Unilever aumenta visibilità e controllo sulla categoria di spesa più imprevedibile

Unilever office building in Rotterdam, Netherlands

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Ogni giorno 2,5 miliardi di persone usano i prodotti Unilever per stare bene, curare il proprio aspetto e ottenere di più dalla vita. Con oltre 400 marchi che vengono acquistati in 190 paesi, Unilever ha realizzato un fatturato di 53,7 miliardi di euro solo nel 2017. Tredici dei suoi marchi generano un fatturato di oltre un miliardo di euro. Con head quarters a Londra e Rotterdam, l’azienda ha un unico consiglio di amministrazione e quattro divisioni principali: Foods, Refreshment (bevande e gelati), Home Care e Beauty & Personal Care. Inoltre, Unilever possiede strutture di ricerca e sviluppo in Cina, India, Paesi Bassi, Regno Unito e Stati Uniti e opera per il 57% del proprio business nei mercati emergenti.

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“Ciò che è veramente vantaggioso è avere visibilità istantanea sulla spesa effettiva rispetto a quella pianificata, in tutti i nostri contratti; ad esempio, se stiamo spendendo molto di più o molto di meno con un determinato trasportatore”

Srestha Dutta,

Global Process & Technology Senior Manager,

Unilever

Le Sfide

La collaborazione di Unilever con JAGGAER risale al 1998, con l’allora Transportation Business Center (TBC) di Unilever, in Nord America.  Nel tempo la collaborazione è diventata globale ed è tuttora focalizzata su una delle categorie di sourcing e gestione dei contratti più impegnative nell’ambito degli acquisti: i servizi di trasporto e logistica. Negli ultimi anni JAGGAER ha supportato Unilever in diverse iniziative di sourcing, tra cui quella per le spedizioni refrigerate di gelati in Nord America, che ha generato un risparmio a otto cifre.

In questa categoria i contratti sono molto dinamici perché ci sono molte parti in gioco. “Lo scenario di un medesimo contesto può cambiare completamente da un anno all’altro. E questo è un aspetto che va considerato anche nella definizione dei modelli di gratifica.

Inoltre, considerate le inevitabili limitazioni di capacità dei vettori e la complessità delle gare d’appalto, è fondamentale tenere conto di opzioni di fornitura alternative e di relazioni di backup preferenziali”, ha spiegato William Robinson, Engagement Manager di JAGGAER. ” Categorie dinamiche come i servizi di trasporto presentano un’evoluzione costante e continua, che rende estremamente importante poterne tracciare performance e conformità nel tempo tramite dashboard; senza strumenti sarebbero molto difficili da gestire”, ha aggiunto.

Le Soluzioni

Claire Blake, Team Lead, Professional Services EMEA spiega perché JAGGAER è in una posizione unica per soddisfare i requisiti Unilever:  «Il Logistic Business Center di Unilever, che utilizza diversi  moduli sottesi dalla soluzione  JAGGAER ONE, è in grado di offrire ai clienti suite specifiche per i trasporti,  che gestiscono e coprono specifiche esigenze di approvvigionamento avanzato end-to-end, di gestione di contratti e tariffe, processi approvativi di matrici complesse, workflow compliance e così via, oltre alle integrazioni inbound e outbound.  Possiamo costruire soluzioni di analisi scalabili e robuste, testarle e implementarle in diverse aree geografiche in tempi brevi.»

La costruzione in dashboard di analisi robuste

Nel 2019 l’azienda ha deciso di avviare un progetto per implementare dashboard globali per le attività di sourcing e gestione dei contratti. L’obiettivo era fornire agli utenti finali la possibilità di avere un quadro completo dell’ambito loro assegnato. Con più team aziendali operanti in tutto il mondo, il TBC rappresenta una fonte di informazioni integrate su appalti e pagamenti, che ha fornito una solida base per lo sviluppo della soluzione di analisi.

Tutte le informazioni sui contratti e i dati contenuti nel database TBC JCS di Unilever le informazioni provenienti dal sistema di pagamento, nonché tutti i dati generati dai flussi di lavoro gestiti dai moduli Sourcing e Contracts, sono integrate nelle dashboard di analisi della soluzione JAGGAER. I report vengono poi presentati in Tableau.

Le dashboard, implementate attraverso il modulo JAGGAER Spend Analytics, rispondono a una serie di requisiti essenziali in diverse aree funzionali. Hanno una portata globale, che copre tutti i territori al di fuori dell’Europa, consentendo agli utenti di avere una rapida visione d’insieme e poi di approfondire facilmente particolari aree di interesse, ad esempio per team, cluster, portafoglio, mercato e modalità di trasporto (ad es. aerea, intermodale, stradale a carico parziale o a pieno carico, marittima, ferroviaria e stoccaggio).

I dashboard Sourcing rispondono a tutte le domande relative alle attività di sourcing fornendo una vasta gamma di utili informazioni e approfondimenti sulle forniture e sulle attività di engagement dei fornitori come RFI, RFPs e aste, andando ben oltre le visualizzazioni standard di visibilità. I cruscotti di analisi rispondono a esigenze di visibilità quali ad esempio:

 

  • Qual è il numero totale di RFQ completate? ​
  • Quanti eventi (RFQ) sono stati svolti per divisione/località/categoria/evento/round?
  • Qual è il numero medio di scenari in una RFQ?

 

I gestori e gli amministratori dei contratti Unilever sono ora in grado di sfruttare informazioni utili a formulare strategie di offerta per massimizzare i risparmi di categoria. Tutto questo può essere fatto a colpo d’occhio utilizzando schermate e rapporti standard, come la dashboard delle attività, la panoramica degli eventi e il report di implementazione

Una miniera d’oro d’informazioni

“Scavando più a fondo in questa miniera di informazioni, gli utenti possono acquisire una maggiore comprensione e nuovi insight su ciò che funziona bene e su quello che invece non va così bene, potendo così elaborare strategie e azioni correttive a partire da intuizioni basate sui fatti”, ha detto Srestha Dutta, Global Process & Technology Senior Manager di Unilever.

Le dashboard forniscono una serie di reportistiche sui contratti suddivisi per dimensione Questa visibilità offre un grande vantaggio permettendo a manager e amministratori di individuare i contratti che non vengono utilizzati in modo ottimale e i fornitori ad essi associati. Fornendogli informazioni affidabili sulle quali agire Tra le domande principali che vengono poste vi sono, ad esempio: quali sono i tempi di approvazione o di esecuzione dei contratti? Quanti contratti scadranno a breve e in quali categorie? Qual è la distribuzione dell’utilizzo del contratto con un’approssimazione del 10%? Qual è l’utilizzo del contratto per categoria per le prime dieci categorie (o i primi dieci fornitori)?

Dando risposta a queste e altre domande simili, l’utente può identificare problemi come un utilizzo insufficiente o eccessivo di un contratto con un certo fornitore su una tratta specifica. “Il bello del sistema è che si può fare tutto questo in modo rapido e semplice, sia cliccando su un grafico nella dashboard, sia utilizzando le opzioni di filtro integrate nell’intestazione nella parte superiore di ogni dashboard”, ha detto Srestha Dutta.

Il Futuro

Una leva in più per la prossima negoziazione

“Ciò che è veramente vantaggioso è avere visibilità istantanea sulla spesa effettiva rispetto a quella pianificata, in tutti i nostri contratti; ad esempio, se stiamo spendendo molto di più o molto di meno con un determinato trasportatore>” aggiunge Srestha Dutta.

Con queste informazioni, Unilever può continuamente valutare la relazione con i fornitori ed essere in una posizione  migliore nelle fasi negoziali a venire. La dashboard infatti, aiuta a individuare quali sono le aree in cui vi è un’eccessiva frammentazione dei fornitori, individuando ulteriori opportunità di consolidamento.

«Nella categoria dei trasporti e della logistica esistono infinite variabili e circostanze imprevedibili.  Pertanto, la capacità di individuare dove la gestione dei contratti sta andando come previsto, o viceversa, dove sta andando fuori strada a causa di un sottoutilizzo o sovra utilizzo è un vero vantaggio.  Prevediamo che le dashboard JAGGAER porteranno molti vantaggi per la pianificazione della pipeline e per la costruzione delle strategie d’offerta, consentendoci di invertire l’erosione dei risparmi e di ottenere un miglior rapporto qualità-prezzo dai nostri fornitori di trasporto e logistica», conclude Srestha Dutta

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