Reactie op het coronavirus in de toeleveringsketen: Maatregelen op korte termijn

COVID-19 heeft de wereldeconomie op de knieën gekregen. In april verklaarde het IMF dat het de “ergste economische neergang sinds de Great Depression” was, en zelfs in gebieden die weer beginnen open te gaan blijven de verwachtingen ongunstig.

In de Verenigde Staten kondigden adviseurs van de White House onlangs aan dat de werkloosheidscijfers tot november in de dubbele cijfers zouden kunnen blijven steken, wat een somber beeld schetst voor de Amerikaanse economie. Elders blijft het virus zich verspreiden en blijft het aantal doden stijgen. In Brazilië bijvoorbeeld, waar olie, machines en metalen tot de belangrijkste exportproducten behoren, kan het dodental volgens de New York Times al in augustus oplopen tot 125.000.

Download COVID-19:Your Ten-Point Procurement Response Guide hier

Terwijl internationale bedrijven de gevolgen blijven voelen staat de inkoopafdeling in het middelpunt. Met als taak de uitgaven te beperken en het bedrijf draaiende te houden hebben inkoopmanagers duidelijke stappen nodig om de crisis te managen. Er zijn enkele directe stappen die u kunt nemen om ervoor te zorgen dat uw reactie op het coronavirus uw bedrijf beschermt en geld in kas houdt.

Duidelijke kostenverwachtingen vaststellen

Misschien wel de belangrijkste strategie om controle te krijgen over uw uitgaven is om effectief te communiceren over het belang van het minimaliseren van onnodige uitgaven. Het benadrukken van het belang van liquiditeit en het minimaliseren van uitgaven zal helpen om de hele organisatie mee te krijgen.

#ThursdayThought: Bill Franklin of @Discover discusses aligning priorities between the financial and procurement teams and how best to communicate them: https://t.co/t7S4G1dvwh #CFO #leadership #procurement pic.twitter.com/JL3MmizIQU

— JAGGAER (@JaggaerPro) May 7, 2020

Hiervoor bestaan verschillende strategieën, of het nu gaat om het instellen van een “geen P.O., geen factuur”-regel om uitgaven buiten bestaande contracten om te minimaliseren of het blokkeren van niet-essentiële categorieën. In kleinere organisaties eisen sommige inkoopteams zelfs dat elke aankoop direct door de CFO wordt goedgekeurd. In de huidige situatie willen werknemers hun verzoek om een verbeterd toetsenbord of een vierde computerscherm misschien niet naar de CFO sturen. Door het goedkeuringsproces aan te passen kan veel geld worden bespaard.

In de praktijk kan het moeilijk zijn om deze veranderingen te communiceren, vooral als de werknemers niet op kantoor zijn. Tijdens ons webinar bleek uit een enquête dat 56% van de aanwezigen het thuiswerken tot nu toe de grootste impact op hun organisatie vonden hebben.

Sommige organisaties hebben creatieve manieren gevonden om met behulp van hun inkooptools de afstand te overbruggen. Eén groep werkte zijn algemene voorwaarden bij, waardoor elke eindgebruiker een bericht kreeg wanneer hij de volgende keer inlogde om een aankoop te doen. Anderen gebruikten een e-mailprogramma om elke geregistreerde gebruiker in het systeem een herinneringsbericht te sturen. Er zijn dus tal van mogelijkheden om dit te doen, het is gewoon een kwestie van kiezen welke het meest effectief is voor uw gebruikers.

Beheer van risicoleveranciers

Uit onze enquête bleek ook dat 27% van de respondenten verstoringen van de toeleveringsketen als grootste impact zagen, maar in maart stelde ISM vast dat bijna 75% van de bedrijven al te maken had met verstoringen van de toeleveringsketen. De eerste stap is zich samen met leveranciers te richten op relaties, niet enkel op cijfers. Zoek naar mogelijkheden om wederzijdse meerwaarde te creëren en win-win-overeenkomsten te sluiten. De organisaties met de sterkste relaties met leveranciers zullen het succesvolst zijn in het herbeoordelen van overeenkomsten en het beheren van risico’s. Door er voor uw leveranciers te zijn bouwt u een sterkere relatie op die u in de toekomst kunt voortzetten.

Naast kosten en capaciteit moeten inkoopteams ook kijken naar de levensvatbaarheid van elke leverancier. Een faillissement van een belangrijke leverancier kan een toeleveringsketen volledig ontwrichten. Evenzo is het belangrijk om leveranciers niet alleen te beoordelen op basis van hun uitgavenvolume. Zorg er in plaats daarvan voor dat u prioriteit geeft aan uw strategische leveranciers. Zij kunnen van cruciaal belang zijn voor uw supply chain, ook al zijn ze niet de grootste leverancier qua uitgavenvolume. Wijs leveranciers een kriticiteitsbeoordeling toe om beter te kunnen bepalen waar u uw inspanningen op moet richten.

Zorg er ten slotte voor dat u potentiële verstoringen vóór bent. Informeer regelmatig bij uw leveranciers om de voorraadniveaus in de gaten te houden en eventuele onderbrekingen te voorspellen. In sommige gevallen kan het zinvol zijn om de aankoop van essentiële voorraden te vervroegen voor het geval uw leverancier onverwacht met een tekort komt te zitten. Zo voorkomt u een single point of failure dat uw bedrijf in gevaar kan brengen.

Contracten onderzoeken

In maart vroegen Chinese leveranciers snel om certificaten van overmacht en de Chinese regering kende ze snel toe. Er werden bijna 5 000 certificaten toegekend voor contracten ter waarde van bijna 54 miljard dollar. Of deze beweringen nu internationaal stand zullen houden of niet maken ze duidelijk hoe belangrijk het is de clausules inzake overmacht in bestaande contracten te onderzoeken. Wellicht nog belangrijker is het benadrukken dat de wijze waarop deze clausules in toekomstige contracten worden opgenomen opnieuw moet worden geëvalueerd. Dit zou voor veel inkoopteams de eerste stap moeten zijn.

Naast overmacht moeten inkoopteams ook opnieuw onderhandelen over de belangrijkste voorwaarden in hun inkoopcontracten. Dit gaat gepaard met leveranciersmanagement omdat hier wellicht de beste kansen voor zowel u als uw leveranciers liggen om geld te besparen. Door samen met uw leveranciers hersteltijden en -methoden vast te stellen kunt u zich positioneren voor een duidelijke, strategische uitbreiding wanneer de economie zich herstelt.

Zorg er op de langere termijn voor dat de levenscyclus van uw contracten goed gedigitaliseerd is om de betrouwbaarheid in de toekomst te waarborgen. Met één centrale opslagplaats kunt u contracten snel digitaal analyseren op risicovolle clausules en belangrijke voorwaarden.

Overweeg uw sourcingmogelijkheden

Het aanhouden van een ‘solosource’-mentaliteit, waarbij voor grote cruciale uitgaven sterk op één belangrijke leverancier wordt vertrouwd, is uiterst riskant in tijden van onzekerheid. Als die leverancier capaciteitsbeperkingen of financiële problemen ondervindt, zit uw organisatie in de problemen. Het is in dit geval essentieel om snel een alternatieve leverancier te vinden voordat er iets misgaat.  

Nieuwe biedingen aannemen op bestaand contracten is ook een slimme manier om potentiële besparingen te realiseren. In veel gevallen kan een nieuwe leverancier een betere prijs en meerwaarde bieden die beter aansluiten bij de huidige marktomstandigheden, wat niet altijd het geval is bij contracten met bestaande leveranciers. Bovendien kunnen leveranciers die voorheen overbelast waren door de economische neergang op zoek zijn naar nieuwe klanten. Het onderzoeken van mogelijke reserveonderdelen en materialen kan ook geld besparen. Sommige materialen waar veel vraag naar is voor productie van maskers en andere PBM’s, zoals katoen, kunnen worden vervangen om besparingen te realiseren.

Analyseren, Analyseren, Analyseren

Uitgavenanalyses zijn voor elk inkoopteam essentieel om besparingen te volgen en verbetermogelijkheden te identificeren.

JAGGAER raadt doorgaans aan om maandelijks de gegevens van de uitgavenanalyse te vernieuwen om de huidige staat van uw uitgaven te analyseren. In tijden van crisis moet u echter zo vaak mogelijk een up-to-date en accuraat beeld van uw uitgaven hebben. Daarom adviseert JAGGAER om tweewekelijks of zelfs wekelijks gegevens te vernieuwen totdat de economie zich stabiliseert en we een duidelijk beeld hebben van hoe het ‘nieuwe normaal’ eruit zal zien.

Tools voor de analyse van digitale uitgaven kunnen in dit stadium van onschatbare waarde zijn. Door veel van uw data-analysetaken te automatiseren krijgt u meer inzicht in de uitgaven en maakt u tijd vrij voor medewerkers om zich te richten op dringende taken en zaken die meerwaarde creëren.

Het is duidelijk dat bedrijven nog steeds een moeilijke tijd tegemoet gaan en dat dit nog wel even kan duren. Het belang van een sterke inkoopafdeling om het bedrijf te helpen snel te reageren en zich aan te passen komt nu duidelijk naar voren. Als u in staat bent om op de juiste manier te reageren dan is dit het perfecte moment om te laten zien dat inkoop echt een strategische, vitale functie voor uw organisatie is.