Het is niet gek als het werkt: waarom autonoom inkopen een heel slim idee is

Nu er steeds meer wordt gesproken over “autonome inkoop” zijn critici er snel bij om het idee te verwerpen. Sommige van deze twijfels kunnen echter een beetje voorbarig zijn. In de komende vijf tot tien jaar zal inkoop grotendeels opnieuw worden vormgegeven naarmate de technologie zich verder ontwikkelt. Autonoom inkopen komt dichterbij en leidinggevenden zullen het omarmen.

Begin uw avontuur vandaag nog met onze on-demand webinar: Vier stappen naar autonoom inkopen.

Wat is autonome inkoop?

Laten we eerst eens kijken naar wat een autonoom inkoopsysteem inhoudt. Bij JAGGAER is onze definitie van een echt autonome inkoopoplossing een oplossing die niet alleen over cognitieve capaciteiten beschikt die in het hele platform zijn ingebed, maar die voortbouwt op die capaciteiten om volledige sourcing- en inkoopprocessen te automatiseren, wanneer mogelijk zonder enige tussenkomst van de inkoper.

Autonomous #procurement: Should you be scared of its capabilities? 🤖@AmenReghimi doesn’t think this is necessary. pic.twitter.com/27GsbpjFgJ

— JAGGAER (@JaggaerPro) February 20, 2020

Dat laatste is het belangrijkste; “wanneer mogelijk”. Het doel van autonome inkoop is niet om het menselijke element van sourcing en inkoop te elimineren. In plaats daarvan moeten onnodige taken die onnodig tijd en middelen in beslag nemen worden geëlimineerd en moeten medewerkers in staat worden gesteld om op een strategisch niveau te werken. Dit is een zeer goed idee omdat:

We zijn nog maar aan het begin van autonome inkoop

Veel leveranciers van inkoopsuites bieden al mogelijkheden die min of meer als “augmented” kunnen worden omschreven, maar dit is pas de tweede stap op weg naar volledige autonomie. “Slimme” technologieën zoals door de leverancier beheerde voorraadtools zijn een goed begin, maar de technologie kan veel verder gaan dan enkel op regels gebaseerde oplossingen.

…dit soort op regels gebaseerde programmeren is niet autonoom

Er bestaat ook moderne technologie in de derde fase richting autonoom inkopen: Intelligent Procurement. Intelligente systemen zouden moeten leren van aankopen in het verleden, voorkeuren van gebruikers en ervaringen, en niet alleen moeten reageren op directe signalen op basis van regels en beslisbomen. Tools zoals vendor-managed inventory kunnen de bestelstap elimineren wanneer voorraden vooraf bepaalde niveaus bereiken, maar dit soort op regels gebaseerde programmering is niet autonoom.

Autonoom inkopen zal haar beloften nakomen

Kunstmatige intelligentie (AI) staat in veel opzichten nog in de kinderschoenen. En zelfs nu al overtreffen AI-capaciteiten hun menselijke collega’s op sommige gebieden. Een onderzoek uit 2018 stelde bijvoorbeeld 20 advocaten tegenover de LawGeex Artificial Intelligence-oplossing. De resultaten waren verbluffend: de advocaten zagen gemiddeld 85% van de fouten en het AI-systeem 94%. Bovendien deden de advocaten er 92 minuten over, terwijl de computer de opdracht in 26 seconden klaarde. AI is niet alleen de toekomst, het is er al.

Andere onderdelen van de inkoopworkflow zijn nog niet autonoom, maar hun tijd komt nog. Naarmate softwareleveranciers AI ontwikkelen voor verschillende afzonderlijke onderdelen van inkoop en autonome technologieën volwassen worden, zullen we volledig autonome end-to-end-suites gaan zien. Het feit dat systemen nog niet volledig autonoom zijn betekent niet dat ze als mislukking afgeschreven moeten worden. Aan inkooptechnologie is altijd al getwijfeld, sommigen hebben zelfs vraagtekens bij de levensvatbaarheid van echte source-to-pay-suites. Zoals we nu weten waren veel van die twijfels echter onterecht.

Sourcing- en inkoopprofessionals moeten enthousiast zijn

Het doel van de inkoopfunctie is nooit geweest om administratief werk te verrichten. Maar, zoals bij zoveel bedrijfsfuncties, horen alledaagse taken er nu eenmaal bij. Autonome inkoop probeert dit recht te zetten.

Inkoopmedewerkers willen over het algemeen strategisch en zinvol werk doen. Autonome inkoop, mits correct geïmplementeerd, maakt dit mogelijk door werknemers aan te vullen, niet door ze te vervangen. Joshua King, VP en CPO bij American Water Company zegt hier het volgende over: “De inkoopprofessional van de toekomst zal meer vaardig zijn in het benutten van inzichten.” Hij gaat verder met het beschrijven van de toekomstige inkoopmedewerker als “een soort business consultant die werkt aan zeer specifieke behoeften van het bedrijf en uiteindelijk probeert op een intelligente manier aan die behoeften te voorzien.”

De beste managers bereiden hun teams voor op de uitdagingen van morgen, niet alleen die van vandaag. Door de technologische vooruitgang te negeren of proberen tegen te houden zijn werknemers onvoldoende uitgerust voor de arbeidsmarkt en toekomstige functies. De huidige economie bevindt zich midden in een vierde industriële revolutie en bedrijven staan voor de keuze om deze te omarmen of achter te blijven. Degenen die zich toeleggen op autonome inkoop zullen de vruchten daarvan plukken. 

Het vermindert de last voor de werknemers

Een van de vele frustraties van inkoopmanagers is wanneer werknemers aandringen op uitgaven buiten het contract om. Maar als werknemers geen gebruik maken van voorkeursleveranciers komt dat vaak omdat de gebruiksvriendelijkheid en gebruikservaring van het goedgekeurde systeem onhandig, moeilijk en frustrerend is voor de werknemer.

Door een betere gebruikersinterface te bieden en uiteindelijk een autonoom systeem dat helemaal geen interface nodig heeft, wordt het voor werknemers gemakkelijker om te bestellen wat ze nodig hebben. Slimme assistants (vaak in de vorm van chatbots) bestaan al binnen softwaresuites, waardoor inkoopprofessionals snel kunnen navigeren en taken kunnen uitvoeren. De volgende logische stap is een slimme assistant voor aankopen door eindgebruikers. Voor de dagelijkse inkoper kunnen chatbots “suggesties doen op basis van verschillende factoren, waaronder de behoeften die tijdens de chat zijn vastgesteld, voorkeursleveranciers, voorkeursartikelen, lopende contracten, inkoophistorie, real-time beschikbaarheid van producten, context en tal van andere variabelen” schrijft ProcureCon. Een chatbot tegen wie gebruikers simpelweg kunnen zeggen: “Bestel nieuwe notitieblokken”, maakt het inkoopproces veel eenvoudiger en garandeert tegelijkertijd dat de uitgaven binnen het contract blijven. Zoals een inkoopprofessional die we spraken zei: “Hoe beter de gebruikerservaring hoe hoger de adoptie en hoe meer ze de tool gebruiken.” Het proces wordt nog eenvoudiger als de bot wordt geïntegreerd in tools als Outlook, Microsoft Teams of Slack, waar medewerkers al elke dag mee werken.

Hoe beter de gebruikerservaring hoe hoger de adoptie en hoe meer ze de tool gebruiken.

Zoals TJ Nguyen, Senior Director bij Coca-Cola Bottlers’ Sales & Services zegt: “Het is heel belangrijk om technologie te kiezen en te implementeren op een manier die de gebruikerservaring in het achterhoofd houdt, zodat mensen krijgen wat ze nodig hebben om hun werk te doen.” Nila LaVanaway Charles, CEO bij Pierpont Holdings, is het daarmee eens en stelt dat “we technologie tegenwoordig altijd bij hebben en het moet net zo makkelijk zijn om het op het werk te gebruiken.” Naarmate de technologie in ons persoonlijk leven evolueert moeten ook inkoopsystemen evolueren, zodat kopers een vlekkeloze ervaring hebben.

Autonoom inkopen betekent niet dat leveranciers worden beperkt, kosten worden bespaard of dat een computer voortdurend “nee” zegt. Een autonoom systeem zal de behoeften van de werknemers leren kennen en zich inspannen om beter daaraan te voldoen dan momenteel mogelijk is. Uiteindelijk is het systeem er niet om het leven van de werknemers moeilijker te maken, maar om het te verbeteren. Dat is autonoom inkopen.