Si ça fonctionne, c'est que ce n'est pas si bête : les achats autonomes, une idée géniale

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Par Amenallah Reghimi, Vice President of Product Management chez JAGGAER

Alors que les discussions autour des « achats autonomes » se multiplient, les critiques s’empressent d’en rejeter l’idée. Mais ces doutes sont peut-être un peu précipités. D’ici cinq à dix ans, la notion d’achat va fortement évoluer au fur et à mesure des progrès technologiques. L’avènement des achats autonomes est annoncé et les leaders y souscriront.

Regardez dès maintenant notre webinaire à la demande sur les quatre étapes de l’achat autonome.

Qu’est-ce que les achats autonomes ?

Commençons par regarder en quoi consiste un système d’achats autonomes. Chez JAGGAER, nous considérons qu’une solution d’achat véritablement autonome est une solution qui, certes, disposera de capacités cognitives intégrées dans toute la plateforme, mais qui saura aussi utiliser ces capacités pour automatiser de bout en bout les processus d’approvisionnement et d’achat sans aucune interférence de la part des acheteurs lorsque l’occasion se présentera.

Ces derniers mots sont essentiels : « lorsque l’occasion se présentera ». L’objectif de l’achat autonome n’est pas d’éliminer l’intervention humaine dans les opérations d’approvisionnement et d’achat, mais d’éliminer les tâches inutiles, gourmandes en temps et en ressources, de façon à ce que les membres des équipes puissent réfléchir et agir sur le plan stratégique. Ce n’est pas juste une bonne idée, c’est une idée géniale. Laissez-moi vous expliquer…

Nous n’avons pour l’instant qu’effleuré la notion d’achat autonome

De nombreux fournisseurs de solutions d’achat offrent déjà des fonctionnalités que l’on peut vaguement qualifier d’« augmentées », mais nous n’en sommes qu’à la deuxième des quatre étapes qui nous conduiront à l’autonomie. Les technologies « intelligentes » comme les outils de gestion partagée des approvisionnements constituent un bon début, mais la technologie actuelle peut aller bien au-delà des systèmes reposant sur des règles.

« …ce type de programmation fondée sur des règles n’est pas autonome »

En revanche, il existe une technologie moderne correspondant à la troisième étape vers l’achat autonome : l’achat intelligent. Les systèmes intelligents doivent être capables de tirer des enseignements des achats passés, des préférences des utilisateurs et de leurs expériences, et non se contenter de répondre à des stimuli directs reposant sur des règles et des arbres de décision. Les outils tels que les solutions de gestion partagée des approvisionnements suppriment l’étape de la commande lorsque les stocks atteignent des niveaux prédéterminés, mais ce type de programmation fondée sur des règles n’est pas autonome.

L’achat autonome tiendra ses promesses

À bien des égards, l’intelligence artificielle (IA) n’en est qu’à ses débuts. Et pourtant, les capacités de l’IA dépassent déjà les capacités humaines dans certains domaines. Par exemple, une étude de 2018 a opposé 20 avocats du barreau à la solution d’intelligence artificielle LawGeex. Les résultats ont été stupéfiants : les avocats ont repéré 85 % des erreurs en moyenne contre 94 % pour le système d’intelligence artificielle. De plus, cette tâche a pris 92 minutes aux avocats, alors que l’ordinateur l’a accomplie en 26 secondes. L’intelligence artificielle n’est pas une science du futur, elle est déjà là.
D’autres éléments du processus d’achat ne sont pas encore autonomes, mais ça ne saurait tarder. Les fournisseurs de logiciels développent des solutions d’achat utilisant l’intelligence artificielle dans de plus en plus de domaines, et avec l’arrivée à maturité des technologies autonomes, des solutions de bout en bout totalement autonomes feront leur apparition. Ce n’est pas parce que les systèmes ne sont pas encore totalement autonomes qu’il est pertinent de les considérer comme un échec total ou d’annoncer qu’ils ne seront pas à la hauteur de la tâche.

Une excellente nouvelle pour les professionnels des Achats

L’intérêt du travail d’acheteur ne réside pas dans la paperasserie, mais ces tâches fastidieuses font souvent partie des attributions d’un tel poste. Heureusement, l’achat autonome cherche à corriger ce problème fondamental.
Les professionnels des achats veulent généralement faire un travail stratégique et utile. Correctement mis en œuvre, l’achat autonome devrait leur permettre d’y parvenir en augmentant les effectifs et non en supprimant des postes. Comme le dit Joshua King, vice-président et directeur général de l’American Water Company, « le professionnel des achats de demain utilisera davantage ses connaissances dans son travail quotidien ». Il poursuit par une description du futur employé chargé des achats, disant qu’il s’agira « plutôt d’un consultant commercial, travaillant avec l’entreprise autour de besoins très spécifiques et dont l’objectif final sera d’essayer de satisfaire ces besoins de manière intelligente ».
Les vrais leaders préparent leurs équipes à affronter les défis de demain et pas juste ceux d’aujourd’hui. Ignorer ou combattre le progrès technologique, c’est laisser les employés démunis face au marché du travail et aux postes de demain. L’économie actuelle est entrée dans l’ère de la quatrième révolution industrielle, et les entreprises doivent choisir entre opter pour le progrès ou rester à la traîne. Celles qui misent sur l’achat autonome en récolteront les fruits.

Un travail moins fastidieux pour les employés

Les employés insistent parfois pour effectuer des achats hors contrat. C’est l’une des nombreuses contrariétés auxquelles sont confrontés les responsables des achats. Mais si les employés ne font pas appel aux fournisseurs préférés, c’est souvent parce qu’ils trouvent le système d’achat approuvé peu pratique, difficile et fastidieux à utiliser.
Si l’on améliore l’interface dans l’idée d’aboutir à un système autonome qui n’aura besoin d’aucune interface, il sera plus facile pour les employés de commander ce dont ils ont besoin. Des assistants intelligents, prenant souvent la forme de chatbots, sont déjà proposés dans les suites logicielles. Ils aident les professionnels des achats à naviguer et à exécuter rapidement leurs tâches. Logiquement, l’étape suivante est de proposer aux utilisateurs finaux un assistant intelligent pour effectuer leurs achats. Au quotidien, écrit ProcureCon, les chatbots « peuvent leur faire des suggestions d’achat en fonction de différents facteurs comme les besoins identifiés au cours du chat, les fournisseurs préférés, les articles préférés, les contrats en place, l’historique des achats, la disponibilité des produits en temps réel, le contexte, etc. ». Un chatbot auquel il suffit de dire « Commande de nouveaux blocs-notes » simplifie considérablement le processus d’achat tout en garantissant que ces dépenses sont réalisées sur contrat. Comme nous l’a confié un professionnel des achats : « Plus l’expérience des utilisateurs est bonne, plus ils sont nombreux à adopter l’outil et plus ils l’utilisent. Ça a un effet d’entraînement. Et c’est grâce au chatbot. » Ce processus est encore plus facile à enclencher lorsque le robot est intégré à des outils comme Outlook, Microsoft Teams ou Slack, sur lesquels les employés travaillent déjà tous les jours.

« Plus l’expérience des utilisateurs est bonne, plus ils sont nombreux à adopter l’outil et plus ils l’utilisent. Ça a un effet d’entraînement. »

Comme l’affirme TJ Nguyen, directeur principal chez Coca-Cola Bottlers’ Sales & Services : « Il est primordial de choisir et de mettre en place des partenariats et des technologies en tenant compte de l’expérience des utilisateurs… afin que les gens puissent obtenir ce dont ils ont besoin pour faire leur travail. » Nila LaVanaway Charles, PDG de Pierpont Holdings, partage cet avis. Il ajoute : « vu le large usage que nous faisons des technologies de poche, nous ne voulons pas aller au travail pour nous compliquer la tâche ». De même que la technologie évolue dans notre vie personnelle, les systèmes d’achat doivent également évoluer pour que les acheteurs puissent profiter d’une expérience sans faille.
Les achats autonomes ne signifient pas qu’il faille limiter le nombre de fournisseurs, réduire les coûts et supporter un ordinateur qui dit « non » tout le temps. Un système autonome apprend ce dont les employés ont besoin et s’efforce de les satisfaire mieux que pourrait le faire un être humain. Au bout du compte, la vocation d’un tel système n’est pas de rendre la vie des employés plus difficile, mais de l’améliorer. C’est ça l’achat autonome.

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