvoorbeeld:
- Welke analyses doet u momenteel met betrekking tot uitgaven- of prijsprognoses?
- Welke grondstoffenindexen volgt u momenteel?
- Om meer specifiek te zijn, welke gegevens of informatie zou u willen verstrekken?
- Wie binnen de organisatie zou deze gegevens of informatie gebruiken?
- Welke categorieën zouden binnen het bereik vallen?
4. Hoe kunnen we in een dergelijke situatie de risico’s in verband met de doorlooptijd beperken?
Michael: Doorlooptijden zijn op dit moment een groot probleem. Een van de belangrijkste dingen die u kunt doen is ervoor zorgen dat u beschikt over een gevarieerde reeks leveranciers en noodleveranciers voor uw essentiële artikelen. Afhankelijk zijn van één leverancier betekent dat wanneer hun productie of verzendingen vertraging oplopen u geen makkelijke optie hebt om de langere tijdsduur te beperken. Als u over toeleveranciers beschikt op wie u snel een beroep kunt doen bent u minder vatbaar voor vertragingen. Daarom is het hulpmiddel voor “wat als”-scenario’s nuttig. Het kan namelijk helpen bepalen of een situatie met één leverancier, twee leveranciers of meerdere leveranciers voor de optimale balans tussen risico en kosten zorgt.
5. We maken allemaal een ongekende situatie mee met veel verschillende uitdagingen, maar er zijn natuurlijk ook kansen. Wat ziet u als potentiële kansen als deze huidige situatie voorbij is?
Michael: Ik denk dat nu iedereen thuis werkt en mensen meer dan ooit digitaal verbonden zijn we beginnen in te zien hoe essentieel digitale verbindingen zijn, tussen zowel werknemers als tussen inkoper en leverancier. Ik denk dat dit inkoopteams ook zal helpen wendbaarder te worden. Als u voorheen niet wendbaar was ziet u nu de gevolgen ervan in. Dus ik denk dat dit twee van de belangrijkste dingen zijn waar inkoopteams nu en in de toekomst aan kunnen werken.
Philip: Wat ik hier nog aan zou willen toevoegen is dat op dit moment veel afhangt van hoe uw eigen organisatie beïnvloed is. Sommigen zitten bijvoorbeeld in een groeifase en zijn dus bezig die groei te versnellen. Anderen hebben een afwachtende houding terwijl weer anderen zwaar getroffen zijn en zich gewoon proberen aan te passen. Sommige bedrijven hebben nu de kans om hun leveranciers te helpen en hun liquide middelen te vergroten wat vervolgens de relatie versterkt. Als u er kunt zijn voor uw leveranciers kan dat veel opleveren.
6. Beschikt u over prognostische tools om in de toekomst te kijken in plaats van enkel terug te kijken naar het verleden?
Amen: Absoluut! In onze analysetool bieden wij de mogelijkheid om “wat-als”-analyses uit te voeren waarmee u voorspelde effecten kunt bekijken van wat er zou gebeuren als u een bepaalde parameter zou wijzigen, of dat nu een kostprijs, volume, leverancier of iets anders is. En dit kan worden gebruikt voor sourcing, uitgaven, besparingen en meer. We zijn in staat geweest om machine learning-algoritmen te ontwikkelen die u daadwerkelijk kunnen helpen bij het voorspellen van die what-if-scenario’s in plaats van dat u ze zelf moet opstellen. Die voorspellingen zijn gebaseerd op categorieën met gegevens uit uw eigen systeem en uit externe bronnen. U kunt dus extra what-if-analyses toepassen om u een beter beeld te geven.
7. Waarom zien we tijdens COVID een daling van de inkoopactiviteit? Ik verwachtte juist een toename omdat bedrijven voorraden aanleggen van materialen waar ze in de toekomst misschien niet meer aan kunnen komen.
Michael: Er zijn zeker een aantal gebieden waar inkopen zijn toegenomen. Een voorbeeld is bijvoorbeeld supermarkten die meer pasta, rijst en toiletpapier bestellen dan ooit tevoren, of de medische sector waar de vraag naar PBM’s en andere uitrusting extreem groot is. In veel bedrijfstakken hebben de teruglopende vraag en de economische instabiliteit de CFO’s er echter toe gebracht onnodige aankopen af te raden en in plaats daarvan te kiezen voor het behoud van liquide middelen. Finance afdelingen verlagen hun uitgaven wat tot minder aankopen leidt. In sommige sectoren neemt de vraag weliswaar toe, maar kunnen leveranciers niet aan de vraag voldoen of zijn hun supply chains verstoord omdat ze afhankelijk zijn van productie in China, Japan, Duitsland, Italië of andere landen die hard getroffen zijn door het virus.
8. U zei dat de prijzen kunnen stijgen zodra de lockdowns in bepaalde gebieden aflopen. Kunt u meer informatie geven over waarom dit zou kunnen gebeuren?
Philip: Ik denk dat dit te maken zal hebben met vraag en aanbod. Veel organisaties halen hun capaciteit uit hun toeleveringsketen, of het nu gaat om vliegtickets, stopzetting van productielijnen of inkrimping van het personeelsbestand bij een professionele dienstverlener. Het zal op de korte termijn in hun belang zijn om het aanbod te beperken zodat zij prijsstellingsvermogen hebben, wat tot hogere prijzen leidt. Ik verwacht niet dat dit voor alle producten en diensten die een bedrijf koopt zal gelden, maar we kunnen er ook niet van uitgaan dat alle prijzen zullen dalen omdat er minder vraag is.
9. Worden bij de KPI’s in JAGGAER gegevens uit externe bronnen zoals ERP’s geëvalueerd? Hoe vaak worden externe gegevens ververst?
Amen: Ja, JAGGAER kan gegevens uit ERP’s en andere gegevensbronnen van derden invoeren. JAGGAER gebruikt die gegevens vervolgens om er KPI’s uit halen. Wij kunnen gemakkelijk nieuwe KPI’s samenstellen uit zowel interne en externe bronnen.
We hebben de mogelijkheid om de frequentie te configureren op basis van de use cases van de klant en het hangt af van de hoeveelheid data dat moeten worden overgebracht. Voor uitgaven doen we dit meestal op maand- of kwartaalbasis, maar in een crisissituatie adviseren we om dit vaker te doen. Voor andere gegevens zoals leveranciersrisico’s of leveranciersinformatie kunnen we dit on-demand doen of frequenter zoals meerdere keren per dag, wekelijks enz.