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Améliorer la performance des fournisseurs grâce à l’analyse des dépenses

Client

Le client est une société d’ingénierie et de construction du Global 1000 qui dessert l’industrie du pétrole et du gaz.

Défi

L’entreprise avait besoin d’une solution pour charger, regrouper, mapper et nettoyer les données directes sur les matériaux dans le but ultime de fournir des analyses et des rapports précis sur les indicateurs clés de performance (KPI) de leurs fournisseurs mondiaux. Cela comprend les dépenses, les économies, la livraison dans les délais, la qualité, la prévision et la demande interne. Leur solution d’analyse des dépenses existante avait été développée en interne et le processus de maintenance, d’extraction et de visualisation des données prenait beaucoup de temps.

Chaque mois, les données directes sur les matériaux ont été extraites des systèmes SAP, puis diffusées dans cinq groupes différents au sein du service des achats, chacun ayant manipulé manuellement les données. Le résultat de ce processus était une série de feuilles de calcul Excel (tableaux croisés dynamiques et graphiques) qui n’étaient ni simples d’utilisation, ni “exploitables”. Avec le temps nécessaire pour générer les rapports KPI, l’entreprise n’avait ni accès ni visibilité au moment opportun sur les problèmes de performances des fournisseurs et ne pouvait donc pas prendre de décisions stratégiques basées sur ces données. Les principaux défis spécifiques à ce projet étaient la qualité et la disparité des données. Tout au long du projet, JAGGAER a identifié de nombreux problèmes avec les données de l’entreprise dont ils ne soupçonnaient pas l’existence. Un autre aspect unique de ce projet était l’intégration de mesures et d’algorithmes de KPI spécifiques au client.

Spend Analytics

“Le module Spend Analytics est simple d’utilisation et est la seule solution capable de résoudre notre défi : l’extraction des données KPI et l’intégration de formules avec nos datas sur les dépenses..”

VP, Procurement Finance

Solution

Le regroupement et l’harmonisation des données inter-fonctionnelles sur les produits et sur le rendement ont été réalisés en 20 jours ouvrables. Cela a incorporé les KPI de l’entreprise à l’aide de règles spécifiques qui ont été ajoutées au gestionnaire Spend Analytics. En travaillant avec les achats et l’informatique, JAGGAER a tiré des données de plus de 130 emplacements dans le monde dans cinq formats de fichiers SAP différents. Une fois terminé, les utilisateurs finaux ont reçu une formation sur le module de Rapports et d’Analyse, qui fournit un tableau de bord convivial permettant de visualiser les KPI à l’échelle de l’entreprise.

La gestion des données du client a été effectuée par les consultants de JAGGAER en utilisant le gestionnaire Spend Analytics. L’entreprise accédera directement au module Spend Analytics et continuera d’intégrer des données supplémentaires sur les dépenses et les performances. En outre, l’environnement d’analyse sur mesure de la solution d’Analyse des Dépenses fournit à l’entreprise les dépenses mondiales, les performances fournisseurs et une meilleure visibilité des prévisions. Une surveillance continue de la conformité est assurée par des actualisations de données mensuelles. Le client a depuis ajouté deux autres KPI: les commandes en cours et l’analyse financière des fournisseurs.

Le Futur

Un élément essentiel de tout programme d’analyse des dépenses consiste à mesurer la performance, l’objectif à long terme de cette entreprise leader dans l’ingénierie et la construction n’est pas seulement d’obtenir un impact sur les résultats, mais aussi d’identifier rapidement les fournisseurs sous-performants avant qu’ils n’aient un impact négatif sur l’entreprise.

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Résultats

 

  • 1,5 Go de données sur les dépenses représentant 4.5 milliards de dollars de dépenses mondiales sur 130 sites: projet achevé en 20 jours.

 

  • La capacité à identifier rapidement les problèmes de qualité et à prendre des mesures correctives, ce qui affecte directement la livraison aux clients.

 

  • Visibilité rapide des données de dépenses régulièrement mises à jour.

 

  • Tableau de bord accessible offrant une vue instantanée des KPI et d’autres données, avec zoom avant sur les détails.
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