Servizi di implementazione JAGGAER

I servizi di implementazione di JAGGAER, usando metodologie e best practice comprovate, forniscono la base per la vostra implementazione.

Approccio al progetto

Il team Servizi professionali di JAGGAER sa bene che non è solo una questione di software. Usando un approccio collaborativo e una metodologia comprovata i nostri clienti ricevono il massimo ritorno per l’investimento (ROI), riducono il rischio e raggiungono l’accettazione da parte dell’utente finale e la soddisfazione complessiva.

I principi della metodologia di JAGGAER comprendono:

  • un ambiente di progetto collaborativo e trasparente
  • Un approccio all’implementazione basato sugli eventi, progettato per ridurre al minimo i disturbi alle operazioni giornaliere.
  • Alto profilo di gestione del progetto per tutta la durata della implementazione.
  • Programmi formativi comprovati e accelerati che usano un modello di apprendimento misto e stratificato e un approccio che fornisce il livello corretto di servizi di formazione al momento giusto.

Processo

Ci sono due aspetti principali dei servizi connessi a Spend Radar. Il primo è il Progetto di Implementazione Iniziale, in cui JAGGAER collabora con il Cliente per normalizzare i dati e presentarli in un formato che possa essere usato dal Cliente per il reporting e le analisi.

Dopo tale progetto, JAGGER raccomanda anche dei Data Refresh, che sono normalmente previsti mensilmente o trimestralmente, a seconda delle necessità e requisiti del Cliente.

Fasi di implementazione

La metodologia di JAGGAER è basata sulla collaborazione con il cliente e sul dirigere il team con un processo ben definito, messo in opera dalla squadra Global Professional Service di JAGGAER, che usa allo scopo una procedura a fasi.

Fase 1 del progetto: Pianificazione

La fase di Pianificazione comprende Avvio progetto, Pianificazione progetto, Direzione progetto e consenso del team e Consultazione dati e tassonomica. Questa fase getta le basi dell’intero progetto. Durante la fase di avvio del progetto, il cliente e JAGGAER rivedono gli obiettivi del progetto, valutano la messa a punto, determinano la direzione e il team del progetto.

La parte più importante dell'avvio del progetto è la conferma degli obiettivi e delle strategie imprenditoriali del cliente. Tali priorità rappresentano le metriche con cui possono essere giudicate le successive decisioni prese durante il processo. L’oggetto dell'avvio del progetto è assicurare che tutti i membri del team comprendano e facciano proprie tali priorità.

Come parte del piano di comunicazione del progetto complessivo, JAGGAER definisce un unico un punto di contatto per il team del cliente per facilitare la coordinazione di attività e piani. La metodologia JAEGGER include un piano di comunicazione formale e processi di controllo di accettazione e cambiamenti, che sono presi in esame nell’incontro di avvio con tutti i partecipanti.

JAGGAER effettua una sessione di avvio del progetto per:

  • Impostare le attese e esaminare l’ambito del progetto
  • Determinare ruoli e responsabilità
  • Trasferire informazioni aziendali fondamentali dal Cliente al Team di Progetto SciQuest
  • Completare il piano del progetto, compreso contatti, tappe e tempistica
  • Esame modelli e requisiti di estrazione
  • Esame tassonomico di classificazione dati
  • Esame creazione Reporting e analisi
  • Discussione della formazione inclusa nel progetto

Successivamente alla sessione di avvio del progetto, JAGGAER collabora con il cliente per produrre i dati e finalizzare la tassonomia. I dati devono essere forniti a JAGGAER in uno dei formati indicati di seguito:

Formati accettabili:

  • File estratti delimitati scritti con sistemi ERP con tutti i collegamenti dati conservati e convalidati dal cliente
  • Tutti i file estratti devono avere una riga di intestazione o questa deve essere fornita con un altro documento
  • File di testo, csv, MS Excel, MS Access sono formati accettabili per dati estratti e tabelle di riferimento.
  • I dati inviati come riferimento o ricerca stand-alone, devono mantenere le chiavi specifiche che li ricollegano ai Dati di spesa

Formati non accettabili:

  • Tabelle di dati scaricati direttamente da sistemi ERP. (Questi provocano ulteriori addebiti se SciQuest deve riunire i dati da ERP)
  • File estratti non validi (ad es: file separati da virgole senza enclosure (“xxx”) per separare i campi dei dati)
  • File di dati Excel con formati multipli incorporati o file Excel Report
  • Report generati direttamente dal sistema ERP
  • documenti scansionati in formato PDF, JPEG, ecc.

Fase progetto 2: Configurazione

Dopo aver eseguito il caricamento dei dati nel sito di verifica Spend Radar, inizia la Fase di configurazione. Durante questa fase, i consulenti di JAGGAER normalizzano i fornitori e classificano i dati usando delle business rules. JAGGAER collabora iterativamente con il cliente a scopo di formazione sull’applicazione e continuare a definire le regole aziendali.

Le sessioni di lavoro sono eseguite a cadenza regolare durante questa fase e durano normalmente tra 30 e 90 minuti secondo gli argomenti in oggetto. Queste sessioni sono previste per fornire formazione iterativa sul prodotto, esaminare lo stato e i deliverables, esaminare configurazioni e requisiti e quindi giungere a completare il progetto.

Fase 3 del progetto: Convalida

La fase di Convalida costituisce una opportunità per il Cliente di riesaminare la classificazione dei dati. JAGGAER e il cliente tengono sessioni iterative di verifica della classificazione per convalidare i risultati e apportare le necessarie modifiche. JAGGAER fornisce guida e supporto al cliente per eseguire la convalida. Quando il cliente fornisce il suo feedback sulla convalida, JAGGAER raffina e aggiorna le regole dell’impresa.

Durante questo tempo, inoltre, JAGGAER collabora con il cliente per personalizzare e dare formazione su Reporting e Analisi dello Spend Radar.

Una volta che il processo di convalida è completato e approvato dal Cliente, questi passa nella fase di Refresh del progetto e si prepara al lancio.

Fase 4 del progetto: Lancio

A questo punto JAGGAER sposta tutti i dati nel sito di produzione del Cliente per iniziare a farli usare a scopo di analisi e reporting.

Fase 5 del progetto: Refresh

La fase di refresh del progetto inizia alla fine della fase di convalida. Saranno forniti da JAGGAER dei servizi di aggiornamento dei dati di spesa per tutta la durata dell’accordo. Il cliente deve preparare un primo set di dati di aggiornamento, comprendente i dati dalla data finale del set di dati originale sino alla data dell’inizio del ciclo di aggiornamento. JAGGAER normalizza eventuali nuovi fornitori e si assicura che i dati vengano classificati. Al termine il cliente esamina i dati aggiornati e chiede a JAGGAER di apportare modifiche o migliorie.

Ruoli del progetto e responsabilità: Cliente

La tabella seguente illustra i ruoli e responsabilità tipiche e i livelli di impegno dei membri del team del Progetto del Cliente. L’impegno effettivo varia a seconda dell’ambito finale del progetto e la tempistica di diffusione.

NOTA: Un unico individuo può ricoprire più posizioni all'interno del progetto se lo skillset e la ampiezza di banda lo permettono.

RISORSERESPONSABILITÀ
Comitato di gestione del progetto
  • Partecipanti: Executive sponsor, Business Owner, Project Manager
  • Fornisce consulenza, percorso di escalation e risoluzione tempestiva delle questioni inerenti al progetto e le decisioni chiave
  • Richiesta supporto organizzativo
Project Manager
  • Coordina le risorse del cliente con il punto di contatto unico di JAGGAER
  • Coordina la pianificazione giornaliera del progetto, la risoluzione ed esecuzione delle questioni
  • Predispone report dello status ed effettua l’escalation al Executive team
Business e/o Processo Owner
  • Responsabile di tutti i processi aziendali e questioni di policy
  • Responsabile della riprogettazione del processo e gestione dei cambiamenti
IT & Data Extract Resources
  • Responsabile tecnico dei sistemi source del cliente e della creazione di elementi dei dati di spesa e fornitori estratti
  • Carica i dati estratti a un sito FTP sicuro
  • Esegue la convalida di estrazione delle misure di controllo e risolve tutte le questioni o revisioni necessarie per osservare i requisiti dei dati
  • Esamina i dati finalizzati per confermare che le revisioni sono state svolte accuratamente prima del lancio
Formazione/Gestione dei cambi
  • Distribuisce l’applicazione e esegue formazione degli utenti finali
  • Attività di gestione dei cambi durante il progetto e il rollout
Esperti di materie funzionali
  • Conoscenza della base fornitori, modelli di spesa e enti politici
  • Spende la maggior parte del tempo nel reporting di dati di disseminazione
  • Conoscenza del processo aziendale complesso e delle abitudini di acquisto dell’utente con i fornitori correnti
  • Rappresenta il team/la funzione e ottiene il consenso sulla tassonomia finale, l’esame dei sistemi source e l’esame dell’estrazione
  • Partecipa agli incontri del team
  • Partecipa alla Fase di convalida e dà il suo input sulla classificazione

Ruoli di progetto e responsabilità: JAGGAER

Il team Global Professional Services (GPS) di JAGGAER è composto da un gruppo di esperti nei settori di tecnologia e impresa, competenti nell’uso delle soluzioni JAGGAER, e a conoscenza della metodologia di implementazione e del nostro toolkit, e, cosa più importante, dei processi e sfide che incontrano i nostri clienti.

NOTA:La tabella di seguito presenta i ruoli tipicamente ricoperti da JAGGAER in una implementazione. Il numero di ore richieste per ciascun ruolo varia sulla base della dimensione e complessità della implementazione.

RISORSERESPONSABILITÀ
Direttore dei servizi professionali
  • Rimuneratività dipartimento e progetto
  • Pianificazione delle risorse, assunzione e sviluppo e ritenzione del personale
  • Supporto pre-vendita, comprendente preventivi e esame dei documenti contrattuali
Manager dei Servizi professionali
  • Soddisfazione cliente complessiva, gestione relazioni cliente, e supervisione progetto
  • Allocazione delle risorse di JAGGAER
  • Risoluzione tempestiva delle questioni portate alla sua conoscenza
  • Direzione di altri membri del team nella esecuzione di Progetti
  • Fornisce direzione alla consulenza imprenditoriale e tecnica, sul lancio della soluzione, nonché costi, programma, qualità, rischio, personale (matrice), comunicazioni, ambito e altro, con i progetti assegnati
  • Partecipa al Comitato di gestione progetto
Manager del progetto
  • Implementazione di successo, tempestiva, nel preventivo e con soddisfazione del Cliente
  • Coordinamento di tutte le risorse di JAGGAER
  • Pianificazione e gestione del progetto
  • Controllo preventivo e ambito
  • Report sullo stato
  • Gestione problemi ed escalation appropriata
  • Coordinamento di test e formazione
  • Punto di contatto unico verso il cliente
  • Partecipa al Comitato di gestione del progetto
Analista aziendale
  • Leadership funzionale fino alla consegna del prodotto, expertise nell’industria e imprenditoriale e guida sulle best practice
  • Raccolta e documentazione dei requisiti aziendali e degli scenari riguardanti la classificazione della spesa.
  • Partecipazione alle iniziative di convalida e agli aggiustamenti sulla base del feedback del cliente.
  • Normalizza i fornitori e le categorie di spesa
Analista tecnico
  • Implementazione tecnica di successo delle configurazioni applicabili per gli impegni del cliente (on time e on budget)
  • Pianificazione e esecuzione Deep Dive di dati
  • Pianificazione e svolgimento della Sessione di Raccolta requisiti di reporting
  • Configurazione e convalida della soluzione Spend Radar di JAGGAER compresi report standard e personalizzati
  • Presentazione di sessioni amministrative e formazione utente finale
  • Caricamento e risoluzione dei problemi con i dati